Дата публикации: 22 мая 2026 года (по состоянию на 22:11:12)
Актуальность: В 2026 году продолжают действовать новые правила ведения трудовых книжек‚ утвержденные Приказом Минтруда России № 320н от . В статье представлены образцы всех необходимых документов с учетом последних изменений.
Важно! С 1 сентября 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки по новым правилам. Основные изменения:
- Новая форма бланка трудовой книжки
- Измененный порядок заполнения записей
- Сроки хранения документов увеличены до 50-75 лет
Образец заполнения трудовой книжки (основные разделы)
ьный лист
ьный лист является первым и наиболее важным разделом трудовой книжки. Образец заполнения:
| Поле | Пример заполнения | Примечание |
|---|---|---|
| Фамилия‚ имя‚ отчество | Степанова Елена Васильевна | Записывается полностью без сокращений |
| Дата рождения | Число‚ месяц‚ год | |
| Образование | Высшее профессиональное | Указывается уровень образования |
| Профессия или специальность | Секретарь | Согласно диплому |
| Дата заполнения | Дата внесения записи |
Запись о приеме на работу
Пример записи о приеме на работу в соответствии с Приказом № 320н:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу‚ о переводах на другую работу | Документ‚ на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Принята на должность секретаря в Административный отдел | Приказ от № 4-к |
Запись об увольнении
Пример записи об увольнении по собственному желанию:
| № п/п | Дата | Сведения о работе‚ о переводах на другую работу | Документ‚ на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 2 | Уволена по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ от № 12-к |
Важно! Записи в трудовой книжке должны:
- Вноситься чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета
- Быть четкими и разборчивыми
- Не иметь подчисток‚ помарок и исправлений
- Содержать ссылки на приказы работодателя
Образец вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш оформляется‚ когда все графы соответствующего раздела трудовой книжки заполнены. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Структура вкладыша
- ьный лист: аналогичен ьному листу трудовой книжки
- Разделы: дублируют разделы трудовой книжки (сведения о работе‚ награждениях)
- Нумерация: продолжает нумерацию трудовой книжки
Пример заполнения
Запись во вкладыше:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу‚ о переводах на другую работу | Документ‚ на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 3 | Принята на должность ведущего специалиста в Отдел кадров | Приказ от № 8-к |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Форма книги
Книга учета движения трудовых книжек ведется всеми работодателями. Образец заполнения:
| № п/п | Дата | Ф.И.О. работника | Должность | Номер трудовой книжки | Действие (выдача/прием) | Подпись работника |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Степанова Е.В. | Секретарь | 01 08763 | Выдана новая трудовая книжка | Степанова | |
| 2 | Степанова Е.В. | Секретарь | 01 08763 | Возвращена при увольнении | Степанова |
Сроки хранения
- 50 лет: если делопроизводство по книге закончено после 1 января 2003 года
- 75 лет: если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года
Важно! Книга учета движения трудовых книжек должна содержать:
- Нумерацию страниц
- Прошитые и опечатанные листы
- Подпись руководителя и печать организации
- Отметку об уничтожении по истечении срока хранения
Образец акта приема-передачи трудовых книжек
Акт составляется при передаче трудовых книжек между отделами или при смене ответственного лица.
Структура акта
- Шапка: наименование организации‚ дата составления
- Преамбула: основание для передачи
- Основная часть: перечень передаваемых документов
Пример текста акта
АКТ № 5 от
г. Москва
Мы‚ нижеподписавшиеся‚ представитель Администрации ООО «Ромашка» Иванов И.И. (должность‚ Ф.И.О.) и представитель Отдела кадров Петрова С.С. (должность‚ Ф.И.О.)‚ составили настоящий акт о том‚ что 20 мая 2026 года произведена передача трудовых книжек:
- Количество: 47 штук
- Номера: 01 00001 ― 01 00047
- Основание: реорганизация структуры управления
Передача произведена в полной сохранности. Ответственность за сохранность документов возлагается на Петрова С.С.
Акт составлен в 2-х экземплярах.
Подписи:
Иванов И.И. ________________
Петрова С.С. _______________
Образец копии трудовой книжки
При запросе работника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки.
Правила оформления копии
- Копия должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации
- На копии делается надпись: «Верно»
- Указывается дата выдачи копии
Пример оформления
КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Выдана Степановой Елене Васильевне
Должность: секретарь
Дата выдачи:
М.П. ________________
(Подпись ответственного лица)
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Образец записи:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу | Документ-основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность менеджера по персоналу в ООО «Ромашка» | Приказ от № 1-к |
Важно! При работе с ЭТК необходимо:
- Своевременно вносить все изменения
- Обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке
- Сохранять резервные копии данных
Ответственность за нарушения правил ведения трудовых книжек
Нарушение правил ведения‚ хранения или выдачи трудовых книжек влечет административную ответственность:
- Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей
- При повторном нарушении: дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?
Ответ: Нет‚ записи должны вноситься чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета. Карандаш не обеспечивает сохранность записей.
Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружены ошибки?
Ответ: Ошибки исправляются путем признания их недействительными и внесения правильной записи. При этом в графе «Сведения о работе» делается запись: «Запись за № __ недействительна‚ см. запись за № __».
Можно ли выдать дубликат трудовой книжки?
Ответ: Да‚ дубликат выдается при утере или повреждении трудовой книжки. Для этого работник пишет заявление‚ а работодатель оформляет дубликат на основании имеющихся документов.
Как хранить трудовую книжку?
Ответ: Трудовые книжки хранятся у работодателя в металлических шкафах или сейфах; Доступ к ним должен быть ограничен.
Правильное ведение трудовых книжек — обязанность каждого работодателя. Использование приведенных в статье образцов поможет избежать ошибок и штрафов. Помните‚ что:
- Все записи должны быть точными и своевременными
- Документы должны храниться в надлежащих условиях
- Работники имеют право на получение копий и дубликатов
- Электронные трудовые книжки постепенно вытесняют бумажные
Рекомендация: Регулярно обновляйте свои знания в области трудового законодательства‚ так как правила ведения трудовых книжек могут изменяться.
Примечание: Все образцы приведены в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации на май 2026 года. Для работы с конкретными случаями рекомендуется использовать официальные нормативные акты или консультироваться со специалистами.