Трудовая книжка – один из обязательных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Ее выдача регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В этой статье подробно рассматриваем, выдают ли трудовую книжку, какие сроки установлены, какие формальности необходимо выполнить и что делать, если работник не получил её.
Правовая основа
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи в Пенсионный фонд и другие органы. Также ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ предписывает, что при увольнении работник должен подать письменное заявление о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности.
Ключевые нормы
- Граф 1 – порядковый номер вносимой записи.
- Граф 2 – дата выдачи трудовой книжки.
- Граф 3 – запись о подаче заявления.
- Граф 4 – содержание заявления (дата и номер регистрации работника).
Когда выдается трудовая книжка?
По правилам, изложенным в КонсультантПлюс и FactorAcademy, выдача происходит в следующих случаях:
- В последний день работы при увольнении (окончание трудового договора).
- При завершении отпуска – если книжка хранится у работодателя.
- По запросу сотрудника – в любой момент, если он предоставляет заявление о выдаче.
Сроки выдачи
- В день увольнения (последний рабочий день) – обязательный срок.
- Если работник не забрал книжку в установленный срок, работодатель обязан выслать её по почте или иным способом, но не позже 3 рабочих дней со дня обращения.
Как оформить выдачу на руки?
Для выдачи трудовой книжки на руки необходимо оформить заявление работника. Пример такого заявления регулируется Постановлением ПГ/25181-6-1 от (Роструд).
Содержание заявления
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Цель получения трудовой книжки (например, «для подачи в Пенсионный фонд»).
- Дата и подпись.
После получения заявления работодатель оформляет выдачу, фиксирует факт в Книге учёта движения трудовых книжек и ставит отметку о дате выдачи.
Что делать, если трудовую книжку не выдали?
Если по окончании отношений работник не получил свою книжку, он имеет право:
- Подать в Роструд жалобу.
- Требовать выдачи книжки в судебном порядке.
- Требовать компенсацию за причинённый ущерб (например, задержка оформления пенсионных выплат).
Согласно КонсультантПлюс, после направления работнику уведомления о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте, работодатель освобождается от ответственности за дальнейшие задержки.
Как правильно оформить запись в книге учёта движения трудовых книжек?
Для документального подтверждения факта выдачи необходимо внести запись в Книгу учёта движения трудовых книжек. В эту запись включают:
- ФИО работника.
- Дата выдачи.
- Номер страницы в трудовой книжке, где произведена запись.
- Подпись ответственного лица.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдавать копию вместо оригинала?
Нет. По ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать оригинал бумажной трудовой книжки. Копия не заменяет оригинал.
Что делать, если книжка потеряна работодателем?
В этом случае работодатель обязан в течение 10 дней предоставить работнику дубликат или выдать новый оригинал, а также оформить соответствующую запись в книге учёта.
Сколько времени работодатель может удерживать трудовую книжку?
Официальных ограничений нет, но фактическая выдача должна произойти в последний день работы или в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.
Нужно ли оформлять отдельный документ при выдаче на руки?
Да. Требуется оформить заявление работника и зафиксировать факт выдачи в книге учёта движения трудовых книжек.
Таким образом, выдача трудовой книжки – обязательная процедура, регулируемая ТК РФ и нормативными актами. Работодатель обязан выдать оригинал в последний день работы, оформить соответствующую запись и, при необходимости, оформить заявление на выдачу на руки. При нарушении сроков работник имеет право защитить свои интересы через профнадзор и судебные органы.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и рекомендаций, актуальных на 23 мая 2026 г.