Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника в России. С 2023 года в стране вводятся новые типовые бланки, а с 2020 года постепенно проходит переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В статье разберём, как выглядит актуальный образец, какие записи вносятся, как вести бумажную и электронную версии, а также как получить копию и что делать при её утрате.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника: приём на работу, перевод, увольнение, повышение квалификации, получение образования и т.д. Она служит доказательством стажа и квалификации, а также необходима при оформлении пенсионных и социальных выплат.
Новые типовые бланки
Новый типовой бланк трудовой книжки был утверждён Постановлением Правительства РФ от 24 июня 2021 г. № 1250 и вступил в действие 1 января 2023 г. (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. о форме, но с 2023 г. обновлённый дизайн).
- Размер: 88 × 125 мм (серия VII).
- Обложка: Герб Российской Федерации, надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
- Количество листов: 22 (включая ьный).
- Вкладыш: отдельный лист с инструкцией по заполнению.
Бланк можно скачать в формате PDF с официальных порталов: nalog-nalog.ru, КонсультантПлюс, Системе Кадры.
Как вести бумажную трудовую книжку?
Ведение бумажной книги остаётся обязательным, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии. Основные правила:
- Запись о приёме на работу – в первый лист (ьный) вносится дата приёма, должность, место работы, а также сведения о работодателе.
- Запись о переводе – в отдельный лист указывается дата, новая должность, место работы, а также причина перевода.
- Запись об увольнении – в последний день работы вносится дата увольнения и причина (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
- Запись о выдаче копии – при выдаче копии в банк или иной организации вносится дата выдачи и подпись сотрудника.
- Запись о закрывающей записи – в конце книги вносится закрывающая запись, подтверждающая завершение трудовой деятельности.
Весь процесс сопровождается штампами и подписью работодателя. При необходимости можно добавить пояснительные записки, но они не заменяют официальные записи.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки. Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в системе «Электронная трудовая книжка».
- Плюсы ЭТК:
- Упрощённый формат записей.
- Мгновенный доступ к документу.
- Сокращение бумажных расходов.
- Минусы:
- Необходимость подключения к интернету.
- Требуется согласие работника на отказ от бумажной версии.
Если работник не подал заявление об отказе, одновременно ведутся обе версии – бумажная и электронная.
Как получить копию трудовой книжки?
При обращении в банк, страховую компанию или иной орган работодатель обязан выдать копию. Процесс:
- Сотрудник подаёт заявление в письменной форме.
- Работодатель заверяет копию штампом «Копия» на первом листе или на оборотной стороне последнего листа.
- Копия передаётся заявителю.
Если копия содержит много листов, можно сделать запись «Копия» только на первом листе, чтобы не засорять книгу.
Что делать при утрате трудовой книжки?
В случае потери необходимо:
- Сразу уведомить работодателя.
- Подать заявление о восстановлении в отдел кадров.
- Получить дубликат, оформленный в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2026 г. № 26.
- Внести изменения в электронную версию (если используется).
Дубликат оформляется в том же формате, что и оригинал, и содержит все предыдущие записи.
Образец заполнения трудовой книжки 2026 г.
Ниже представлен пример типовой записи в трудовой книжке:
ьный лист ⎼ ФИО работника ⸺ Дата рождения ⸺ Место работы ⸺ Должность ⎼ Дата приёма Первая запись о приёме ⎼ Дата приёма: ⎼ Должность: Менеджер по продажам ⎼ Место работы: ООО «Розница» ⸺ Штамп работодателя Запись о переводе ⎼ Дата перевода: ⎼ Новая должность: Старший менеджер ⸺ Место работы: ООО «Розница» ⎼ Причина перевода: Повышение Запись об увольнении ⸺ Дата увольнения: ⎼ Причина: По собственному желанию ⎼ Штамп работодателя Закрывающая запись ⎼ Дата: ⎼ Подпись работника ⎼ Штамп работодателя
Практические советы
- Проверяйте, чтобы все даты и данные были корректными – ошибки могут привести к отказу в выплатах.
- Сохраняйте копию электронного журнала в облаке, чтобы иметь доступ к данным в любой момент.
- При работе с копией убедитесь, что она заверена и содержит надпись «Копия».
- Если вы переходите на ЭТК, обязательно подпишите заявление об отказе от бумажной версии.
Где скачать актуальные формы?
Для скачивания актуальных бланков и инструкций можно воспользоваться следующими ресурсами:
- nalog-nalog.ru
- КонсультантПлюс
- Система Кадры
- Официальный портал Минтруда РФ – раздел «Трудовые книжки».
Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж. В 2026 году применяются новые типовые бланки, а также электронные версии, которые облегчают работу кадровиков. Ведение бумажной книги по-прежнему обязательное, если работник не отказался от неё. При утрате необходимо быстро оформить дубликат, а при выдаче копии – обязательно заверить её штампом «Копия».
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно вести трудовую книжку, быстро получать копии и избежать проблем с документами в будущем.