Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются основные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное заполнение позволяет работодателю вести учёт перемещений, квалификаций и наград, а работнику – подтверждать свой трудовой стаж и права.
Что именно включает запись в трудовую книжку
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами (КонсультантПлюс, ЕИСОТ и др.) в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- ФИО работника (фамилия, имя, отчество).
- Дата рождения и место рождения.
- Образование и квалификация (специальность, степень, звание).
- Место и дата приема на работу (подпись руководителя, номер приказа).
- Сведения о переводе на другую постоянную работу – дата, основание, новая должность/разряд.
- Сведения об увольнении – дата, основание увольнения, ссылка на соответствующий пункт ТК РФ.
- Награждения и поощрения – указание на присвоение премии, грамоты, medal/orders, а также ссылка на приказ о наградении.
- Квалификационные разряды/уровни – присвоение, изменение разряда, повышение квалификации.
- Сведения о совместительстве (если применимо) – основание и условия.
- Данные о трудовом стаже – общий и страховой.
Форма ввода сведений
Записи вносятся на основании официального приказа (распоряжения) работодателя. Приём, перевод и увольнение фиксируются не позднее недели после издания приказа, а при увольнении – в день увольнения. Текст записи должен полностью соответствовать форму приказа.
Как правильно оформлять раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» – центральный блок трудовой книжки. В него вводятся все изменения, связанные с выполнением трудовых обязанностей.
- Указание выполняемой работы (должность, подразделение, функции).
- Фиксация переводов – дата, основание, новая должность.
- Указание квалификации – получение, изменение, подтверждение.
- Запись о награждении – название награды, дата, основание.
- Сведения о увольнении – дата, причина, ссылка на ТК РФ.
Пример оформления:
Приказ № 156 от о переводе Ивана Ивана Иванова с должности мастера сборочного цеха в отдел контроля качества. Перевод выполнен с г. по решению руководства в целях оптимизации производственного процесса.
Награда и поощрение в трудовой книжке
По закону в трудовую книжку могут быть занесены любые виды поощрения, если работодатель этого предусматривает. Обычно вносят:
- Награды РФ (медали, ордена).
- Поощрительные выплаты (премии, благодарности).
- Грамоты и благодарности от руководства.
Запись о награждении оформляется так:
- Наименование награды.
- Дата присвоения.
- Основание – номер и дата приказа.
- Краткое описание заслуг (по желанию).
Сроки и порядок внесения записей
Согласно практике КонсультантПлюс и рекомендациям Министерства труда:
- Все записи о приёме, переводе, увольнении и награждении вносятся не позднее недели после издания приказа.
- При увольнении запись делается в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа.
- Если запись вносится позже, необходимо оформить дополнительный приказ с отметкой о внесении исправления.
Что делать, если трудовая книжка потеряна или содержит ошибки
В случае потери или выявления ошибок в книжке:
- Сотруднику выдаётся выписка из трудовой книжки, подтверждающая все записи.
- Вновь вносятся корректные сведения в новую книжку, с указанием «исправление ошибок»;
- При необходимости оформляется приказ о повторном заполнении с указанием даты и основания.
Краткое резюме
В трудовую книжку работников вносятся:
- Персональные данные (ФИО, дата рождения, место рождения).
- Сведения о образовании и квалификации.
- Информацию о приёме, переводах, повышении квалификации.
- Записи об увольнении с указанием основания.
- Данные о награданиях и поощрениях, подтверждённых приказами.
Все записи оформляются на основании официальных приказов, а сроки внесения строго регламентированы – не позже недели после издания приказа, а при увольнении – в день увольнения. Правильное заполнение гарантирует юридическую корректность и удобство дальнейшего использования трудовой книжки.