Трудовая книжка долгое время оставалась главным документом‚ подтверждающим стаж и трудовую биографию работника. Однако с развитием цифровых технологий и внедрением электронных форм учета кадровики и предприниматели все чаще задаются вопросом: обязан ли работодатель заполнять трудовую книжку? Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов: статуса сотрудника‚ даты его трудоустройства и выбранной формы ведения учета.

Кому работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку?

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации‚ существует жесткое правило: если работник подал работодателю письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки‚ работодатель не имеет права отказать и обязан продолжать вести ее в традиционном (бумажном) формате.

Обязанность ведения бумажной версии распространяется на:

• Работников‚ которые до начала действия закона о электронных трудовых книжках (до 2020 года) уже были трудоустроены и написали заявление о сохранении бумажного формата.
• Работников‚ которые впервые устроились на работу после введения электронной трудовой книжки‚ но при этом написали заявление о выборе бумажного формата.

В этих случаях внесение записей о приеме‚ переводе‚ увольнении и поощрениях является прямой юридической обязанностью работодателя. За уклонение от этих обязанностей предусмотрена административная ответственность.

Когда работодатель не должен заполнять бумажную трудовую книжку?

Существует несколько ситуаций‚ когда заполнение бумажного бланка не требуется или невозможно:

1. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если сотрудник‚ трудоустроенный до 2020 года‚ написал заявление о переходе на электронный формат‚ работодатель прекращает вести бумажную трудовую книжку. На руки сотруднику выдается документ с соответствующей записью о том‚ что дальнейшее ведение прекращено.
2. Впервые устроившиеся работники‚ выбравшие ЭТК. Если человек впервые в жизни заключает трудовой договор и не подает заявления о ведении бумажной книжки‚ его стаж формируется только в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).
3. Работа по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Подрядчики и исполнители по договорам ГПХ не являются штатными сотрудниками‚ поэтому записи в трудовую книжку им не вносятся.
4. Работодатель, физическое лицо (не ИП). Если вы нанимаете няню или домработницу для личных нужд и не являетесь индивидуальным предпринимателем‚ вы не имеете права делать записи в их трудовых книжках.

ЕФС-1 как альтернатива записям в трудовой книжке

В современных реалиях на смену множеству устаревших отчетов пришел Единый форма сведений — ЕФС-1. Сегодня именно через этот отчет работодатель передает информацию в Социальный фонд России (СФР).

Важно понимать‚ что подача ЕФС-1 теперь заменяет необходимость подавать отдельные формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. Работодатель обязан сдавать ЕФС-1 при любых кадровых мероприятиях:

• Прием на работу;
• Перевод на другую должность;
• Увольнение;
• При отказе от трудовой книжки (или выборе бумажного формата впервые трудоустроенным).

Таким образом‚ даже если вы не заполняете бумажную трудовую книжку‚ вы обязаны отражать все кадровые изменения в отчете ЕФС-1. Ошибки в этой форме могут привести к штрафам‚ поэтому многие бухгалтеры используют специализированные программы (например‚ 1С: ЗУП)‚ чтобы автоматизировать процесс и не допустить неточностей.

Ответственность за неведение или ошибки

Если работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку‚ но не делает этого‚ либо вносит записи с ошибками‚ задерживает выдачу документа при увольнении‚ ему грозят серьезные штрафы:

• Для должностных лиц (директора‚ кадровика) — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются‚ а для должностных лиц возможна дисквалификация на срок до 3 лет.

Подводим итоги

Должен ли заполнять трудовую книжку работодатель? Да‚ но только в том случае‚ если от него этого требует закон или сам работник через соответствующее заявление.

Если сотрудник выбрал электронный формат‚ бумажная книжка становится неактуальной‚ однако обязанность по передаче данных в контролирующие органы никуда не исчезает — она просто переходит в плоскость электронной отчетности (ЕФС-1). Главное для работодателя — четко фиксировать выбор каждого сотрудника и своевременно сдавать все необходимые отчеты.