Вопрос о необходимости ведения трудовых книжек часто вызывает путаницу как у работников, так и у работодателей. С изменениями в законодательстве, введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и новыми правилами, многие утратили ясность. Данная статья даёт подробный и актуальный ответ на основе действующего Трудового кодекса РФ и практики его применения.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?

Ключевая норма закреплена в части 3 статьи 66 ТК РФ. Она устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки. Однако это правило имеет важные условия и исключения.

Условия, при которых работодатель обязан завести и вести трудовую книжку:

• Срок работы: работник проработал у данного работодателя свыше пяти дней.
• Характер работы: работа у данного работодателя является для работника основной. Под основной обычно понимается трудовая деятельность, которая является для сотрудника основным источником средств к существованию и не совмещается с иной постоянной работой.

Таким образом, если сотрудник был принят на испытательный срок или на краткосрочную работу (менее 5 дней) и эта работа не является для него основной, работодатель не обязан заводить ему трудовую книжку. Однако на практике многие организации ведут их для всех без исключения.

Кто является «работодателем» в контексте обязанности?

Обязанность лежит на юридических лицах (ООО, АО, бюджетные учреждения и т.д.) и индивидуальных предпринимателях (ИП). Физические лица, не являющиеся ИП (например, частные лица, нанимающие домработницу или няню), не обязаны вести трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт с 2021 года

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек. Главное изменение — приоритет электронного формата.

Как это работает?

1. Для впервые трудоустраивающихся: с 1 января 2022 года при первом в жизни трудоустройстве работодатель обязан оформить сотруднику электронную трудовую книжку в Социальном фонде России (СФР). Бланк бумажной книжки не выдается.
2. Для имеющих бумажную книжку: если у нового сотрудника на руках есть заполненная бумажная трудовая, возможны два варианта:
   • Работник подает заявление о ведении параллельно обеих книжек (бумажной и электронной).
   • Работник подает заявление о полном отказе от бумажной книжки и переходе исключительно на электронную. В этом случае все будущие записи будут вноситься только в ЭТК.

Важно: сама по себе трудовая книжка (бумажная или электронная) не является документом, дающим право на пенсию. Пенсионные права формируются на основе сведений о страховом стаже, которые СФР получает от всех работодателей через отчетность (форма ЕФС-1). Однако запись в трудовой книжке остается важным доказательством трудового стажа.

Бумажная трудовая книжка: когда она еще актуальна?

Бумажный формат продолжает существовать, но его роль сужена:

• По желанию работника: если сотрудник уже имеет бумажную книжку и не хочет переходить на электронную, он может продолжить ее ведение. Работодатель обязан это делать.
• При выдаче дубликата: если бумажная книжка утеряна, повреждена или украдена, работодатель (или СФР для ЭТК) выдает дубликат в бумажной форме.
• Для отдельных категорий: некоторые категории граждан (например, работающие у физических лиц-не ИП) могут продолжать использовать бумажный формат, если они уже имеют такую книжку.

С 2026 года (на момент составления статьи) основным и приоритетным форматом является электронный. Бумажная книжка выдается только по заявлению работника или в случаях, прямо предусмотренных законом (дубликат).

Обязанности работодателя при приеме на работу

При приеме на работу работодатель:

1. Проверяет наличие трудовой книжки (бумажной) у кандидата, если он уже трудился ранее. Запрашивать ее обязан (ст. 65, 66 ТК РФ).
2. При отсутствии бумажной книжки (утрата, первое трудоустройство) обязан:
   • Для впервые трудоустраивающихся — оформить запись в ЭТК.
   • Для имевших ранее работу — по заявлению работника выдать дубликат бумажной книжки (если тот хочет ее иметь) или внести запись в ЭТК.
3. Вносит первую запись о приеме на работу в соответствующую книжку (бумажную или электронную) в день фактического допуска к работе.

Обязанности работодателя при увольнении

Это одна из самых важных и часто нарушаемых обязанностей.

Что должен сделать работодатель в день увольнения:

• Внести запись об увольнении в трудовую книжку (бумажную или электронную) с указанием даты увольнения и основания (ссылка на статью или пункт ТК РФ, например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Заверить запись:
  • Для бумажной книжки: подписью руководителя (или лица, уполномоченного на ведение книжек), печатью организации и подписью самого работника (если он присутствует).
  • Для электронной книжки: запись вносится в СФР работодателем через личный кабинет, подпись и печать не требуются.
• Выдать книжку работнику в день увольнения вместе с расчетом. Если работник не явился или отказался получать, работодатель обязан:
  1. Направить ему уведомление с требованием явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
  2. После этого отправить книжку заказным письмом с уведомлением.

Важный нюанс: если работник проработал менее 5 дней и на него не велась трудовая книжка, то при увольнении запись не вносится и книжка не выдается, так как ее и не было. Но факт работы и увольнения должен быть отражен в приказе и отчетности в СФР.

Ответ на главный вопрос: Должен ли работодатель заводить?

Ответственность за нарушение обязанности

Неисполнение работодателем обязанности по ведению трудовых книжек, их выдаче или внесению необходимых записей влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

• Для должностных лиц и ИП: штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием об обязании работодателя оформить трудовую книжку, внести правильную запись или выдать ее, а также взыскать компенсацию за задержку выдачи (ст. 236 ТК РФ).

Обязанность работодателя заводить и вести трудовую книжку является неотъемлемой частью трудовых отношений в РФ, но она претерпела значительные изменения. Сегодня это не просто бумажный документ в папке у кадровика, а часть цифровой системы учета трудовой деятельности, централизованно хранимой в Социальном фонде.

Ключевые принципы для работодателя:

1. Определить, подпадает ли сотрудник под условия ст. 66 ТК РФ (>5 дней и основная работа).
2. Для впервые устраивающихся — автоматически оформлять ЭТК в СФР.
3. Для остальных, действовать по заявлению работника о формате ведения.
4. Строго соблюдать сроки и порядок внесения записей и выдачи книжки при увольнении.
5. Обеспечить безопасное хранение бланков (для бумажного формата) и доступ к личным кабинетам в СФР (для электронного).

Ключевые принципы для работника:

1. Знать, что ваша основная трудовая история хранится в ЭТК в СФР.
2. При приеме на работу уведомить работодателя о наличии/отсутствии бумажной книжки и о своем выборе формата ведения.
3. Требовать своевременного и правильного оформления записи об увольнении и выдачи книжки в день ухода.
4. При утрате бумажной книжки немедленно заявить об этом последнему работодателю для получения дубликата.

Соблюдение этих правил защищает интересы обеих сторон и обеспечивает четкий и юридически значимый учет трудового стажа каждого гражданина.

Статья подготовлена на основе анализа текста Трудового кодекса РФ и официальных разъяснений Минтруда России по состоянию на 22 мая 2026 года. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: Справочная правовая система «КонсультантПлюс» и сайт Социального фонда России.