Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и соответствующего вкладыша‚ которые регламентируются приказом Минфина России № 55н от  г.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71).
2. Приказ Минфина России № 55н от  г. «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней».
3. Постановление Правительства РФ № 320н от  г. «Об учете и хранении трудовых книжек и вкладышей к ним».
4. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Минтрудом РФ).

Структура трудовой книжки

Новый бланк состоит из следующих разделов:

• Титульный лист – ФИО‚ дата рождения‚ серия и номер трудовой книжки.
• Раздел «Трудовая деятельность» – записи о приёме‚ перемещении‚ увольнении‚ награждениях и т.д.
• Раздел «Образование и квалификация» – сведения о полученных дипломах‚ сертификатах.
• Раздел «Воинская служба» (при наличии).
• Раздел «Сведения о пенсионных баллах» (по желанию).

Как правильно заполнять трудовую книжку

Титульный лист

Заполняется только один раз – при выдаче книги работнику.

Запись о приёме на работу

Запись вносится в последнюю свободную строку раздела «Трудовая деятельность» (или в первый свободный лист вкладыша‚ если основной книжки уже заполнена).

1. Поставьте порядковый номер записи (1‚ 2‚ 3 …).
2. Укажите дату приёма (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Запишите наименование организации полностью‚ без сокращений.
4. Укажите должность и трудовой договор (№ договора‚ дата).
5. Пропишите реквизиты приказа о приёме (№ приказа‚ дата).
6. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Запись о перемещении‚ переводе‚ повышении

Оформляется аналогично записи о приёме‚ но в графе «Основание» указывается «Перевод»‚ «Повышение» и т.д.‚ а в реквизитах – приказ о перемещении.

Запись об увольнении

В конце трудовой истории делается запись об увольнении:

• Дата увольнения.
• Основание (по собственному желанию‚ по сокращению штата‚ по соглашению сторон и т.п.).
• Реквизиты приказа об увольнении.
• Подпись работодателя.

Вкладыш к трудовой книжке: когда и зачем нужен

Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов)‚ который прикрепляется к обложке трудовой книжки и считается её неотъемлемой частью. Он используется в следующих случаях:

• Книга уже полностью заполнена‚ а у работника продолжается трудовая деятельность.
• Необходимо добавить сведения о наградах‚ командировках‚ обучении‚ которые не помещаются в основной бланк.
• Для организации учёта в крупных компаниях‚ где ведётся отдельный журнал‑учёт движения трудовых книжек и вкладышей.

Оформление вкладыша: пошаговый алгоритм

Подготовка формы

Форма вкладыша имеет тот же макет‚ что и основной бланк‚ но без титульного листа. На обратной стороне обложки ставится штамп «Выдан вкладыш № …» с указанием серии и номера.

Заполнение записей

Записи в вкладыше вносятся в том же порядке‚ что и в основной книжке:

1. Нумерация записей продолжается от последней записи в книге.
2. Указываются дата‚ наименование организации‚ должность‚ основание (приём‚ перевод‚ награждение и т.д.).
3. Реквизиты приказа (№‚ дата) вписываются в графу «Основание».
4. Все надписи делаются чётко от руки. Исправления недопустимы – в случае ошибки запись делается заново на следующей строке‚ а ошибочную строку перечёркивают и ставят подпись ответственного.
5. Подпись и печать организации ставятся в конце каждой записи.

Прикрепление вкладыша

После заполнения вкладыш вшивается в обложку книги (обычно после первого листа‚ но до титульного листа). На обратной стороне обложки ставится штамп «Вкладыш выдан»‚ указывающий серию и номер вкладыша.

Учёт трудовых книжек и вкладышей в отделе кадров

Для контроля движения документов в организации ведётся журнал‑учёт (или электронная система). Основные требования:

• Регистрация выдачи и возврата книги и вкладыша (дата‚ ФИО работника‚ номер книги);
• Отметка о наличии вкладыша в отдельной колонке.
• При отправке книги по почте заполняется журнал движения (см. пример ниже).

Пример журнала движения трудовых книжек

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли писать в трудовой книжке чернилами?

Да‚ допускаются только чёрные или синие чернила. Ручка должна оставлять чёткий‚ разборчивый след.

Что делать‚ если в книге допущена ошибка?

Ошибка не исправляется штриховкой. Нужно перечеркнуть ошибочную запись‚ поставить подпись ответственного и написать правильную запись в следующей строке.

Нужно ли заполнять все графы вкладыша?

Заполняются только те графы‚ которые относятся к конкретной записи. Если‚ например‚ запись о награждении‚ то в графе «Основание» указывается приказ о награждении‚ а в графе «Должность» – текущая должность работника.

Как оформить награждение в трудовой книжке?

В отдельной строке в разделе «Трудовая деятельность» указывается:

• Дата награждения.
• Наименование награды (например‚ «Грамота Министерства труда»).
• Реквизиты приказа о награждении.
• Подпись и печать.

Типичные ошибки при заполнении

• Сокращения в наименовании организации. По инструкции название пишется полностью.
• Неправильный порядок записей. Запись должна идти в хронологическом порядке‚ начиная с последней строки.
• Отсутствие подписи и печати. Каждая запись обязана быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• Нечеткий почерк. Записи должны быть легко читаемы‚ иначе запись может быть признана недействительной.
• Отсутствие штампа о выдаче вкладыша. Без штампа вкладыш считается отдельным документом и не считается частью трудовой книжки.

Корректное заполнение трудовой книжки и вкладыша – важный элемент трудовых отношений. Соблюдение требований приказа Минфина № 55н‚ а также инструкций по заполнению‚ позволяет избежать юридических споров и гарантировать работнику надёжную запись о трудовой истории.

Помните:

• Заполняйте только от руки‚ чётким почерком.
• Не используйте сокращения в названиях организаций.
• Все записи заверяйте подписью и печатью.
• Ведите журнал учёта книг и вкладышей‚ чтобы контролировать их движение.

При соблюдении этих простых правил трудовая книжка будет служить надёжным доказательством вашего профессионального пути.

Дата публикации:  г.