Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и полученные права. Иногда требуется предоставить её копию: при оформлении виз, получении кредита, в суде или при смене места работы. Правильное изготовление и заверение копии гарантирует её юридическую силу и избавляет от лишних проблем.

Правовая база

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работник имеет право получить копию трудовой книжки. При этом работодатель обязан:

1. Выдать копию в течение пяти рабочих дней после получения письменного запроса.
2. Заверить копию подписью и печатью организации.
3. Оформить выдачу в акте вручения.

Если копия будет использована в суде, необходимо, чтобы она была заверена в надлежащем порядке (подпись, печать, отметка о количестве листов).

Когда нужна копия трудовой книжки?

• Оформление заграничного паспорта или визы.
• Получение кредита в банке.
• Участие в судебных разбирательствах.
• Перевод в другую организацию, где требуется подтверждение стажа.
• Восстановление утерянной оригинальной книжки (копия может стать основой для дубликата).

Подготовка к копированию

Перед тем как приступить к изготовлению копии, подготовьте следующее:

• Оригинал трудовой книжки.
• Ксерокс или сканер, способный печатать в формате А4.
• Бумагу формата А4 (лучше использовать плотность 80‑100 г/м²).
• Степлер, прошивальная машина или клей‑скотч для скрепления листов.
• Печать организации (штамп) и подпись ответственного лица.
• Бланк заявления работника на выдачу копии (пример ниже).

Как правильно сделать копию трудовой книжки

Копирование страниц

1. Положите оригинал на стекло ксерокса так, чтобы каждая страница (включая ьный лист и последнюю страницу с записью о закрытии) была полностью видна.
2. Установите режим двухсторонней печати (если ваш ксерокс поддерживает) – так каждый лист будет содержать разворот оригинала (левая и правая стороны).
3. Если двухсторонняя печать недоступна, делайте копию каждой стороны отдельно, а потом скрепляйте листы в правильном порядке.
4. Проверьте, что на копиях видны все подписи, печати и даты без искажений.

Нумерация листов

После печати всех страниц выполните нумерацию в правом нижнем углу каждой листа:

Лист 1 из 6

Это упрощает проверку целостности документа и предотвращает подмену страниц.

Скрепление (сшивание) копии

Существует два основных способа:

• Степлером (скрепкой) – подходит для небольших книжек (до 8 листов). Скрепляйте листы в левом верхнем углу, оставляя место для последующей прошивки.
• Прошивка – более надёжный способ, требующий прошивальной машины. На обороте последнего листа делайте отметку о количестве листов и ставьте подпись.

Если организация использует клей‑скотч (для временных копий), убедитесь, что скотч не закрывает подписи и даты.

Заверение копии

После скрепления выполните заверяющую запись на последнем листе (или на отдельном листе‑приложении):

Копия верна
Количество листов: ___
Подпись ______________________
(Ф.И.О., должность)
Печать организации

Если копия состоит из более чем 5 листов, рекомендуется опломбировать её специальным скрепляющим конвертом, где также ставится отметка о количестве листов.

Образцы документов

Заявление работника

<h3>Заявление</h3>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, прошу выдать мне копию трудовой книжки в соответствии со ст. 62 ТК РФ.</p>
<p>Дата: «__» _______ 2026 г.</p>
<p>Подпись: ______________________</p>

Заверительная надпись работодателя

<p><b>Копия верна</b></p>
<p>Количество листов: 6</p>
<p>Дата: «23» мая 2026 г.</p>
<p>Подпись: ______________________ (Ф.И.О., должность)</p>
<p>Печать организации</p>

Электронная копия трудовой книжки

С 2024 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При необходимости предоставить её копию:

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
2. Скачайте PDF‑версию ЭТК.
3. Распечатайте документ на принтере с высоким разрешением (300 dpi).
4. Оформите печатью и подписью, как обычную копию.

Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он подписан квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверять копию у нотариуса?

Для трудовой книжки нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи и печати работодателя, как предусмотрено ТК РФ.

Нужна ли подпись работника на копии?

Подпись работника ставится только в заявлении. На самой копии подпись делает только уполномоченное лицо работодателя.

Можно ли использовать обычный клей вместо прошивки?

Теоретически да, но в официальных документах предпочтительно использовать прошивку или степлер, чтобы обеспечить целостность и невозможность подмены листов.

Сколько времени даёт работодатель на выдачу копии?

Согласно ТК РФ – не более пяти рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Ошибки, которых следует избегать

• Пропуск страниц. Убедитесь, что каждая страница оригинала попала в копию.
• Неправильный порядок листов. Перепутанные листы делают копию недействительной.
• Отсутствие нумерации. Без нумерации невозможно быстро проверить целостность.
• Отсутствие заверения. Копия без подписи и печати работодателя не считается официальным документом.
• Неактуальная дата. Указывайте реальную дату заверения, иначе копия может быть отклонена.

Сшивание копии трудовой книжки – процесс, который требует внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Следуя описанным шагам, вы получите документ, признанный юридически действительным, и сможете использовать его в любой официальной ситуации.

Помните: правильное копирование, нумерация, скрепление и заверение – ключевые элементы, гарантирующие законность вашего документа.