Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудующую деятельность работника. Её хранение, учёт и выдача регулируются строгими нормами Трудового кодекса РФ и Федерального закона «Об архивном деле». В данной статье подробно рассматриваются правила хранения трудовых книжек, сроки их сохранения, а также ответственные лица и типичные ошибки.

Нормативная база

Для понимания, как правильно хранить трудовые книжки, необходимо знать ключевые правовые документы:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 463, ст. 81, ст. 84.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 2022 г.)
• Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «Об утверждении Правил учёта, хранения и выдачи трудовых книжек».
• Приказ Минфина России № 55н от 11 апреля 2022 г. «Об утверждении формы и требований к бланкам трудовых книжек».

Эти документы определяют:

1. Каким образом осуществляется учёт бланков и вкладышей.
2. Как оформляются книги‑журналы учёта.
3. Какие сроки хранения установлены для разных категорий трудовых книжек.

Сроки хранения трудовых книжек

• До 1 января 2003 г. – 75 лет.
• С 1 января 2003 г. – 50 лет.

После истечения установленного срока книжки подлежат уничтожению в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом об архивном деле.

Важно! Даже если сотрудник ушёл с работы, его трудовая книжка хранится «до востребования» у работодателя, пока не будет вынесено официальное решение об уничтожении.

Кто отвечает за хранение?

Ответственность за учёт, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на назначенного лица, которое может быть:

• Кадровым специалистом;
• Бухгалтером;
• Секретарём;
• Руководителем организации (в малых предприятиях).

Для официального назначения издаётся отдельный приказ. При смене ответственного составляется акт приема‑передачи, в котором указываются:

• ФИО работников, владельцев книжек;
• Серийные номера и серии каждой книжки;
• Причины отсутствия отдельных экземпляров.

Оформление и ведение учётных книг

Работодатель обязан вести два основных документа:

1. Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Требования к оформлению:

• Все страницы пронумерованы, прошнурованы.
• Книги заверяются подписью руководителя и печатью (или опломбом, если печати нет).
• В конце каждой страницы указывается количество страниц, пронумерованных и скрепленных печатью.

Если в организации нет сургучной печати, допускается опломбирование – прошивка нитью, прикрепление к внутренней стороне обложки и штамповка обычной печатью.

Где хранить трудовые книжки?

Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчётности, их хранение должно соответствовать требованиям архивного дела:

• Сейф или специальный пожар‑ и взломостойкий шкаф в охраняемом помещении.
• Для крупных предприятий – отдельный кладовой с контролируемым доступом.
• Отдельное хранение вкладышей и бланков – в кабинке руководителя или в бухгалтерии.

Испорченные или ошибочно заполненные бланки уничтожаются с составлением акта уничтожения. Расходы на испорченный бланк несёт работодатель.

Выдача трудовых книжек

Трудовую книжку выдают работнику в следующих случаях:

• При увольнении (по желанию работника или по инициативе работодателя).
• Для оформления пенсионных выплат.
• По письменному запросу работника в любой момент его службы.

При выдаче в книге учёта вносится отметка о передаче, а работник подписываеться в своей личной карточке и в журнале движения.

Типичные ошибки и как их избежать

По практике трудовой инспекции, часто выявляются следующие нарушения:

• Отсутствие назначенного ответственного лица.
• Непрошитые или непронумерованные журналы.
• Неучтённые или утерянные бланки.
• Хранение в неподходящих условиях (влажные, светлые места).
• Выдача устаревших образцов бланков (до 2021 г.).

Для предотвращения рисков рекомендуется:

1. Регулярно проверять наличие и актуальность приказов о назначении ответственного.
2. Осуществлять ежемесячный контроль за заполнением учётных книг.
3. Хранить книги в сейфе и обеспечивать их защиту от доступа посторонних.
4. Своевременно обновлять бланки, если они изношены или устарели.

Что делать, если книжка потеряна или повреждена?

В случае потери или повреждения:

• Составить акт по факту утери с указанием причин.
• При необходимости оформить дубликат по установленной форме.
• Если дубликат не предусмотрен, работник может запросить выписку из личного дела (трудовой договор, приказы о трудоустройстве и т.д;).

Работодатель обязан предоставить сотрудникам копию их трудовых книжек в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного запроса (ст. 81 ТК РФ).

Краткое резюме

Для правильного хранения трудовых книжек необходимо соблюдать следующие ключевые пункты:

1. Определить ответственного лица и оформить соответствующий приказ.
2. Вести учётные книги, пронумеровав, прошнуровав и заверив их подписью и печатью.
3. Хранить книжки в сейфе или ином защищённом помещении.
4. Соблюдать установленные сроки: 75 лет (до ) и 50 лет (с ).
5. Своевременно выдавать книжки при увольнении или по запросу работника.
6. Составлять акты при передаче, утере или уничтожении.

Соблюдение этих требований защищает работодателя от штрафов, упрощает работу с инспекцией труда и гарантирует законность отношений с персоналом.

Для более детального ознакомления с примерами оформления приказов и журналов рекомендуем обратиться к специализированным ресурсам:

• КонсультантПлюс – раздел «Учёт и хранение трудовых книжек»
• Статьи о правилах хранения трудовых книжек

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – оставляйте их в комментариях, и мы постараемся дать развернутый ответ.