Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Она сопровождает человека с момента первого трудоустройства до выхода на пенсию и служит основанием для начисления страхового стажа, выплаты пособий и назначения пенсии․ В данной статье мы подробно рассмотрим, как оформляется первая трудовая книжка, какие нормативные акты регулируют её ведение, чем отличаются бумажный и электронный варианты, а также какие изменения вступили в силу с 2023 года․
Исторический контекст и нормативная база
Первые трудовые книжки появились в СССР в 1918 году, когда была введена обязательная учётная форма трудовой деятельности․ С тех пор документ претерпевал множество изменений, но его суть осталась неизменной – подтверждать факт трудоустройства и стажа․
Современное регулирование ведения трудовых книжек закреплено в следующих нормативных актах:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66) – прямо указывает, что записи в трудовой книжке могут делать только уполномоченные лица работодателя (кадровики, бухгалтеры) и запрещает физическим лицам‑работодателям производить такие записи;
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г․ – утвердило инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в организациях и учреждениях;
- Приказ Минтруда России № 320Н от – ввёл новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, действующую с 1 января 2023 года;
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ – регулирует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и порядок их ведения․
Бумажная vs электронная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант – печатный бланк формата А5, состоящий из обложки, основной части (сведения о работнике, местах работы, должностях, периодах работы) и вкладыша (сведения о наградах, поощрениях, повышении квалификации)․
Ключевые моменты:
- Заполняется только уполномоченным сотрудником отдела кадров;
- Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, запрещено использовать карандаш;
- Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
- С 2023 года бумажные книжки оформляются на новых бланках, утверждённых Приказом Минтруда № 320Н․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек, хранящихся в Пенсионном фонде России (с 2023 года – в Социальном фонде России)․ ЭТК представляет собой личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги», где отражаются все сведения о трудовой деятельности․
Преимущества ЭТК:
- Доступ к информации в любое время и из любого места через личный кабинет на «Госуслугах»;
- Автоматическая передача сведений работодателем в Социальный фонд России (СФР) – исключает риск утери или повреждения документа;
- Возможность быстро подтвердить наличие стажа при устройстве на новую работу, получении ипотечного кредита или оформлении пособий;
- Снижение административной нагрузки на кадровые службы․
Несмотря на активное внедрение ЭТК, многие работники сохраняют бумажные книжки – особенно те, кто начал трудовую деятельность до 2021 года или предпочитает иметь материальный носитель․
Как оформить первую трудовую книжку?
Оформление первой трудовой книжки происходит при приёме на работу впервые (то есть когда у гражданина ещё нет трудовой книжки или электронного её аналога)․ Ниже – пошаговая инструкция․
- Определение формы ведения – работник выбирает, хочет ли он вести бумажную трудовую книжку или электронную․ Выбор фиксируется в заявлении при приёме на работу․
- Подготовка документов – необходимы паспорт, СНИЛС, а также (при наличии) документы об образовании, квалификации и предыдущем опыте работы (если таковой имеется)․
- Заполнение бланка (для бумажного варианта):
- На обложке указываются ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, СНИЛС;
- В основной части вносятся сведения о первом месте работы: название организации, её ИНН, дата приёма, должность, трудовой функционал;
- Запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации;
- Если работник получает награды или поощрения, они вносятся в вкладыш․
- Внесение данных в ЭТК (для электронного варианта):
- Работодатель направляет сведения о приёме на работу в Социальный фонд России через систему электронного взаимодействия (ЭДО) либо непосредственно в личный кабинет сотрудника на «Госуслугах»;
- Сотрудник получает уведомление о successful записи и может проверить её в своём профиле;
- При необходимости можно выписать выписку из ЭТК в виде PDF‑документа;
- Хранение документа:
- Бумажная трудовая книжка хранится у работника; работодатель обязан предоставить её сотруднику при увольнении;
- Электронная трудовая книжка хранится в защищённом контуре Социального фонда России и доступна через личный кабинет․
Важно помнить, что первая запись в трудовой книжке должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с момента приёма на работу․ За несвоевременное оформление работодатель может привлечь к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Изменения с 2023 года: новая форма трудовой книжки
С 1 января 2023 года введена обновлённая форма трудовой книжки и вкладыша, утверждённая Приказом Минтруда России № 320Н от ․ Основные нововведения:
- Изменён размер полей и расположение реквизитов для более удобного заполнения;
- Добавлены новые графы для указания удалённой работы и гибкого графика;
- Уточнены требования к подписи и печати – теперь допускается использование электронной подписи при оформлении бумажного варианта в организациях, перешедших на ЭДО;
- Обновлённый вкладыш содержит отдельные разделы для сведения о повышении квалификации, профессиональной переподготовке и участии в волонтёрской деятельности․
Переход на новую форму осуществляется автоматически при выдаче новой трудовой книжки (например, при утере, порче или при первом трудоустройстве после )․ Старые бланки остаются действительными до их полного заполнения․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения факта ведения ЭТК достаточно:
- Войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» (https://www․gosuslugi․ru);
- Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»;
- Просмотреть текущие записи о местах работы, периодах и должностях;
- При необходимости скачать выписку в формате PDF или распечатать её․
Если запись отсутствует, значит работодатель ещё не передал сведения в Социальный фонд России․ В этом случае следует обратиться к своему руководителю или в отдел кадров с запросом о предоставлении сведений для внесения в ЭТК․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да, законодательство не запрещает дублирование сведений․ Однако основным считается тот формат, который выбран работником при приёме на работу․ При наличии обеих форм рекомендуется регулярно сверять данные, чтобы избежать расхождений․
- Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?
- Необходимо обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче дубликата․ Дубликат оформляется на основе данных, хранящихся в кадровой службе организации, и заверяется её печатью․ Если организация ликвидирована, восстановить запись можно через архив органов социальной защиты или через запрос в Социальный фонд России (при наличии ЭТК)․
- С какого года при приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка?
- С 1 января 2021 года работодатели обязаны оформлять электронные трудовые книжки для всех newly hired сотрудников, если работник не выразил явное предпочтение бумажного варианта․ С 2023 года бумажные книжки оформляются только на новых бланках, а электронные остаются основным способом ведения трудовой стажи․
- Нужно ли информировать работника о переходе на электронную трудовую книжку?
- Да․ Согласно ст․ 66 ТК РФ и Федеральному закону № 79‑ФЗ, работодатель обязан уведомить сотрудника о порядке ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) и получить его письменное согласие на выбранный формат․
Первая трудовая книжка – важный этап в трудовой биографии каждого гражданина․ Независимо от выбранного формата (бумажного или электронного) необходимо соблюдать требования законодательства, своевременно вносить записи и сохранять документ в надлежащем виде․ С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным и защищённым, однако бумажный вариант по‑прежнему остаётся актуальным для многих работников, особенно тех, кто начал свою карьеру до широкого внедрения ЭТК․
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете без труда оформить первую трудовую книжку, избежать распространённых ошибок и уверенно пользоваться своим трудовым стажем при обращении за пенсионными выплатами, пособиями или при устройстве на новую работу․