Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника․ Правильное её заполнение регулируется рядом нормативных актов, а также последними изменениями, вступившими в силу в 2025‑2026 годах․ В этой статье подробно рассмотрим, как правильно вести трудовые книжки, какие сведения необходимо внести и какие особенности следует учитывать․
Нормативно‑правовая база
Для понимания того, какие правила действуют сейчас, необходимо знать ключевые документы, на которые ссылается законодательство:
Постановление Госкомтруда СССР от 09 июля 1958 г․ № 620
Установило первоначальные требования к ведению трудовых книжек, в т․ч․ порядок внесения сведений о предыдущем стаже работы․
Приказ Минтруда РФ от № 320н
Одобрил новую форму трудовых книжек, а также порядок их ведения и хранения․ Этот документ вступил в силу с 1 сентября 2021 года и до сих пор является основным․
Инструкция Минтруда РФ от 10 октября 2003 г․ № 69
Содержит подробные рекомендации по заполнению каждой графы книжки, включая порядок оформления внешних совместительств и увольнений․
Общие требования к заполнению
Перед тем как приступить к заполнению, работодатель обязан убедиться, что у него есть актуальная форма книжки, утверждённая Приказом № 320н, и что все записи делаются в соответствии с установленными правилами․
Сведения, которые необходимо внести
- Фамилия, имя, отчество (при наличии) работника․
- Дата рождения․
- Место рождения (город, страна)․
- Гражданство․
- Сведения о семье (при необходимости)․
- Номер паспорта и серия (при наличии)․
- Дата и место заключения трудового договора․
- Должность, тарифная ставка, режим работы․
- Сведения о профессиональном обучении и квалификации․
- Сведения о воинском учёте (если применимо)․
- Сведения о состоянии здоровья (при необходимости)․
- Сведения о размере заработка, выплатах и премировании․
- Сведения о страховании от несчастных случаев и добровольном страховании․
- Сведения о профсоюзном членстве (если есть)․
- Сведения о дополнительном образовании и прочих квалификациях․
Особенности заполнения отдельных граф
- Граф 3 – вводятся сведения о предыдущем стаже работы, если работник уже имел опыт до поступления в новую организацию․
- Граф 4 – указываются сведения о приёме на работу, включая основание (приказ, договор и т․д․)․
- Граф 5 – фиксируются сведения об увольнении, переводе, переходе на другую должность и т․п․
- При наличии внешнего совместительства в графе 6 вводятся сведения о дополнительной работе․
Порядок заполнения в 2025‑2026 годах
С 1 сентября 2025 года началось внедрение новых требований, утверждённых Приказом Минтруда РФ от № 320н․ Ниже перечислены основные изменения:
- Обновлённая форма – в ней появились новые поля для отражения сведений о дистанционной работе и удалённом совместительстве․
- Формат даты – в большинстве граф допускается указывать дату арабскими цифрами (дд․мм․гггг), однако в некоторых случаях (например, в графе «Дата приёма на работу») допускается писать месяц прописью․
- Электронное ведение – с 2026 года допускается хранить трудовые книжки в электронном виде, при этом необходимо обеспечить их защиту и доступность для проверок․
- Печать и подпись – подпись работодателя ставится только в конце записи; отдельные подписи под каждой записью не требуются․
Важно помнить, что порядок заполнения трудовых книжек в 2025‑2026 годах не отличается принципиально от предыдущих лет, но требует более тщательного соблюдения новых форматов и требований к электронному хранению․
Примеры заполнения
Пример 1․ Запись о приёме на работу
Допустим, работник Иванов Иван Иванович был принят на должность менеджера по продажам․ Заполняем графу 4:
Граф 4: Приём на работу – , Постановление № 123 от , должность – менеджер по продажам, тариф – 45 000 руб․
Пример 2․ Внесение сведений о предыдущем стаже
Если у работника есть опыт работы в другой компании, то в графе 3 указываем:
Граф 3: Общий стаж работы в качестве менеджера – 3 года 6 месяцев (с по в ООО «Альфа»)․
Пример 3․ Увольнение
При увольнении в графе 5 указываем дату увольнения и основание:
Граф 5: Увольнение – , По причине сокращения штата, приказ № 45 от ․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли ставить печать под каждой записью?
Ответ: Нет, подпись работодателя ставится только в конце записи; отдельные подписи под каждой записью не требуются․ - Вопрос: Как правильно указать дату в графе «Дата приёма на работу»?
Ответ: Дату можно указывать арабскими цифрами (дд․мм․гггг) или прописью, если это предусмотрено инструкцией․ - Вопрос: Можно ли вести трудовые книжки в электронном виде?
Ответ: Да, с 2026 года допускается электронное хранение, при условии обеспечения доступа для контролирующих органов․ - Вопрос: Что делать, если у работника нет предыдущей трудовой книжки?
Ответ: В графе 3 указывается общий стаж работы в качестве рабочего или служащего до поступления в новую организацию, даже если книжка не была оформлена․
Правильное заполнение трудовых книжек – важная часть соблюдения трудовых прав и законов․ Соблюдая порядок заполнения трудовых книжек, предусмотренный нормативными актами, работодатели минимизируют риск ошибок, а работники получают корректную информацию о своей трудовой деятельности․ При внесении изменений в законодательство (например, в 2025‑2026 годах) необходимо внимательно следить за новыми требованиями и корректировать внутренние процедуры․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по кадровому делу или в отдел юридической поддержки вашей организации․