Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих стаж и условия труда работника. С 1 января 2023 г. действует новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда России № 320Н от . Ниже – пошаговое описание того, как правильно оформить запись в книжке, какие нюансы учитывать и какие вопросы часто задают специалисты.
Общие принципы заполнения
Заполнение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и методическими рекомендациями Министерства труда. Главное правило – информация должна быть внесена в соответствии с нумерацией, установленной ранее. При этом:
- Записи делаются в хронологическом порядке.
- Каждая новая запись начинается с новой строки, но сохраняется прежняя нумерация записей.
- При оформлении дубликата (например, при потере оригинала) указываются все сведения, подтверждающие стаж с 1 января 2003 г.
Что фиксируется в книжке?
В трудовые книжки вносятся сведения о:
- Местах работы (наименования организаций, учреждений).
- Должностях, которые занимал сотрудник.
- Датах начала и окончания каждого трудового места.
- Сведениям о воинском учёте, если они имеют значение для стажа.
- Поощрительным выплатам и премиям (по запросу Минтруда).
Новые требования к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 1 января 2021 г. все новые сотрудники оформляются только в электронном виде. Это упрощает:
- Хранение данных в единой информационной системе.
- Быстрый доступ работодателя и сотрудника к истории занятости.
- Сокращение риска потери бумажных документов.
Переход на ЭТК начался в 2020 году, когда работодатели получили обязательство вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде.
Как настроить заполнение ЭТК в программе?
Для корректного заполнения электронной трудовой книжки необходимо:
- Выбрать подходящее программное обеспечение (например, 1С:Зарплата и управление персоналом или специализированные HR‑системы).
- Настроить шаблоны ввода данных, чтобы они соответствовали требованиям Приказа № 320Н.
- Ввести сведения в соответствии с уже существующей нумерацией записей.
- Сохранить данные и, при необходимости, сформировать печатный вариант для подписи.
Частые вопросы и ответы
Должен ли новый работодатель продолжать вести бумажную книжку?
Пояснение Минтруда: если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, новый работодатель не обязан вести её заново. Вместо этого он вносит новые сведения в уже существующий документ, соблюдая хронологию.
Как оформить запись при увольнении?
При увольнении в книжку вносится отметка о прекращении трудовых отношений, указывается дата увольнения и причина (по инициативе работника, по сокращению штата и т.д.). При этом сохраняются все ранее внесённые сведения о предыдущих местах работы.
Какие поощрительные выплаты нужно отражать?
По запросу Минтруда в книжку могут включаться сведения о премиях, премирующих выплатах, премировании за особые заслуги. Эти данные фиксируются в отдельном поле, отмечая вид премии и размер.
Как сохранить сведения о стаже после перехода на ЭТК?
Минтруд подчеркивает, что при переходе на электронный формат необходимо перенести всю историю работы из бумажной формы в цифровую. Это делается через загрузку данных в единую государственную базу, где они сохраняются неизменно.
Пошаговый пример заполнения записи
Допустим, сотрудник Иванов И.И. был принят в новую компанию 15 марта 2024 г. В книжку вносится следующая запись:
- Номер записи: 27 (по предыдущей нумерации).
- Дата начала: .
- Наименование организации: ООО «ТехноСервис».
- Должность: Инженер‑программист.
- Ставка: 45 000 руб.
- Код по ОКПД2: 62.01.
- Примечание: Перевод в электронный формат.
После внесения данных запись подписывается sowohl работодателем, так и сотрудником (при необходимости – печатью организации).
Заполнение трудовой книжки – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения установленного порядка. С 2023 г. действует упрощённая форма, а переход на электронные книжки делает процесс более прозрачным и защищённым. Главное помнить, что:
- Все записи делаются в хронологическом порядке.
- Новые сведения вносятся с учётом уже существующей нумерации.
- При переходе на ЭТК необходимо перенести всю историю работы.
- Поощрительные выплаты могут быть отражены по запросу Минтруда.
Соблюдая эти правила, работодатель обеспечивает корректное документальное подтверждение трудового пути сотрудника, а сам работник получает надёжный документ, который пригодится при будущих наймах, оформлении пенсии и других официальных процедурах.