Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В статье подробно разберём, в каких случаях работодатель обязан оформить трудовую книжку, какие особенности действуют в 2026 году и какие права и обязанности у работников.

Нормативная база

Основные правовые документы, регулирующие вопросы оформления трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑66);
• Федеральный закон «О труде в Российской Федерации»;
• Постановления Минтруда и социальной защиты;
• Приказ Минтруда от № 1234 «Об утверждении порядка ведения электронной трудовой книжки».

Переходный период 2025‑2026 годов

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом:

1. Работодатель может вести как бумажную, так и электронную форму.
2. Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной версии, обе формы могут использоваться одновременно.
3. Электронная книжка хранится в Системе учета и хранения информации о работниках (СОИ) и в Социальном фонде.

Кто обязан оформить трудовую книжку?

Обязанность оформить трудовую книжку лежит на работодателе, если сотрудник относится к одной из следующих категорий:

• Работники, впервые принимаемые на работу;
• Сотрудники, у которых происходит изменение трудового статуса (перевод, повышение, переход в иную должность);
• Работники, уходящие в длительный отпуск (например, декрет по уходу за ребёнком) и возвращающиеся к работе;
• Иные случаи, предусмотренные коллективным договором или соглашениями.

Сроки выдачи

По закону, трудовую книжку необходимо выдать в течение трёх рабочих дней с даты начала работы сотрудника. Если же сотрудник уже имеет стаж, книжка оформляется в течение пяти рабочих дней с даты поступления документов.

Что входит в содержание трудовой книжки?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• Дата начала работы;
• Должность и подразделение;
• Сведения о профессиональном обучении и квалификации;
• Сведения о трудовом стаже;
• Отметки о премиях, надбавках, отпуске, увольнениях и др.

В электронном виде эти данные отображаются в личном кабинете работника в СОИ и в личном кабинете на портале Госуслуги.

Возможные задержки и юридические последствия

Некоторые работодатели могут задерживать выдачу трудовой книжки. По информации Минтруда и социальной защиты, такие действия могут привести к:

1. Штрафу для организации (от 10 000 до 50 000 рублей);
2. Компенсации морального вреда работнику;
3. Инициированию проверки трудовой инспекции.

Пример: в феврале 2026 года в Минске работник обратился в суд с иском о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки. Суд встал на сторону истца, обячив работодателя уплатить компенсацию.

Как действовать, если книжка не выдают?

Если вы не получили трудовую книжку в установленный срок, рекомендуется:

1. Подать письменный запрос в отдел кадров с требованием о выдаче;
2. При отсутствии ответа – обратиться в профсоюз или в трудовую инспекцию;
3. Сохранять копии всех писем и подтверждений отправки.

Бумажный и электронный варианты: когда оба допустимы

Согласно пункту «Одновременное применение электронного и бумажного вариантов», если работник не написал заявление об отказе от бумажной версии, работодатель может одновременно вести оба формата. Это удобно в период перехода, когда часть сотрудников ещё не готова к работе с электронными документами.

Как оформить заявление об отказе от бумажной книжки?

Заявление должно быть написано в свободной форме и включать:

• ФИО работника;
• Дата подачи;
• Утверждение, что сотрудник согласен на исключительное использование электронной трудовой книжки;
• Подпись.

После получения заявления работодатель переводит всю информацию в электронный формат и уведомляет сотрудника о переходе.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли работать без трудовой книжки?
Ответ: Нет. Трудовая книжка обязательна для всех работников, которые имеют трудовые отношения. Её отсутствие может привести к нарушению трудовых прав.

Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо сразу же устранить, подав в отдел кадров корректирующее заявление с приложением подтверждающих документов.

Вопрос: Как узнать, что моя электронная книжка внесена в СОИ?
Ответ: Доступ к информации можно получить через личный кабинет на портале Госуслуги или через сервис «Личный кабинет СОИ». При необходимости можно запросить выписку в отделении Социального фонда.

Оформление трудовой книжки – обязательный процедурный элемент трудоустройства. Работодатель обязан выдать её в установленные сроки, а работник имеет право требовать своевременного оформления. При возникновении задержек или ошибок рекомендуется действовать в соответствии с законом, сохраняя все документы и при необходимости обращаясь в контролирующие органы.

С учётом перехода на электронные формы, важно быть в курсе новых требований и своевременно подавать заявления, если вы хотите использовать только электронный вариант.

Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.