Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работы сотрудника․ С 1 января 2023 года в России вводятся новые бланки и вкладыши, а также электронные трудовые книжки․ Ниже приведён подробный разбор того, как правильно заполнять эти бланки, какие правила действуют, и что делать при приёме на работу, увольнении и переходе на электронный формат․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства․
- Содержит сведения о стаже работы, должностях, начисленных отчислениях․
- Необходима при оформлении пенсии, получения пособий и др․
Новые бланки и вкладыши (с 2023 года)
В соответствии с Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года и последующим введением новых форм в 2023 году, трудовые книжки получили обновлённый дизайн и структуру․ Основные изменения:
- Добавлены новые страницы для электронных данных․
- Уточнено расположение полей для даты, должности, заработной платы․
- Вкладыши теперь включают разделы «Переход на другую работу» и «Увольнение»․
Порядок заполнения новой трудовой книжки
Приём на работу (первый выпуск)
Когда сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку и заполнить первую страницу․ Важно соблюдать следующие шаги:
- Заполнить строку «Дата выдачи» в формате «день месяц год»․
- Указать название организации и её ИНН/ОГРН․
- Заполнить поле «Должность» с указанием конкретной должности․
- Указать начальную зарплату и её валюту․
- Подписать работодатель и сотрудник․
Перевод на другую должность внутри организации
При смене должности в рамках одной компании необходимо внести запись в следующую свободную строку:
- Дата начала работы на новой должности․
- Новая должность․
- Новая заработная плата (если изменилась)․
- Подпись руководителя и сотрудника․
Перевод на другую организацию
При приёме на работу в другой компании следует выполнить следующие действия:
- Вставить новую страницу в книжку (если есть свободные места) или воспользоваться вкладышем․
- Заполнить дату начала работы, название новой организации, ИНН/ОГРН․
- Указать должность и зарплату․
- Подписать обе стороны․
Увольнение
При увольнении работодатель обязан оформить в трудовой книжке запись о прекращении трудового договора․ Важно:
- Заполнить дату увольнения․
- Указать причину увольнения (по желанию)․
- Подписать руководителя и сотрудника․
- Сдать сотруднику копию записи․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка․ Она хранится в системе «Единый портал государственных услуг» и доступна как работодателю, так и сотруднику․ Основные моменты:
- Заполнение ЭТК производится автоматически при вводе данных в кадровую систему работодателя․
- Сотрудник может просматривать запись в личном кабинете․
- При увольнении запись обновляется автоматически․
- Для подтверждения данных при необходимости можно запросить печатную копию․
Как заполнить ЭТК?
- Работодатель вводит данные о сотруднике в кадровую систему․
- Система генерирует электронную запись, которая автоматически попадает в ЭТК․
- Сотрудник получает уведомление о новой записи и может проверить её в личном кабинете․
Когда и как оформлять записи
- При приёме на работу — сразу после подписания трудового договора․
- При смене должности — в течение 3 дней после изменения․
- При переводе в другую организацию — в течение 5 дней после начала работы․
- При увольнении — в течение 3 дней после увольнения․
Важные нюансы и ошибки, которых стоит избегать
- Не заполняйте поля «дата начала работы» и «дата окончания работы» одновременно, если сотрудник ещё работает․
- Убедитесь, что все даты корректны и не содержат опечаток․
- Не забывайте подписывать каждую запись как работодателем, так и сотрудником․
- При работе с электронными данными обязательно проверяйте правильность ИНН/ОГРН организации․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать старый бланк? Нет, с 2023 года действуют новые бланки и вкладыши․ Использование старого формата может привести к отказу в признании документа․
- Что делать, если сотрудник не получил трудовую книжку? Работодатель обязан выдать её в течение 10 рабочих дней после подписания договора․
- Можно ли получить копию записи в бумажном виде из ЭТК? Да, можно запросить печатную копию через портал госуслуг․
- Как исправить ошибку в записи? Необходимо оформить исправление в следующей свободной строке, указав дату исправления и причину․
Правильное заполнение трудовой книжки — ключ к надёжному подтверждению трудового стажа и прав сотрудника․ Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок, ускорить процесс оформления и обеспечить законность всех кадровых операций․
Для более подробной информации можно обратиться к официальным документам Минтруда, а также к справочным материалам на портале госуслуг․