Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника․ Вопрос о том, как и в каких случаях можно выдать копию трудовой книжки, часто вызывает недоразумения․ Ниже мы разберём все нюансы, которые помогут работодателю действовать в рамках закона и избежать конфликтов с сотрудниками․
Правовая база
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)
В соответствии с Статьей 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику копии документов, связанных с трудовыми отношениями, включая трудовую книжку․ При этом:
- Копия должна быть полностью идентична оригиналу (соблюдены все страницы, даты, подписи)․
- Копия может быть выдана только после получения письменного согласия работника на хранение и обработку персональных данных․
- При выдаче копии работник имеет право получить её в любой момент, включая момент увольнения․
Гострудинспекция и Роспотребнадзор
В 2026 году в Нижегородской области Гострудинспекция подтвердила, что работодатель вправе хранить копии документов работника (паспорт, СНИЛС, трудовую книжку) в личном деле при условии согласия на обработку персональных данных․
Письмо Роспотребнадзора от N 01/16860-9-32 уточняет, что при подготовке и удостоверении копии трудовой книжки следует ставить дату удостоверения․
Условия хранения копии трудовой книжки
Согласие работника
Для хранения копии необходимо письменное согласие работника․ Без него копию получить нельзя․ Согласие оформляется в виде письменного заявления с указанием:
- Наименования организации․
- ФИО работника․
- Положения о хранении и обработке персональных данных․
- Дата и подпись работника․
Форма и оформление копии
Копия должна быть:
- Сделана качественной ксерокопией или скан-копией всех страниц․
- Весьма прошитой (если копия в бумажном виде)․
- Променом пронумерованной и опломбированной․
- Содержать штамп и подпись лица, уполномоченного заверять документы․
- В конце копии указать, где хранится оригинал трудовой книжки․
Как заверить копию трудовой книжки
Порядок по ГОСТу
Для заверения копии необходимо:
- Подготовить копию, соответствующую оригиналу․
- Подписать приказ или доверенность на лицо, которое будет заверять копию․
- Вставить штамп с надписью «Копия верна»․
- Указать дату удостоверения и подпись уполномоченного лица․
Пример заверения
Ниже приведён образец заверения копии трудовой книжки (2026 год):
[Организационный блок] Копия трудовой книжки № __________ Настоящим удостоверяется, что копия трудовой книжки, подготовленная в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, является точной копией оригинала․ Дата удостоверения: __________ [Штамп] [Подпись уполномоченного лица]
Выдача копии трудовой книжки
При увольнении
При увольнении работника работодатель обязан:
- Выдать копию трудовой книжки․
- Предоставить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку (образец ниже)․
- Если работник отказывается, оформить акт отказа от получения трудовой книжки․
Образец уведомления
Образец уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку:
[Организационный блок] Уведомление Уважаемый(ая) [ФИО работника], Настоящим информируем Вас о необходимости забрать трудовую книжку, которую Вы получили в результате трудовых отношений с нашей организацией․ Пожалуйста, посетите отдел кадров в течение 5 рабочих дней с момента получения данного уведомления․ С уважением, [Подпись] [Должность] [Дата]
Образец акта отказа
Если работник отказывается от получения трудовой книжки, оформляется акт отказа:
[Организационный блок] Акт отказа от получения трудовой книжки Я, [ФИО работника], отказался(ась) от получения трудовой книжки, выданной организацией [название организации]․ Подпись: __________
Электронная трудовая книжка
Как получить копию электронной трудовой книжки
С 2026 года в России действует электронная трудовая книжка, доступная через портал Госуслуги․ Для получения копии:
- Войдите в личный кабинет на Госуслугах․
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»․
- Скачайте PDF‑копию с отметкой «Копия верна»․
- Сохраните копию в личном деле сотрудника․
Когда подходит копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, действует до тех пор, пока не будет внесено новое изменение в оригинал․ При переходе на электронную трудовую книжку копия становится неактуальной, но может использоваться в качестве подтверждения предыдущего стажа․
Практические советы работодателю
- Всегда храните копию в защищённом месте (например, в личном деле сотрудника)․
- Проверяйте, что копия полностью соответствует оригиналу (проверьте даты, подписи, номера страниц)․
- Соблюдайте согласие работника на хранение и обработку персональных данных․
- Обязательно заверяйте копию и сохраняйте копию заверения․
- При увольнении выдавайте копию и оформляйте все необходимые документы (уведомление, акт отказа)․
- Если работник переходит на электронную трудовую книжку, убедитесь, что копия не содержит устаревших данных․
Правильное оформление и хранение копии трудовой книжки – важный аспект соблюдения трудового законодательства․ Соблюдение всех требований ТК РФ, ГОСТа и рекомендаций государственных органов поможет избежать конфликтов с сотрудниками и юридических рисков․ Не забывайте, что копия должна быть точной, заверенной и храниться с согласия работника․
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться к специалистам по трудовому праву или использовать готовые образцы документов, которые можно найти в базе КонсультантПлюс и других правовых порталах․