Дата публикации:
Трудовая книжка — обязательный документ, фиксирующий место работы, периоды занятости, должность, воинский учёт и другие сведения, подтверждающие трудовое право. С 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки, однако многие работодатели всё ещё используют бумажный вариант. Если у вас пустая книжка, ниже представлен подробный образец заполнения и инструкция, как правильно оформить её в 2023‑2024 годах.
Что такое «пустая» трудовая книжка?
Под «пустой» книжкой обычно понимают:
- Книжку, в которой ещё нет никаких записей.
- Книжку, в которой записаны только реквизиты (ФИО, дата рождения, паспортные данные), но нет сведений о трудовой деятельности.
- Книжку, потерянную или испорченную работодателем, требующую дублирования.
В каждом из этих случаев необходимо правильно оформить образец заполнения, чтобы документ был признан законным.
Основные реквизиты первой страницы
Первая страница трудовой книжки заполняется в следующем порядке:
- Фамилия, имя, отчество (полностью).
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Место рождения (город, область, страна).
- Гражданство.
- Паспортные данные (серия и номер, выдано, когда).
- Семейное положение (если требуется).
- Сведения о высшем, среднем профессиональном, среднем образовании (учёная степень, место и год окончания).
Эти данные вносятся в поле «Первая страница»*, которое находится в левом верхнем углу первой листа.
Образец заполнения последующих страниц
После первой страницы в книжке размещаются сведения о трудовой деятельности. Каждый новый работодатель или изменение условий труда оформляются отдельным вкладом (вкладка‑страница).
Формат записи о работе
Для каждой новой позиции в книжке следует указывать:
- Наименование организации (полное, с юридическим адресом).
- Дата начала работы (дд.мм.гггг).
- Дата окончания работы (если место работы закончилось) – или «по настоящее время».
- Должность (полное наименование, согласно ТК РФ).
- Разряд/ставка (например, «разряд 2», «ставка 0,5»).
- Основание увольнения (если применимо) – указание статьи ТК РФ.
Пример записи:
ООО «Строительный гигант» – г. Москва С по Должность: Инженер‑проектировщик Разряд: 2 Основание увольнения: Сокращение штата (ст. 81 ТК РФ)
Вкладка‑вкладка (вкладыш)
Для подтверждения сведений в книжке часто используют вкладыш — отдельный лист, который приклеивается к книжке. В нём указываются те же сведения, что и в основной части, но в более детализированном виде:
- Подпись руководителя.
- М.П. (место и дата) подписи.
- Отметка о наличии копий паспорта и иных документов.
Как оформить дубликат при потере оригинала?
Если оригинальную книжку потерял работник, работодатель обязан выдать дубликат. Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. предписывает:
- Заполнить дубликат в том же виде, в котором заполнялась оригинальная книжка.
- Внести отметку о выдаче дубликата (дата, номер, подпись руководителя).
- Прикрепить копию паспорта и, при необходимости, справку о предыдущей работе.
Дубликат считается юридически значимым документом и имеет такие же права, как и оригинал.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовых книжек. Однако до полного перехода многие организации продолжают использовать бумажный вариант. Основные особенности:
- Электронные книжки создаются в системе Трудовой ресурс и подписываются цифровой подписью.
- Возможность мгновенного просмотра и проверки сведений в любой момент.
- Требования к оформлению остаются теми же, что и для бумажных, но данные вводятся в электронный шаблон.
Если вы работаете в компании, которая ещё использует бумажный вариант, следуйте образцу заполнения, приведённому выше.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Как заполнить книжку, если у сотрудника есть несколько мест работы подряд?
Ответ: Каждое новое место работы вводится на отдельной странице/вкладе. Последняя запись должна быть последней по дате.
Вопрос: Можно ли оформить трудовую книжку без указания места рождения?
Ответ: Да, но в таком случае в соответствующем поле оставляют «не указано». Это не нарушает требований ТК РФ.
Вопрос: Что делать, если в книжке пропущена дата окончания работы?
Ответ: При оформлении дубликата или новой записи указывают «по настоящее время» или уточняют дату, если она известна.
Пустая трудовая книжка — это не проблема, если знать правильный образец заполнения. Главное:
- Сначала заполнить реквизиты первой страницы.
- Для каждой новой работы вносить данные в отдельный вклад.
- При потере оригинала оформить дубликат в том же виде.
- Учитывать переход на электронные формы, но не забывать о требованиях к бумажным документам.
Соблюдая эти правила, вы сможете без проблем оформить трудовую книжку, подтвердить свой стаж и успешно пройти проверку трудовой инспекции.
Автор статьи: HR‑эксперт, 21 мая 2026 г.