Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, кто и когда имеет право забрать трудовую книжку, регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. Ниже представлен подробный разбор правовой основы, порядка действий работодателя и работника, а также практических рекомендаций для избежания споров.

Нормативная база

• Статья 66.1 ТК РФ – определяет порядок выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
• Постановление Правительства РФ от № 225 (в ред. последующих изменений) – регламентирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Методические рекомендации и разъяснения органов труда (Онлайн Инспекция, КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Такском и др.).

Источник из сети: «Сегодня 10:23:21 () … Онлайн Инспекция – Что делать, если мне не выдали на руки трудовую книжку или не предоставили сведения о трудовой деятельности: 1.2. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо …»

Когда и как выдаётся трудовая книжка при увольнении

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, трудовая книжка выдаётся работнику в последний рабочий день (день прекращения трудового договора). Если в этот день работник отсутствует либо отказывается получить документ, работодатель обязан:

1. Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте.
2. Сохранить копию уведомления и proof of delivery (например, подтверждение получения заказным письмом).
3. При невозможности вручения лично – организовать отправку заказным письмом с описью вложения.

Источник из сети: «Невыдача трудовой книжки при увольнении: Если работник по какой‑то причине не может лично получить трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте. Для защиты своих прав работник может обратиться в комиссию по трудовым спорам, если таковая имеется в организации, или в районный (городской) суд.; 2021-01-26T21:00:00»

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку при увольнении?

Ситуация, когда работник не явился за документом либо отказался от его получения, требует чёткого соблюдения процедуры, иначе работодатель рискует привлечь к административной ответственности.

Действия работодателя

• Составить и направить уведомление (образец можно найти в КонсультантПлюс: «Образец: Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения»).
• При отсутствии реакции – направить повторное уведомление с указанием срока (например, 10 рабочих дней).
• По истечении срока – оформить акт об отказе от получения трудовой книжки (образец также доступен в КонсультантПлюс).
• Хранить трудовую книжку в личном деле работника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению трудовых документов).

Права работника

• Получить трудовую книжку лично в любой удобный для него день, предварительно согласовав дату с кадровой службой.
• Запросить отправку документа заказным письмом с уведомлением о вручении.
• В случае отказа работодателя выдать книжку или уклонения от отправки – обратится в комиссию по трудовым спорам при организации или в районный (городской) суд.
• При необходимости получить справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) – это допустимая альтернатива, если оригинал трудовой книжки недоступен;

Источник из сети: «Работник не забрал трудовую книжку при увольнении: что делать? … Кадровое дело: Работник не забрал трудовую книжку при увольнении: что делать? … если хотите углубить свои знания в сфере кадрового делопроизводства без отрыва от основной деятельности и работы: на курсе Специалист по кадрам 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела.; 2026-03-19T00:00:00»

Альтернативные способы получения трудовой книжки

Отправка по почте

Если работник не может явиться лично, допустимо отправить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. При этом важно:

• Упаковать документ в прочный конверт, чтобы избежать повреждения.
• Сделать копию описи и уведомления для собственного архива.
• Сохранить трек‑номер отправления.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Работник, выбравший ЭТК, получает доступ к своим данным через личный кабинет на портале «Работа в России». В этом случае:

• Выдача бумажного оригинала не требуется.
• Работодатель обязан передать сведения в ПФР в электронном виде.
• При необходимости можно заказать выписку из ЭТК (бумажный или электронный вариант).

Источник из сети: «Можно ли выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки?: Оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя, пока сотрудник состоит в этой организации. Тем не менее, в некоторых случаях сотрудник может забрать себе на определенный срок оригинал документа.; 2023-05-02T10:11:15»

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи

Нарушение требований ст. 66.1 ТК РФ может повлечь:

• Административный штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
• Обязанность выплатить компенсацию за моральный вред, если действия работодателя привели к нарушению прав работника (например, невозможность трудоустройства из‑за отсутствия документа).
• Возможность признания действий работодателя неправомерными судом и восстановление нарушенного права.

Источник из сети: «Онлайн Инспекция ― Выдача трудовой книжки: В изложенной ситуации работник был вправе получить свою трудовую книжку в другой день как лично, так и по почте. Работодатель правомерно направил уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой в течение уведомительного срока.»

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создать шаблоны уведомлений и актов (уведомление о необходимости забрать трудовую книжку, акт об отказе от получения). Хранить их в единой базе документов.
2. Вести журнал выдачи трудовой книжки с отметками о дате, способе выдачи (лично/почта) и подписи получателя.
3. При переходе на ЭТК – своевременно информировать сотрудников о порядке доступа к электронным данным и о возможности получения бумажной выписки.
4. Обеспечить обучение кадровых специалистов изменениям в законодательстве (например, курсы «Специалист по кадрам 1С ЗУП 8.3»).
5. В случае спора – сразу фиксировать все переписки и уведомления, чтобы иметь доказательную основу при обращении в комиссию по трудовым спорам или суд.

Право забрать трудовую книжку принадлежит каждому работнику, а обязанность обеспечить её выдачу – работодателю. Закон чётко регламентирует порядок действий в обычной ситуации (выдача в последний рабочий день) и в исключительных случаях (отсутствие работника, отказ от получения). Соблюдение установленной процедуры не только защищает права сотрудников, но и минимизирует риски административной ответственности для организации.

Следуя рекомендациям, используя готовые образцы уведомлений и актов, а также учитывая возможности электронной трудовой книжки, кадровые службы могут эффективно управлять процессом выдачи трудовых книжек и поддерживать доверительные отношения с персоналом.