Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. С 2022 г. в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, а в 2025‑2026 г. появились обновлённые бланки и правила заполнения. Ниже вы найдёте подробный образец записи о приёме на работу, а также рекомендации по другим типам записей и исправлениям.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Подтверждает факт трудоустройства и продолжительность работы.
- Обязательна для всех работников, занятых по трудовому договору.
- Используется при переходе на новый работодатель, при расчёте выходного пособия, пенсионном обеспечении и др.
Новый бланк трудовой книжки (2025‑2026 г.)
Новый образец был утверждён приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. (N 320н). Он предусматривает более чёткую структуру разделов и граф, а также возможность использования печати работодателя.
Основные изменения:
- Добавлена графа «Профессия» и «Специальность» на ьном листе.
- Установлены новые правила заполнения разделов 1‑3 (приём, перевод, увольнение).
- Введена возможность использования электронных трудовых книжек (ЭТК) с 2020 г.
Как правильно внести запись о приёме на работу
Шаги по заполнению
- Определите порядковый номер записи. В графе 1 раздела 1 указывайте номер, который будет последним в этом разделе.
- Укажите дату начала работы. В графе 2 пишите дату, когда сотрудник приступил к работе.
- Заполните сведения о работодателе. В графе 3 укажите название организации, её ИНН, КПП, адрес.
- Опишите должность и условия труда. В графе 4 укажите должность, тип договора (полная ставка, 0,5 ставки, срочный договор), режим работы.
- Укажите дату окончания договора (если известна). В графе 5 пишите дату, когда договор будет завершён (если это срочный договор).
- Подпишите запись. В правом нижнем углу ставьте подпись работодателя, печать и дату.
Пример записи о приёме на работу (полная ставка)
ьный лист:
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Профессия: Инженер
Специальность: Технология производства
Номер трудовой книжки: 1234567890
Раздел 1 (Приём на работу):
| № записи | Дата начала работы | Работодатель | Должность и условия труда | Дата окончания договора | Подпись/печать |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «ТехноПром» ИНН 1234567890 КПП 123456789 Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10 | Инженер по проектированию, полная ставка, 40 ч/нед. | — | Подпись: ____________________ Печать: ____________________ |
Записи о переводе, увольнении и смене фамилии
Каждый тип записи оформляется в соответствующем разделе (2 – перевод, 3 – увольнение). Ниже приведены примеры.
Перевод на другую должность
| № записи | Дата начала работы | Работодатель | Должность и условия труда | Дата окончания договора | Подпись/печать |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «ТехноПром» | Технический руководитель, полная ставка, 40 ч/нед. | — | Подпись: ____________________ |
Увольнение по собственному желанию
| № записи | Дата начала работы | Работодатель | Должность и условия труда | Дата окончания договора | Подпись/печать |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «ТехноПром» | Инженер по проектированию, полная ставка, 40 ч/нед. | Подпись: ____________________ |
Смена фамилии
При смене фамилии в трудовой книжке вносится отдельная запись в раздел 1 (приём) с новым ФИО. В старой записи оставляется «—» в поле ФИО.
Как исправить ошибку в записи
Если в записи допущена ошибка, её необходимо исправить с помощью «помеченной» записи в том же разделе. В новой записи указываются исправленные данные, а в старой ставится отметка «—» в соответствующих полях.
- Составьте новую запись с правильными данными.
- В старой записи отметьте «—» в полях, где была ошибка.
- Подпишите обе записи, приложите печать работодателя.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 г. работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. При переходе на ЭТК:
- Физические копии трудовых книжек сохраняются в архиве.
- Сотрудник получает доступ к своему электронному профилю через портал «Электронные кадровые сервисы».
- При необходимости печатной копии сотрудник может запросить её в отделе кадров.
Где скачать образцы и бланки
Образцы заполнения трудовой книжки, включая ьный лист, разделы 1‑3 и примечания, доступны на официальных порталах:
- nalog-nalog.ru, бесплатный файл с образцами страниц.
- ConsultantPlus — справочник серий трудовых книжек и проверка подлинности.
- Портал «Электронные кадровые сервисы», загрузка шаблонов и инструкций.
Запись в трудовой книжке должна быть точной, правдивой и оформленной в соответствии с новыми правилами. При работе с документом важно:
- Проверять актуальность бланка (2025/2026 г.)
- Учитывать тип договора и режим работы
- Вносить исправления в соответствии с установленной процедурой
- Сохранять копии в электронном виде для удобства доступа и архивации
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно вести трудовую книжку и избежать ошибок, которые могут повлиять на расчёты по трудовым отношениям.