Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудвую деятельность гражданы России. В этой статье подробно разберём, кому принадлежит трудовая книжка, какие виды существуют, как её оформляются и какие особенности действуют с 2020‑го года.
Кому принадлежит трудовая книжка?
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка оформляется каждому работнику, который заключает трудовой договор. При этом:
- Трудовая книжка принадлежит самому работнику. Она хранится у него, а при увольнении передаётся в личное дело сотрудника.
- Работодатель лишь выдаёт и заполняет соответствующие страницы документа.
- В случае потери книжки работник имеет право запросить её дубликат, но юридическая собственность на документ остаётся за ним.
Электронная vs бумажная форма
С 1 января 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). При этом:
- Электронная форма не отменяет бумажную – возможен их совместный использование, если работник не отказался от бумажного варианта.
- Электронная книжка хранится в базе данных ФССП и доступна работодателю и самому работнику через личный кабинет.
- Переход на ЭТК обязателен для всех новых сотрудников, принятых с 2021 года.
Таким образом, трудовая книжка принадлежит работнику, но её оформление и ведение могут осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде.
Кто выдает трудовые книжки?
Официальным органом, выдающим бумажные трудовые книжки, является поликлиника (в учреждении здравоохранения) или отделение Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд). При этом:
- Для большинства организаций выдача происходит через службу кадров – они оформляют форму по установленному образцу.
- С 2021 года многие компании используют электронный сервис для мгновенного создания записи в ЭТК.
Что входит в содержание трудовой книжки?
Внутри каждой записи фиксируются такие сведения:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Место и дата рождения (для подтверждения личности).
- Сведения о месте работы, даты начала и окончания трудового договора.
- Должность, ставка, разряд.
- Сведения о профсоюзных и иных организационных отношениях.
- Информация о стаже, отпуске, премиях, наградах.
Эти данные позволяют установить трудовой стаж и подтвердить наличие работы у конкретного гражданина.
Как оформить электронную трудовую книжку в 2026 году?
Пошаговая инструкция для новых сотрудников:
- Регистрация в системе – работодатель отправляет запрос в электронный кадровый портал.
- Заполнение данных – вводятся ФИО, паспортные данные, сведения о предыдущей работе.
- Подтверждение – работник получает ссылку на личный кабинет, где проверяет введённые сведения.
- Подписание – электронная подпись работника фиксирует факт согласия.
- Печать в системе – после подтверждения генерируется QR‑код, который привязывается к книжке.
Важно помнить, что с 2026 года все новые сотрудники автоматически получают электронную форму, если они не заявили об отказе от неё.
Какие особенности действуют при переходе с бумажной на электронную форму?
Некоторые важные нюансы:
- Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель может одновременно вести оба варианта.
- При увольнении сотрудника оригиналы бумажных записей передаются в личное дело, а электронные – сохраняются в базе.
- В случае потери электронной книжки работник может запросить дубликат через ФССП или через личный кабинет.
Кому принадлежит бумажная трудовая книжка?
Хотя документ выдаётся работодателем, юридическая собственность на него остаётся у работника. Поэтому:
- При увольнении работник имеет право забрать свою книжку.
- Если книжка потеряна, её можно восстановить, предоставив заявление и копию паспорта.
- В случае спора о праве собственности суд признает работника владельцем документа.
Что говорит закон о возможности отказа от бумажной формы?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник может отказаться от бумажной формы и полностью перейти на электронную. Для этого необходимо:
- Подать письменное заявление в HR‑отдел.
- Подтвердить согласие на электронный формат.
- Получить подтверждение от работодателя о переходе.
После этого все записи будут вноситься исключительно в электронную базу.
Таким образом, трудовая книжка принадлежит самому работнику. Она может быть оформлена в бумажном или электронном виде, а переход на электронную форму стал обязательным с 2020‑го года. Правильное ведение и хранение этой книги – гарантия юридической защиты прав работника и подтверждение его трудового стажа.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению или получению дубликата, обратитесь в отдел кадров или в соответствующее подразделение Роструда.