Трудовая книжка, это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан завести трудовую книжку работнику, если для него это первое место работы. В этой статье мы подробно разберем все нюансы данного процесса, права сотрудника и обязанности работодателя.
Когда работодатель обязан завести трудовую книжку?
Существует два основных случая, когда у работодателя возникает обязанность по оформлению этого документа:
- Первое трудоустройство. Если сотрудник устраивается на работу впервые в жизни, у него физически нет трудовой книжки. В этом случае работодатель, с которым заключен трудовой договор, обязан завести ее самостоятельно.
- Утрата или повреждение документа. Если работник потерял трудовую книжку, или она пришла в негодность (порвана, испачкана и т.д.), он имеет право обратиться к текущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель не имеет права отказать.
Важные сроки
Закон строго регламентирует время, отведенное на оформление документа. Работодатель должен завести новую трудовую книжку в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней с момента его выхода на работу. Исключение составляют работодатели — физические лица (индивидуальные предприниматели), которые не имеют права вести и хранить трудовые книжки своих работников.
Пошаговый процесс оформления
Процедура заведения трудовой книжки требует внимательности и соблюдения строгих правил:
- Получение заявления. От работника требуется написать заявление с просьбой завести трудовую книжку. В заявлении обязательно нужно указать причину (например: «Прошу завести трудовую книжку, так как устраиваюсь на работу впервые»).
- Приобретение бланка. Работодатель обязан обеспечить себя чистыми бланками. Они приобретаются за счет работодателя. Впоследствии работодатель может удержать стоимость бланка из заработной платы работника (если это предусмотрено локальными актами), но изначально закупка идет за счет компании.
- Заполнение ьного листа. На первой странице вносятся персональные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия/специальность. Данные вносятся на основании паспорта и документов об образовании.
- Подписание и заверение. Записи на ьном листе заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при её наличии) и личной подписью самого работника.
- Внесение сведений о работе. В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу с указанием даты, структурного подразделения, должности и реквизитов приказа.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России начался постепенный переход на электронный формат учета стажа. С 2021 года бумажные трудовые книжки впервые устраивающимся работникам не заводятся автоматически — их данные изначально формируются только в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР).
Однако здесь есть важный нюанс:
- Если новый сотрудник, устраивающийся на работу впервые, подал письменное заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан завести ему бумажную трудовую книжку наряду с ведением электронных данных.
- Если такого заявления нет, бумажный бланк не оформляется, а вся информация о стаже хранится исключительно в цифровом виде на серверах государства.
Что делать, если работодатель нарушает закон?
Некоторые недобросовестные работодатели могут уклоняться от заведения трудовой книжки, ссылаясь на «испытательный срок», работу по договору подряда или другие причины. Это грубое нарушение Трудового кодекса РФ.
Если работнику отказывают в оформлении трудовой книжки, он имеет право:
- Потребовать письменное объяснение причин отказа.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Подать заявление в прокуратуру или суд.
За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек, а также за уклонение от их оформления, предусмотрена административная ответственность в виде значительных штрафов.
Обязанность завести трудовую книжку работнику — это не право, а строгая обязанность работодателя. Этот документ является гарантом пенсионных накоплений и подтверждением профессионального пути сотрудника. В современных реалиях бумажная книжка уступает место электронному формату, но право сотрудника на ведение документа на бумажном носителе остается незыблемым и защищено законом.