Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника, подтверждающий его стаж, опыт и все этапы карьеры. С 1 января 2023 года в России действует единый образец бумажной трудовой книжки нового формата, утвержденный постановлением Правительства. В этой статье подробно разберем, как выглядит современный бланк, как его правильно заполнять и какие нюансы важно знать каждому работнику и работодателю.

История изменений: почему появился новый образец?

До 2023 года использовались два типа бланков: для работников, принятых до 2001 года (с синей обложкой) и после (с красной). С 1 января 2023 года введен единый стандарт для всех, независимо от даты приема на работу. Это упростило систему и сделало документ более защищенным от подделок.

Ключевые причины реформы:

• Унификация формата.
• Повышение степени защиты (водяные знаки, микрошрифт).
• Адаптация под электронный документооборот.
• Четкое разделение записей о работе и о страховом стаже.

Детальный разбор структуры нового бланка (образец 2023-2026)

Новый бланк — это сборник вкладышей в жесткой обложке. Обложка красного цвета. Все страницы пронумерованы и имеют защитные элементы.

ьный лист (первая страница)

Это самая важная страница. Содержит:

Страницы для записей о работе (с 2-й по предпоследнюю)

Каждая страница имеет строгий формат с полями:

• Номер страницы (внизу).
• Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении.
• Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть).
• Основание для внесения записи (номер и дата договора, приказа).
• Запись о приеме на работу: должность, специальность, ставка, условия труда.
• Запись об увольнении: статья Трудового кодекса РФ, формулировка («уволен по соглашению сторон», «уволен за прогул» и т.д.).
• Подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать организации.
• Подпись работника (обязательна при увольнении по инициативе работодателя, по соглашению сторон и при расторжении договора по инициативе работника).

Последняя страница (ЗАПИСИ О СТРАХОВОМ СТАЖЕ)

Отдельный раздел, который ведется только работодателем или отделом кадров. Содержит:

• Периоды работы, за которые начисляется страховой стаж.
• Основания для включения периода в стаж (основная работа, период болезни, уход за ребенком и т.д.).
• Примечания (например, «не включать в стаж»).
• Подписи ответственных лиц и печать.

Важно: Записи в этом разделе должны соответствовать данным Пенсионного фонда. Работник вправе проверять их точность.

Вкладыши

При смене работодателя новая организация не выдает новую книжку, а вставляет в обложку специальный вкладыш. На нем делается запись о приеме на работу. Таким образом, вся история труда хранится в одном документе. Вкладыши также имеют защитные знаки и нумерацию.

Как выглядит реальный образец бланка? (Визуальное описание)

Хотя мы не можем вставить изображение, вот детальное текстовое описание:

• Обложка: Красная, матовая, с тиснением «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». На корешке — номер.
• Бумага: Плотная, с водяным знаком (геральдический знак РФ или надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»).
• Шрифт: Все печатный текст выполнен четким, микрошрифтом в защитных полях.
• Печать: На ьном листе и каждой записи — круглая печать организации с наименованием и ИНН (или ОГРН).

Правила заполнения образца бланка: пошаговая инструкция

Шаг 1: Оформление при первом приеме на работу

1. Работодатель (или уполномоченное лицо) заполняет ьный лист на основании паспорта работника.
2. Указывает дату выдачи книжки (дата приема на работу).
3. Работник ставит свою подпись.
4. Наносится печать организации и подпись руководителя.

Шаг 2: Внесение записей о трудовой деятельности

Каждое событие (прием, перевод, увольнение) оформляется отдельной записью на новой странице.

• Прием на работу: «Принят на работу в качестве [должность] с [дата]». Указывается полное наименование работодателя (для ИП — ФИО).
• Перевод: «Переведен на должность [новая должность] с [дата]». Основание, приказ о переводе.
• Увольнение: Обязательно указывается статья ТК РФ (например, «ст. 77 п. 1» — расторжение по соглашению сторон, «ст. 81 п. 2» — увольнение за прогул). Формулировка должна быть точной.

Шаг 3: Ведение раздела «Записи о страховом стаже»

Заполняется кадровым специалистом на основании приказов и табелей. Периоды, не включаемые в стаж (например, работа по гражданско-правовому договору), должны быть отмечены accordingly.

Кто и когда заполняет бланк?

• Работодатель (организация, ИП) — обязан заполнять книжку при приеме на работу и вносить все последующие записи.
• Работник — обязан предъявить паспорт, подписать ьный лист и все записи об увольнении. Имеет право требовать корректного заполнения и сверки с ПФР.
• При утере или порче — работодатель обязан выдать дубликат по заявлению работника. Дубликат оформляется по тому же образцу, но с отметкой «Дубликат» на ьном листе.

Где скачать официальный образец бланка 2026 года?

Утвержденный бланк является стандартизированным документом; Его можно получить:

1. У работодателя при приеме на работу (он обязан иметь их в наличии).
2. В органах записи актов гражданского состояния (ЗАГС) при первом оформлении.
3. На официальных порталах:
   • Сайт ФГИС «Трудовая книжка» (раздел «Документы»).
   • Ресурсы Минтруда России.
4. В канцелярских магазинах, продающих бланки, утвержденные Росстандартом (уточняйте год утверждения, 2023).

Не доверяйте случайным сайтам с «образцами для скачивания». Убедитесь, что бланк имеет:

• Номер и дату утверждения (Постановление Правительства РФ от № 1790).
• Все защитные элементы (водяной знак, микрошрифт).

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я сам заполнить трудовую книжку?

Нет. Заполнять и подписывать записи имеет право только уполномоченное лицо работодателя (кадровик, руководитель). Самостоятельное внесение записей делает документ недействительным.

Что делать, если запись внесена с ошибкой (например, в ФИО или дате)?

Ошибку не зачеркивают и не исправляют. Делается новая, корректная запись с ссылкой на предыдущую (например: «Запись от о приеме на работу исправлена. Принят на работу в отдел продаж»). Подпись и печать ставятся заново.

Обязателен ли перевод в электронный формат?

Нет. Работник вправе отказаться от ЭТК и получить бумажный бланк нового образца. Отказ оформляется письменно. Но даже при наличии бумажной книжки работодатель обязан передавать сведения в ПФР в электронном виде.

Как выглядит вкладыш? Это отдельный бланк?

Да, вкладыш — это отдельный бланк утвержденного образца, который вставляется в обложку. На нем делается только запись о приеме на работу в новую организацию. Весь предыдущий стаж остается в старых страницах.

Современный образец бланка трудовой книжки, это защищенный, стандартизированный документ, который четко фиксирует всю трудовую историю. Ключевое правило: все записи делаются только работодателем, подписываются им и работником (где это требуется), скрепляются печатью. Работник должен внимательно проверять каждую запись, сверять данные с приказами и следить за ведением раздела о страховом стаже. При наличии сомнений, обращайтесь в трудовую инспекцию или Пенсионный фонд.

Статья актуальна на 23 мая 2026 года. Законодательство может меняться. Для получения официальной консультации обращайтесь в Минтруд РФ или к юристу.