Вопрос о наличии у одного гражданина нескольких трудовых книжек, один из самых частых и запутанных в кадровом праве. Ответ на него неоднозначен и зависит от того‚ с какой стороны подходить к проблеме: с позиции буквы Трудового кодекса РФ‚ с точки зрения Пенсионного фонда или с учетом реальной судебной и административной практики. Данная статья подробно разбирает все аспекты этой темы.

Что говорит закон? Прямой запрет и его отсутствие

Здесь возникает ключевое противоречие:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 67) устанавливает‚ что трудовая книжка является единым документом‚ в котором ведутся все записи о работе работника. Формулировки закона предполагают‚ что у человека должна быть одна трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Прямого запрета на физическое обладание двумя или более бумажными книжками в законодательстве нет. Как отмечают эксперты (КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ)‚ трудовое законодательство не запрещает работнику иметь две и более трудовые книжки.

Как на практике появляются «лишние» трудовые книжки?

Ситуации‚ приводящие к наличию нескольких документов‚ обычно связаны не с желанием работника‚ а с обстоятельствами:

1. Утеря и восстановление. Работник потерял книжку‚ написал заявление об утере‚ получил новую (в установленном порядке через работодателя или архив). Впоследствии старая книжка нашлась. В результате у него две: новая (с записями после даты утери) и старая (с записями до).
2. Ошибка работодателя или архива. При трудоустройстве новый работодатель‚ не получив старую книжку (например‚ из-за ошибки в архиве)‚ выдает новую. Или в архиве ошибочно выдают дубликат‚ не изъяв оригинал.
3. Смена системы учета. До 2021 года многие перешли с бумажных книжек на электронные (в системе СЗВ-ТД). У человека могла остаться бумажная‚ а новые записи пошли в электронный формат. Фактически это два носителя информации об одном стаже.
4. Намеренные действия. Реже, работник намеренно оставляет старую книжку у прошлого работодателя (или теряет ее) и получает новую‚ чтобы скрыть периоды работы‚ неудачные увольнения и т;д. Это самый рискованный сценарий.

Главная проблема: совпадающие периоды работы

Самая острая коллизия возникает‚ если в двух книжках есть записи об одном и том же периоде времени. Например‚ человек официально работал на двух работах одновременно (что само по себе возможно‚ если нет запрета по трудовому договору)‚ и каждый работодатель вносил записи в свою книжку‚ не зная о другой.

Что происходит при наступлении пенсионных или иных правоустанавливающих событий?

• Для Пенсионного фонда РФ (ПФР) ключевой вопрос — подтверждение страхового стажа. Если из двух книжек следует‚ что в один период человек работал на двух работах‚ ПФР примет только один период. Работник вправе выбрать наиболее выгодный для расчета пенсии период (часть 2 ст. 16 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай пенсии»);
• Для работодателя наличие двух книжек с параллельными записями — это красный флаг. Это может быть расценено как предоставление заведомо ложных сведений (ст. 81 ТК РФ) и повлечь увольнение‚ если вскроется‚ что одна из книжек получена обманным путем (например‚ через заявление об утере‚ когда книжка на руках).

Ответственность и риски

Хотя прямого наказания за «иметь две книжки» нет‚ последствия могут быть серьезными:

Для работника:

• Потеря части стажа. Если ПФР обнаружит дублирование‚ он исключит один из периодов из расчета‚ что может снизить пенсию.
• Проблемы при трудоустройстве. Новый работодатель‚ получив две книжки‚ может усомниться в добросовестности кандидата и отказать в приеме на работу.
• Дискредитация. Факт предоставления работодателю «лишней» книжки может быть основанием для увольнения.

Для работодателя:

• Ошибки в кадровом учете. Прием на работу по одной книжке‚ а увольнение — по другой‚ создает хаос в архиве.
• Ответственность за нарушения. Если работодатель выдал новую книжку‚ не убедившись в утере старой (или принял две книжки от сотрудника)‚ он может быть привлечен к административной ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать‚ если у вас оказались две трудовые книжки?

Действовать нужно последовательно и законно:

1. Не скрывайте факт. При трудоустройстве или при запросе ПФР лучше сразу заявить о наличии двух документов и объяснить причину (потеря и находка‚ ошибка архива).
2. Соберите доказательства. Подготовьте справки‚ квитанции о восстановлении‚ письменные объяснения‚ подтверждающие‚ что вы не пытались сфальсифицировать стаж.
3. Обратитесь в ПФР. Для корректного расчета пенсии необходимо предоставить в Пенсионный фонд обе книжки. Специалисты ПФР проведут сверку и решат‚ какой период учитывать‚ а какой — исключить как дублирующий. Это официальное решение‚ которое защитит ваши права.
4. Урегулируйте вопрос с работодателями. Если одна из книжек была выдана ошибочно‚ нужно вернуть ее тому работодателю‚ который ее выдал‚ или в архив. Цель — иметь на руках только одну актуальную книжку с полной и недублирующейся историей труда.
5. Рассмотрите переход на электронную книжку. С 2021 года работник может отказаться от бумажной книжки в пользу электронной записи в системе персонифицированного учета ПФР. Это самый современный и прозрачный способ‚ исключающий возможность иметь «лишние» документы.

Однако на практике из-за утери‚ ошибок или смены формата у человека может физически оказаться два документа. Это не является автоматическим нарушением‚ но создает огромные риски при подтверждении стажа. Ключевое правило: периоды работы‚ совпадающие по времени‚ не могут учитываться дважды. При расчете пенсии ПФР выберет один из них.

Рекомендация: Если у вас две книжки‚ не игнорируйте эту ситуацию. Активно урегулируйте ее через Пенсионный фонд и бывших работодателей‚ чтобы в будущем у вас была только одна‚ корректная и подтвержденная трудовая книжка — бумажная или электронная.

Статья подготовлена на основе анализа материалов ГАРАНТ‚ КонсультантПлюс‚ Роструда и судебной практики по состоянию на май 2026 года. Законодательство может меняться.