Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудную историю работника. Её правильное оформление при приёме на работу – обязательный пункт в работе HR‑отдела. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка (трудовая книжка работника) – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды работы, должности, воинский учёт и др. Она используется для:
- подтверждения трудового стажа;
- расчёта пенсии и других соцвыплат;
- разрешения на работу в определённых отраслях;
- процедуры увольнения и перехода в другие организации.
Когда оформляют трудовую книжку
Трудовую книжку оформляют в следующих случаях:
- При первом приёме на работу (впервые в истории сотрудника).
- При изменении данных (например, при смене имени, фамилии или места работы).
- При необходимости пополнения записей (например, при переходе в другое подразделение).
Какие документы нужны для оформления
Для ввода сведений в трудовую книжку требуются следующие документы:
- Паспорт работника – для подтверждения личности.
- Трудовай договор (или его копия) – подтверждает факт заключения трудового отношения.
- Справка об образовании (при необходимости) – если в книжке требуется указание уровня квалификации.
- Военный билет (для мужчин) – подтверждает статус в воинском учёте.
- Сведения о предыдущей работе (трудовая книжка предыдущего работодателя, если была) – для переноса данных.
Пошаговый процесс ввода сведений
Подготовка формы
Организация получает форму трудовой книжки (стандартный бланк, утверждённый Министерством труда). В начале заполняются общие реквизиты:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Место рождения;
- Гражданство;
- Адрес проживания.
Заполнение первой страницы
На первой странице вводятся сведения о месте работы, дате начала работы и должности. Пример:
- Наименование организации – «ООО «Пример»;
- Дата начала работы – ;
- Должность – «Менеджер по продажам»;
- Табельный номер – 00123.
Запись о предыдущей работе
Если у сотрудника была предыдущая работа, в соответствующее поле вносится информация о предыдущем месте работы, периоде и должности. Это делается по копии старой трудовой книжки или по справке от предыдущего работодателя.
Подписи и печать
После заполнения всех полей документ подписывается:
- Подпись сотрудника;
- Подпись руководителя;
- Печать организации.
Подписи подтверждают, что все сведения верны.
Сроки оформления
Согласно Трудовому кодексу РФ, ввод сведений в трудовую книжку должен быть выполнен в течение трёх рабочих дней с даты начала работы сотрудника. При этом:
- Если сотрудник уже имеет трудовую книжку, в неё вносятся только новые сведения;
- Если книжки нет, её оформляют и выдают новому работнику в течение первой недели.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка в дате начала работы – проверяйте дату в трудовом договоре.
- Неправильное указание должности – используйте официальное наименование, как указано в договоре.
- Отсутствие подписи – обязательно получайте подписи обеих сторон.
- Неправильный порядковый номер – номер должен соответствовать внутреннему учёту организации.
Что делать, если в книжке допущена ошибка
Если после ввода обнаружена ошибка, необходимо:
- Сделать отметку о допущенной ошибке (записать «Ошибка», указать дату и причину).
- Попросить сотрудника и руководителя подписать исправление.
- Внести правильные данные в соответствующее поле.
- Сохранить исправленную страницу в архиве.
Хранение и передача трудовой книжки
Трудовая книжка хранится в кадровом отделе организации. При увольнении сотрудника книжка передаётся ему лично, а при переходе в другую организацию – по его требованию.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде?
Ответ: На данный момент в РФ официально действует только бумажный вариант. Электронные варианты используются лишь в качестве вспомогательных средств, но не заменяют бумажную форму. - Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет предыдущей трудовой книжки?
Ответ: В этом случае в соответствующее поле вносится «Отсутствует», и в дальнейшем в книжку вводятся сведения о текущей работе. - Вопрос: Сколько стоит оформить новую трудовую книжку?
Ответ: Стоимость зависит от типографии и региона, но в среднем составляет от 300 до 800 рублей за одну книгу.
Оформление трудовой книжки при приёме нового сотрудника – важный и ответственный процесс. Правильное заполнение и своевременная выдача документа позволяют избежать юридических проблем, упростить расчётные операции и обеспечить прозрачность трудовых отношений. Соблюдайте перечисленные шаги, проверяйте все данные и не забывайте о подписях и печати – тогда трудовая книжка будет служить надёжным документом на протяжении всей карьеры сотрудника.