Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в России. С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года. В этой статье мы разберём, как правильно оформить первую запись в трудовой книжке, какие требования к документу, какие ошибки стоит избегать и как работать с электронными трудовыми книжками.
Что такое трудовая книжка?
- Официальный документ, выданный работодателем.
- Содержит сведения о месте работы, должности, стаже, заработной плате и т.д.
- Обязателен для всех граждан, работающих по трудовому договору.
Новый порядок и форма трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года действует новый формат трудовой книжки, а с 1 января 2023 года – новая форма, утверждённая приказом Минтруда № 320Н. Основные изменения:
- Упрощённая структура страниц.
- Возможность вести записи в электронном виде (ЭТК).
- Обязательное указание даты начала работы и даты увольнения (если применимо).
- Новые требования к подписи и печати работодателя.
Как правильно оформить первую запись
Подготовка документов
- Трудовая книжка (пустая, в соответствии с новой формой).
- Копия трудового договора (с указанием даты начала работы).
- Паспорт или другой документ, подтверждающий личность.
- Справка о занятости (если требуется).
Шаги записи
- Определите место и дату начала работы. В первой записи указывается название организации, адрес, должность и дата начала трудового договора.
- Заполните поля в трудовой книжке. В соответствии с новой формой:
- № страницы (обычно первая страница).
- Дата начала работы.
- Наименование организации.
- Должность.
- Объём работы (если применимо).
- Ставка заработной платы (если требуется).
- Подпись и печать работодателя. Работодатель ставит подпись, печать и дату заполнения. Если используется электронная трудовая книжка, подпись может быть цифровой.
- Проверка данных. Убедитесь, что все сведения совпадают с трудовым договором и личными документами.
- Сохраните копию. Сделайте копию заполненной страницы для личного архива.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибки?
Если в первой записи обнаружена ошибка, можно воспользоваться следующим способом:
- Организация, где вы сейчас трудитесь, направляет запрос предыдущему работодателю.
- Получить официальный ответ с подтверждением корректных данных.
- На основании ответа внести исправление в трудовую книжку (передать в отдел кадров).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Переход на ЭТК облегчает работу кадровиков, но требует соблюдения следующих правил:
- Запись в ЭТК должна быть однозначно подтверждена работодателем.
- Сведения о работе автоматически передаются в Социальный фонд России.
- Работник может проверить актуальность данных через портал «Мой персональный кабинет».
- При необходимости можно запросить бумажную копию записи.
Преимущества ЭТК
- Быстрый доступ к данным.
- Уменьшение бумажной работы.
- Сокращение ошибок при ручном вводе.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли начать работу без трудовой книжки? Нет. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка обязательна для всех работников.
- Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку? Обратитесь в отдел кадров или в инспекцию труда.
- Можно ли использовать старую форму трудовой книжки? Нет, с 1 января 2023 года применяются новые формы, утверждённые приказом Минтруда № 320Н.
- Как проверить правильность записи? Сравните данные в трудовой книжке с трудовым договором и личными документами.
Правильное оформление первой записи в трудовой книжке – важный шаг в вашей трудовой карьере. Следуйте новым требованиям Минтруда, используйте электронные средства, если они доступны, и всегда проверяйте данные перед подписанием. Это обеспечит корректность вашего трудового стажа и избавит от проблем в дальнейшем.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего работодателя или в инспекцию труда. Удачной работы!