Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Обязанность работодателя
3. Права и возможности работника
4. Покупка трудовой книжки работником
5. Бухгалтерский и налоговый учёт
6. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
7. Практические рекомендации работодателю
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Вопрос о том, кто обязан приобретать трудовую книжку, регулируется несколькими актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 67, 68) – определяет порядок выдачи и ведения трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ от  № 236 – утверждает форму бланков трудовых книжек и порядок их обеспечения работодателями․
• Федеральный закон от  № 439‑ФЗ – регулирует переход к электронным трудовым книжкам․
• Разъяснения Роструда (письмо ПГ/25181‑6‑1 от ) – уточняют порядок выдачи оригинала трудовой книжки․

Согласно этим документам, основным субъектом, обязанным обеспечить работника трудовой книжкой, является работодатель․ При этом закон не запрещает работнику приобрести бланк самостоятельно, но такие действия «противоречат законодательству» и могут вызвать трудности при бухгалтерском учёте (см․ ниже)․

Обязанность работодателя

Работодатель обязан:

1. Выдать работнику оригинал трудовой книжки (или электронную версию) не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (пункт VII Правил ведения и хранения трудовых книжек)․
2. Обеспечить наличие в организации достаточного количества бланков, утверждённых постановлением Правительства РФ от 2003 г․
3. Внести в книжку сведения о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда и др․
4. Сохранить оригинал книжки у себя, пока работник находится в организации; выдавать его только по требованию работника (например, при увольнении) или в особых случаях, предусмотренных законом․

Если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 г․, ему может быть предоставлена электронная трудовая книжка․ В этом случае бумажный бланк не требуется․

Права и возможности работника

Работник имеет право:

• Получить трудовую книжку в срок, установленный законом․
• По своей инициативе запросить копию записей из книжки (заверенную работодателем)․
• При желании, но без принуждения, приобрести бумажный бланк самостоятельно (см․ раздел 4)․
• В случае предоставления электронного варианта – пользоваться им через портал государственных услуг или приложение «ЭТК»․

Важно помнить, что заставлять работника покупать книжку нельзя (см․ решение КСОЮ от 28 сентября 2017 г․)․ Принудительное требование к сотруднику купить бланк считается нарушением трудового законодательства․

Покупка трудовой книжки работником

Существует несколько сценариев, когда работник может приобрести книжку самостоятельно:

1. По собственному желанию – работник может купить чистый бланк в книжном магазине или у типографии․ Закон не запрещает это, однако такие бланки не входят в государственный реестр, что может вызвать проблемы при их последующей регистрации․
2. По заявлению – работник просит работодателя выдать ему бланк, а работодатель удерживает из заработной платы стоимость книжки (по согласованию с работником)․ Такой порядок допускается, если он оформлен в виде расписки о получении и отражён в бухгалтерском учёте․
3. При оформлении нового бланка в организации – если у работодателя закончились бланки, он может закупить их у поставщика и передать работнику․ В этом случае бланк считается «реализованным» и подлежит налогообложению НДС (см․ Современный предприниматель, )․

Однако покупка чистого бланка самим работником противоречит законодательству и может привести к невозможности отражения этой операции в бухгалтерском учёте, а также к отказу в признании записей в трудовой книжке․

Бухгалтерский и налоговый учёт

При передаче бланка работнику происходит реализация трудовой книжки, которая облагается НДС․ Момент определения налоговой базы – дата реализации (передачи) бланка․

Для корректного учёта необходимо оформить:

• Счёт‑фактуру от поставщика (если бланки закупаются у сторонних организаций)․
• Документ «Расписка о получении трудовой книжки» от работника, в котором указана стоимость книжки и согласие на удержание из заработной платы․
• Бухгалтерскую проводку:

  Дт 71 (Расчёты с персоналом) – Кт 60 (Расчёты с поставщиками) – стоимость бланка
  Дт 20 (Основное производство) – Кт 71 – НДС (если применимо)
   

Если бланк предоставляется бесплатно (за счёт работодателя), в учёте отражаеться лишь расход на приобретение (с учётом НДС), но без удержания из заработной платы․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению ЭТК․ Теперь:

• Для всех новых сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2020 г․, обязательна электронная трудовая книжка․
• Работодатель вносит сведения в ЭТК через специализированный сервис «ЭТК», а работнику предоставляется доступ через портал госуслуг․
• Бумажный вариант может сохраняться только в случае, если работник имеет стаж, оформленный в традиционной книжке, и он желает её сохранить․

ЭТК упрощает процесс выдачи и хранения, исключает необходимость покупки бумажных бланков и устраняет налоговые нюансы, связанные с их реализацией․

Практические рекомендации работодателю

1. Проверьте наличие актуальных бланков в соответствии с постановлением от 2003 г․
2. Если сотрудник впервые устраивается после 2020 г․, оформляйте ЭТК и не закупайте бумажные книжки․
3. В случае необходимости выдачи бумажной книжки:
   • Оформите заявление работника о выдаче оригинала;
   • Подпишите расписку о получении и укажите стоимость (если книжка покупается за счёт работника)․
   • Отразите операцию в бухгалтерском учёте (см․ раздел 5)․
4. Не требуйте от работника самостоятельной покупки бланка – это может стать основанием для жалобы в инспекцию труда․
5. Обучайте персонал отдела кадров актуальным требованиям (ЭТК, порядок удержания стоимости книжки, сроки выдачи)․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заставить сотрудника купить трудовую книжку?

Нет․ Принудительное требование к работнику купить книжку противоречит Трудовому кодексу и может привести к административной ответственности работодателя․

Если работник купил бланк сам, будет ли запись в книжке действительной?

Теоретически запись может быть внесена, однако такой бланк не входит в государственный реестр, что может вызвать сомнения у ПФР и других контролирующих органов․ Рекомендуется использовать бланки, предоставленные работодателем․

Как оформить удержание стоимости книжки из зарплаты?

Требуется письменное согласие работника (расписка), в которой указана сумма и основание удержания․ Удержание отражается в расчётах с персоналом (дт 71 кт 70)․

Нужно ли платить НДС при покупке бланков работодателем?

Да․ При закупке бланков у поставщика они облагаются НДС, который учитывается в бухгалтерском учёте как входящий налог․

Что делать, если работник хочет получить оригинал книжки до увольнения?

Работодатель может выдать оригинал по заявлению работника, но обязан вернуть его после завершения цели (например, предоставления в ПФР)․ При этом в книжке делается отметка о выдаче․

В соответствии с действующим законодательством работодатель является основным покупателем и поставщиком трудовой книжки для своих сотрудников․ Работнику разрешается приобрести бланк самостоятельно, но это не рекомендуется, так как может вызвать юридические и бухгалтерские сложности․ С 2026 года большинство новых работников оформляются в электронную трудовую книжку, что упрощает процесс и исключает необходимость в бумажных бланках․

Соблюдение указанных правил поможет избежать конфликтов с инспекцией труда, ПФР и налоговыми органами, а также обеспечит корректное отражение трудового стажа работников․