Трудовая книжка – обязательный документ, который фиксирует все трудовые отношения сотрудника. Для бухгалтера, отвечающего за кадровый учет, важно знать, как правильно оформить и вести эту книгу, чтобы избежать ошибок при расчёте зарплаты, начислении отпусков и оформлении увольнения.

Нормативная база

Для заполнения трудовых книжек в 2026 году действуют следующие документы:

• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от .
• Письменные разъяснения ФНС и Роструд, актуальные на текущий момент.

Структура книги учёта движения трудовых книжек

Книга учёта движения состоит из 13 полей, которые необходимо заполнять при каждом перемещении (приём, перевод, увольнение и т.д.).

1. Номер записи.
2. Дата приёма на работу.
3. Фамилия, имя, отчество сотрудника.
4. Дата рождения.
5. Пол.
6. Должность.
7. Подразделение (отдел, brigade и т.п.).
8. Основание увольнения/приёма (договор, приказ и т.д.).
9. Номер и дата приказа/приказа.
10. Сведения о вкладыше (если есть).
11. Примечания.
12. Подпись руководителя.
13. Подпись сотрудника (при необходимости).

Образец заполнения первой страницы трудовой книжки

Ниже представлен типовой шаблон первой страницы, который заполняется при приёме сотрудника на работу.

ьный лист

• Код организации – 123456789.
• Наименование организации – ООО «Пример»
• ИНН/КПП – 1234567890 / 9876543210.
• Адрес – 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1.

Страница 1 – Запись о приёме на работу

• № п/п – 001.
• Дата приёма на работу – .
• Фамилия, имя, отчество – Иванов Иван Иванович.
• Дата рождения – .
• Пол – Муж.
• Должность – Бухгалтер‑консультант.
• Подразделение – Финансовый отдел.
• Основание увольнения/приёма – Трудовой договор № 12.
• Номер и дата приказа – Приказ № 52 от .
• Сведения о вкладыше – Вкладыш № 1, выдан .
• Примечание – Проходил стажировку в области налогового планирования.
• Подпись руководителя – ______________________ (И.И. Сидоров).
• Подпись сотрудника – ______________________ (И.И. Иванов).

Пошаговая инструкция заполнения

Для бухгалтера важно соблюдать последовательность действий:

1. Сбор документов – договор, приказ, паспорт, свидетельство о рождении (если требуется).
2. Определение кода подразделения – используйте классификатор ОКПДП/ОКТМО.
3. Заполнение первой страницы – введите данные в соответствии с образцом выше.
4. Внесение записей о переводах и увольнениях – каждая новая запись получает свой номер п/п.
5. Учёт вкладышей – при необходимости оформите отдельный вкладыш и отметьте его в колонке «Сведения о вкладыше».
6. Ведение книги учёта движения – фиксируйте каждый переход в соответствующей колонке.
7. Периодический контроль – раз в квартал сверяйте данные с кадровыми документами.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – дату приёма и дату заполнения вкладыша необходимо указывать отдельно.
• Отсутствие подписи – без подписи руководителя запись считается недействительной.
• Омиссивные поля – все 13 колонок книги необходимо заполнять, даже если информация неизвестна (ставьте «–»).
• Несоответствие дат – дата увольнения должна быть не ранее даты последнего рабочего дня.

Скачивание готовых образцов

Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, которые уже проверены на соответствие требованиям:

• Образец первой страницы трудовой книжки (2026)
• Книга учёта движения трудовых книжек – готовый шаблон
• Вкладыш в трудовые книжки – образец заполнения

Правильное заполнение и ведение трудовых книжек – фундамент юридической чистоты компании. Бухгалтер, следящий за тем, как оформляются записи, избегает рисков при проверках контролирующих органов и обеспечивает корректный учет при расчёте заработной платы, начислении отпусков и оформлении увольнений.

Помните, что каждый ввод данных – это часть общей картины трудовых отношений. Следуйте инструкциям, проверяйте заполнение и регулярно обновляйте книги учёта.