Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её ведение и хранение регулируются строгими нормами российского законодательства, в первую очередь — Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции от № 132), а также Приказом Минтруда России от № 320н. Нарушение требований к ведению и хранению трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность для работодателя. Ниже подробно рассмотрены все ключевые аспекты.
Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек
Согласно статье 66 ТК РФ и п. 45 Правил № 225, работодатель несёт полную ответственность за:
- Организацию ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них;
- Наличие в достаточном количестве официальных бланков трудовых книжек и вкладышей;
- Назначение ответственного лица (например, кадровика или секретаря) приказом по организации;
- Соблюдение всех формальных требований к заполнению и внесению записей.
Ответственное лицо должно быть официально назначено приказом руководителя и иметь доступ к системе учёта бланков. Учёт бланков ведётся в журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом № 320н).
Порядок ведения трудовой книжки
Приём на работу
При поступлении на работу работник обязан предоставить трудовую книжку (если она ведётся в бумажной форме). Работодатель обязан:
- Проверить подлинность документа;
- Убедиться, что в ней нет несанкционированных исправлений;
- Зарегистрировать трудовую книжку в журнале учёта;
- Внести запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней с даты фактического выхода на работу (ст. 66 ТК РФ).
Заполнение записей
Записи в трудовой книжке вносятся только на основании официальных документов: приказов о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.
Основные требования к записям:
- Записи делаются чёрными, синими или фиолетовыми чернилами — не допускается использование карандаша, красного цвета или корректора;
- Не допускаются сокращения (кроме общепринятых, например, «ООО», «ФИО»);
- Все записи должны быть чёткими, разборчивыми и без помарок;
- Нумерация записей — сквозная в каждом разделе (разделы: «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения об увольнении»);
- Каждая запись должна содержать:
- Порядковый номер;
- Дата;
- Основание (номер и дата приказа);
- Содержание записи (полностью, без искажений).
Пример корректной записи:
№ 123 — г. — Приказ № 45 от г. — Принят на работу в должность бухгалтера.
Исправления и исправление ошибок
Если в запись внесена ошибка, зачёркивать её нельзя. Правильный порядок:
- Неверная запись признаётся недействительной;
- Справа от неё делается новая запись: «Запись № … от … признана недействительной»;
- Вносится правильная запись с новым порядковым номером;
- На недействительной записи ставится отметка «Аннулировано» и подпись ответственного лица с печатью (если есть).
Важно: Любые исправления, сделанные без соблюдения этой процедуры, делают трудовую книжку недействительной!
Хранение трудовых книжек: требования и условия
Согласно Приказу Минтруда № 320н, работодатель обязан обеспечить безопасное и надёжное хранение трудовых книжек.
Условия хранения
- Трудовые книжки хранятся в закрытых, защищённых местах — шкафах, сейфах, специальных ящиках;
- Не требуется обязательное использование несгораемого сейфа, но должна быть обеспечена сохранность от пожара, затопления, кражи, порчи;
- Место хранения должно быть защищено от доступа посторонних лиц;
- При наличии нескольких филиалов — трудовые книжки хранятся по месту фактической работы сотрудника или в центральном офисе по согласованию с работником.
Сроки хранения
Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 и Приказу № 320н:
- Трудовые книжки работников хранятся в течение 75 лет с даты увольнения;
- После увольнения трудовая книжка выдаётся работнику под роспись в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ);
- Если работник не явился за трудовой книжкой — она хранится в организации до востребования, но не менее 50 лет.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в последний день работы;
- Внести последнюю запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ);
- Приложить справку о заработной плате (по требованию работника);
- Получить подпись работника в журнале выдачи трудовых книжек.
Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель направляет ему письменное уведомление о необходимости её получения. Если работник не отвечает в течение 30 дней, трудовая книжка передаётся на хранение в архив.
Дубликат трудовой книжки
В случае утраты, порчи или кражи трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата.
Порядок выдачи дубликата:
- Работник подаёт заявление с просьбой выдать дубликат;
- Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности из архивов предыдущих работодателей;
- На основании подтверждённых данных формируется дубликат;
- В дубликате делается отметка: «Дубликат» и указываются все основания для его выдачи;
- Дубликат выдаётся в течение 15 рабочих дней с даты заявления.
Переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК для всех новых сотрудников, если работник не подал заявление о сохранении бумажной формы.
Для работников, выбравших бумажную трудовую книжку:
- Работодатель продолжает вести бумажную книжку;
- Сведения о трудовой деятельности также передаются в Пенсионный фонд РФ в электронном виде;
- Электронные записи имеют юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.
Работник может в любой момент подать заявление о переходе с бумажной формы на электронную (или наоборот).
Ответственность за нарушения
Нарушение требований к ведению и хранению трудовых книжек влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей для организации и дисквалификация ответственного лица на срок до 3 лет.
Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может привести к:
- Отказу в назначении пенсии;
- Спорам о стаже;
- Искам работников о компенсации морального вреда.
Ведение и хранение трудовой книжки, это не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя, напрямую влияющая на права работников на пенсию, трудовой стаж и социальные гарантии. Соблюдение требований Приказа № 320н, Постановления № 225 и Трудового кодекса РФ — это не только юридическая необходимость, но и проявление уважения к труду сотрудников.
Рекомендации работодателям:
- Назначьте ответственного за трудовые книжки и закрепите его обязанности приказом;
- Обучите кадровый персонал правилам заполнения и исправления записей;
- Организуйте систему хранения с учётом требований пожарной и криминальной безопасности;
- Следите за переходом на электронные трудовые книжки и информируйте сотрудников о правах выбора формы;
- Ведите журналы учёта и храните документы в соответствии с установленными сроками.
Правильное ведение трудовой книжки — залог спокойствия как для работодателя, так и для каждого работника. Не пренебрегайте этими требованиями — ваша ответственность защищает будущее людей, которые трудятся на вашем предприятии.