Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина; Вопрос о её обязательности актуален как для работников, так и для работодателей, особенно в условиях перехода на электронный формат. Ниже рассмотрены правовые основания, текущая практика и последствия отсутствия трудовой книжки.

Исторический контекст

Традиционно в России трудовая книжка вводилась ещё в советское время как основной учётный документ о стазе, профессиях и наградах работника. С 2020 года в стране начался постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), что изменило форму, но не суть требований.

Что говорит законодательство

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) обязывает работодателя вести трудовую книжку (или её электронный аналог) для каждого работника, заключившего трудовой договор на срок более пяти дней.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» регулирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также введение электронного формата.
• Постановление Правительства РФ № 585 от устанавливает порядок перехода на электронные трудовые книжки и допускает одновременное ведение бумажных и электронных вариантов до полной цифровизации.

Таким образом, закон не требует от гражданина лично хранить бумажную трудовую книжку, но обязывает обеспечить наличие документа (бумажного или электронного), подтверждающего трудовую деятельность.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в Социальный фонд России (СФР) через систему ЭТК. Работник может:

• Получить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги»;
• Запросить бумажную дубликат трудовой книжки у работодателя (если такая форма ведётся);
• Хранить электронную версию в личном электронном архиве (например, в личном кабинете СФР).

ЭТК обладает той же юридической силой, что и бумажная книжка, поэтому наличие электронного варианта полностью удовлетворяет требования закона.

Обязан ли гражданин иметь трудовую книжку?

Ответ зависит от формы трудовой деятельности:

Наёмные работники

Да, если трудовой договор заключён на срок более пяти дней, работодатель обязан завести трудовую книжку (бумажную или электронную). Работник не обязан лично хранить документ, но должен иметь возможность получить его копию или выписку по требованию (например, при приёме на новую работу, оформлении пенсии или получении социальных выплат).

Самозанятые и индивидуальные предприниматели

Трудовая книжка не требуется, поскольку трудовые отношения отсутствуют. Однако при переходе от самозанятости к наёмной работе потребуется оформить трудовую книжку (или ЭТК) у нового работодателя.

Граждане, работающие за границей

Если трудовая деятельность осуществляется у иностранного работодателя, российская трудовая книжка не ведётся. При возвращении в Россию и трудоустройстве у российского работодателя потребуется оформить книжку (или ЭТК) заново.

Пенсионеры и неработающие граждане

Наличие трудовой книжки не является обязательным для повседневной жизни, но потребуется при подтверждении стажа для назначения пенсии или других социальных выплат.

Последствия отсутствия трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки (или её электронного аналога) может привести к следующим последствиям:

• Отказ в приёме на работу – многие работодатели требуют подтверждения стажа и квалификации;
• Сложности при оформлении пенсии – без подтверждённого стажа расчёт пенсии может быть задержан или произведён по минимальному тарифу;
• Проблемы при получении социальных пособий (например, пособие по безработице, материнский капитал);
• Административная ответственность для работодателя – ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф за непредоставление или ненадлежащее ведение трудовых книжек.

Как оформить или получить трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка

1. Получить бланк трудовой книжки у работодателя или в отделе кадров;
2. Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование);
3. Работодатель вносит записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах;
4. При увольнении работник получает книжку на руки.

Электронная трудовая книжка

1. Убедиться, что работодатель сдаёт сведения в СФР (проверка через личный кабинет на «Госуслугах» или сайте СФР);
2. При необходимости запросить выписку из ЭТК (доступно в личном кабинете СФР или через портал «Госуслуги»);
3. При переходе к новому работодателю предоставить выписку или разрешить работодателю загрузить сведения в свою ЭТК.

Обязанность иметь трудовую книжку (бумажную или электронную) возлагается на работодателя, а не непосредственно на гражданина. Однако гражданин должен обеспечить возможность получения документа или его выписки для подтверждения трудовой стажи при:

• Устройстве на новую работу;
• Оформлении пенсии и социальных выплат;
• Получении иных государственных услуг, требующих подтверждения трудовой деятельности.

В условиях повсеместной цифровизации электронная трудовая книжка становится основным способом учёта трудовой деятельности, но бумажный вариант сохраняет свою силу до полного перехода всех работодателей на ЭТК. Поэтому ответ на вопрос «Обязан ли человек иметь трудовую книжку?» звучит так: Да, в виде бумажного или электронного документа, подтверждающего трудовую стаж, который должен быть доступен работнику по требованию.