Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В России она является обязательной для всех работников, а в Украине и некоторых других странах переходят к электронному формату. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно вести трудовую книжку, какие сведения в неё вносится, как избежать ошибок и как перейти к электронному варианту.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — письменный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные заработные платы, а также сведения о стаже, премиях, отчислениях и т.д. В России она регулируется Федеральным законом «О трудовых книжках» (№ 149‑ФЗ) от 30 июня 2001 г.
Основные сведения, которые вносятся в трудовую книжку
- Дата начала работы и дата окончания работы (если она завершена).
- Наименование работодателя и его ИНН.
- Должность и должностные обязанности.
- Размер заработной платы (если это необходимо для расчёта стажа).
- Сведения о стаже (срок работы в календарных днях).
- Премии, надбавки, отчисления (если они влияют на стаж).
- Сведения о стаже по отчислениям в пенсионный фонд (для расчёта пенсионного возраста).
Формат записи
Записи делаются в виде табличных строк, каждая из которых содержит дату и сведения о трудовом отношении. Важно, чтобы каждая запись была подписана и печатана работодателем, а работник подписывал только в случае подтверждения правильности данных.
Как правильно вести трудовую книжку?
Регистрация при приёме на работу
- При приёме работника в первый день работы работодатель вносит запись о начале трудового договора;
- Запись должна содержать полное наименование работодателя, должность и дата начала работы.
- Работник подписывает запись, подтверждая её достоверность.
- В случае перехода работника в другую организацию, в трудовой книжке создаётся новая строка с датой перехода.
Корректировка ошибок
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, её можно исправить только в том же месте, где была допущена ошибка, с указанием причины исправления и датой внесения изменений. Важно, чтобы исправление было подписано и печатано работодателем.
Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:
- Все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде.
- Бумажные записи сохраняются только как архивные копии.
- Стаж и данные о трудовых отношениях автоматически обновляются в реестре.
Для перехода в ЭТК работодатель должен:
- Зарегистрировать компанию в системе «Электронная трудовая книжка».
- Подключить электронную подпись (ЭП) для подписания документов.
- Внести данные о сотрудниках в систему, используя шаблоны, предусмотренные законодательством.
- Периодически проверять корректность данных и обновлять их при изменении должности, зарплаты и т.д.
Особенности ведения трудовой книжки в Украине
В Украине до 10 июня 2026 г. все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц. Это означает, что:
- Работодатели обязаны сканировать бумажные записи и загружать их в реестр.
- Сотрудники могут просматривать свои данные онлайн через портал «Дія».
- При переходе на электронный формат необходимо соблюдать требования к защите персональных данных.
Практические советы по ведению трудовой книжки
- Регулярность — обновляйте данные каждый раз при смене должности, зарплаты или при выходе из компании.
- Точность — проверьте все даты и суммы перед подписанием.
- Сохранность — храните копии бумажных записей в безопасном месте.
- Проверка — периодически сверяйте данные в трудовой книжке с выписками из налоговых и пенсионных фондов.
- Обучение персонала — проводите тренинги для кадровиков по правильному заполнению и хранению трудовых книжек.
Что делать при ошибках в трудовой книжке?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, необходимо:
- Составить письменное заявление о исправлении, указав причину и дату исправления.
- Подписать заявление работодатель и работник.
- Внести исправление в том же месте, где была допущена ошибка, с указанием даты исправления.
- Сохранить копию исправления в архиве.
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения наличия ЭТК работника можно:
- Проверить в системе «Электронная трудовая книжка» наличие записи о сотруднике.
- Запросить выписку из реестра застрахованных лиц (для Украины).
- Обратиться к работодателю с просьбой предоставить копию электронного документа.
Ведение трудовой книжки — неотъемлемая часть кадрового учёта. Правильное заполнение, своевременное обновление и переход к электронному формату позволяют работодателям и сотрудникам избежать множества проблем, связанных с подтверждением стажа, расчётом пенсии и другими трудовыми вопросами. Следуйте рекомендациям, приведённым выше, и вы будете уверены, что ваш трудовой стаж учтён корректно и надёжно.