Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Ведение её регулируется статьёй 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Данная статья подробно рассматривает, какие обязанности возлагаются на работодателя и работника, какие сведения вносятся, как оформляются дубликаты и какие изменения вступили в силу к 2026 году.

Содержание и правовой статус трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть:

• установленного образца (один из официальных образцов, утверждённых Министерством труда и социальной защиты РФ);
• в виде бумажного документа или в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. На её основании рассчитываются пенсионные баллы, выплачиваются компенсации и учитываются льготы.

Основные сведения, вносимые в трудовую книжку

1. Дата и номер приказа (или иного акта) о приёме на работу.
2. Наименование работодателя, его ИНН, ОКПО, адрес.
3. Должность, разряд, тарифная ставка (если применимо).
4. Сведения о периодах работы (дата начала и окончания, продолжительность).
5. Основания прекращения трудового договора (увольнение, перевод, пенсия и т.д.).
6. Записи о повышении квалификации, получении профессиональных сертификатов, стажировках.
7. Записи о начислении и выплате отпусков, командировочных, премий (по желанию работодателя).

Обязанности работодателя

Работодатель обязан вести трудовые книжки всех работников, проработавших у него более пяти дней. Основные требования:

• Вести книжку с момента приёма работника (не позднее первого рабочего дня).
• Вносить записи в течение трёх дней после изменения условий труда (приём, перевод, увольнение и т.п.).
• Соблюдать порядок заполнения: чёрными чернилами, разборчиво, без исправлений.
• Обеспечить сохранность книжки (хранить в надёжном месте, защищённом от порчи).
• Выдавать работнику оригинал книжки при увольнении, а также при её замене на электронный вариант.
• Осуществлять внесение записей в электронный реестр (если у организации введена электронная трудовая книжка) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Судебная практика (по состоянию на 2025‑2026 гг.)

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 52 подчёркивает, что отказ работодателя вести трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ считается нарушением трудового законодательства и влечёт:

• штрафы для работодателя (от 5 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение);
• возможность взыскания компенсаций работником за недополученные пенсионные баллы;
• обязанность работодателя в суде предоставить доказательства факта трудовой деятельности.

Права и обязанности работника

Работник имеет право:

• получать копию записей, внесённых в его трудовую книжку;
• требовать исправления ошибок в течение трёх дней после их обнаружения;
• получить дубликат книжки в случае её утраты, порчи или уничтожения (по заявлению работника).

Обязанности работника:

• предоставлять работодателю необходимые сведения (паспорт, СНИЛС, ИНН) для заполнения книжки;
• своевременно информировать работодателя о смене фамилии, имени, отчества;
• сохранять оригинал книжки в надёжном месте и возвращать её работодателю при увольнении.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат может быть выдан в следующих случаях:

1. Утрата оригинала (потеря, кража, пожар).
2. Повреждение, делающие книжку непригодной для использования.
3. Перевод бумажной книжки в электронный формат (выдача электронного дубликата).

Процедура:

• Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров.
• Работодатель проверяет отсутствие оригинала в своих архивах.
• В течение тридцати дней оформляется дубликат и вносится отметка о выдаче.
• Работник подписывает акт приёма‑передачи.

Электронная трудовая книжка (ст. 66.1 ТК РФ)

С 2023 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Ключевые особенности:

• Основная информация хранится в едином государственном реестре.
• Работодатель вносит записи через специализированную информационную систему (например, «Электронная трудовая книжка» Минтруда).
• Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет на портале Госуслуг.
• Все операции фиксируются в журнале аудита, что повышает прозрачность и снижает риск фальсификаций.

Преимущества:

1. Упрощённый процесс передачи книжки при смене места работы.
2. Сокращение времени на оформление записей (мгновенно).
3. Автоматическое формирование статистики для Пенсионного фонда.

Важно помнить, что переход на электронный формат не освобождает работодателя от ответственности за своевременное и корректное внесение записей.

Последние изменения в законодательстве (2024‑2026 гг.)

Практические рекомендации работодателю

• Автоматизировать процесс: использовать специализированные программы для ведения трудовых книжек, которые автоматически формируют запись и отправляют её в электронный реестр.
• Обучить персонал: провести инструктаж кадровиков о новых требованиях ст. 66 и ст. 66.1, а также о порядке работы с электронными документами.
• Контролировать сроки: вести журнал контроля, где фиксируются даты внесения записей, чтобы избежать просрочек.
• Регулярно проверять состояние книжек: проводить ежеквартальные проверки наличия оригиналов и их соответствия электронным записям.
• Сохранять доказательства: хранить сканы всех записей и подтверждающих документов (приказы, заявления) в архиве компании.

Ведение трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ — неотъемлемая часть кадровой политики любой организации. Соблюдение требований закона гарантирует:

• правильный расчёт пенсионных и социальных выплат;
• защиту прав работника и работодателя от юридических споров;
• соответствие современным требованиям цифровизации (ст. 66.1).

Регулярный контроль, автоматизация процессов и своевременное обучение персонала позволяют минимизировать риски и обеспечить надёжную документацию о трудовой деятельности каждого сотрудника.

Дата актуализации статьи: