Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Правильное её оформление и ведение критически важны для расчёта пенсии, получения пособий и подтверждения опыта работы. В 2026 году действуют два параллельных формата: бумажная и электронная. Давайте разберем, что именно нужно для получения, оформления и ведения этого документа.
Обязательный пакет документов при приёме на работу
При трудоустройстве работодатель вправе потребовать только установленный законом перечень документов. К ним относятся:
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (в бумажной форме) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в электронном виде. Исключение: если трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
- Документы воинского учёта для военнообязанных (военный билет или приписное свидетельство).
Примечание: Документы об образовании, квалификации, специальности требуются только если работа связана с соответствующей специальностью (по Трудовому кодексу РФ).
Бумажная трудовая книжка: кому и как её оформляют в 2026 году
Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки сохраняется только в двух случаях:
- Работник уже имел такую книжку до 1 июля 2021 года и не подал заявление о переходе на электронную форму.
- Работник сам выбрал бумажный формат при первом трудоустройстве после 2021 года (на основании письменного заявления).
Кто оформляет новую бумажную книжку?
Работодатель обязан оформить работнику новую бумажную трудовую книжку в следующих ситуациях:
- При первом официальном трудоустройстве в жизни (если работник выбрал бумажный формат).
- Если у работника была старая книжка, но она утеряна или пришла в негодность.
Оформление производится по Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России).
Что вносят в ьный лист?
На ьном листе указываются на основании паспорта:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата рождения (число, месяц, год).
- Сведения об образовании (если требуется по должности).
Как заполняются записи об опыте работы?
Каждая запись должна содержать:
- Наименование организации-работодателя (с указанием изменений названий).
- Даты приёма и увольнения.
- Должность, специальность, профессия.
- Основание для приёма и увольнения (номер и дата приказа, иное основание).
- Подпись работника и расшифровка.
- Печать организации (если она была).
Важно: Записи о работе до 2021 года, если они были в старой книжке, переносятся в новую без изменений. Если у работника уже есть электронная трудовая, он может обратиться в СФР (Социальный фонд России) для внесения в неё сведений о работе до 2020 года.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как её получить
С 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для вновь принимаемых сотрудников. Сведения о трудовой деятельности формируются в базе данных СФР.
Как получить ЭТК?
- Автоматически при первом трудоустройстве после 2021 года. Работодатель сам направляет сведения в СФР. Работнику на Госуслугах или через работодателя выдается выписка из электронной трудовой (форма СТД-Р).
- По заявлению от работника, у которого уже есть бумажная книжка; Нужно подать заявление в СФР (через Госуслуги, лично или через работодателя) о переводе сведений в электронный вид.
Можно ли получить ЭТК через Госуслуги?
Да, через портал Госуслуги можно:
- Заказать выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р).
- Подать заявление на перевод сведений из бумажной книжки в электронную.
Критические ошибки, которых стоит избегать
Неправильное оформление трудовой книжки может привести к:
- Непризнанию стажа при назначении пенсии.
- Проблемам с подтверждением трудового стажа для других социальных льгот.
- Юридическим спорам с работодателем.
Что проверить обязательно:
- Все записи сделаны разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых).
- Указаны точные даты (число, месяц, год).
- Есть подписи ответственных лиц и печати (для записей, сделанных до 2021 года).
- При увольнении указана конкретная причина (например, «по собственному желанию», «в связи с истечением срока трудового договора»), а не общие формулировки.
Краткая инструкция-памятка: что делать?
Если вы устраиваетесь впервые:
- Возьмите с собой паспорт, СНИЛС, военный билет (если есть).
- Решите, какую форму книжки вы хотите: бумажную (заявление работодателю) или электронную (ничего не делайте, её создадут автоматически).
- Если выбрали бумажную — работодатель оформит её в день приёма на работу.
Если у вас уже есть старая бумажная книжка:
- Передайте её работодателю при приёме на новую работу.
- Работодатель внесёт в неё новую запись и вернёт вам на руки.
- Сохраняйте её пожизненно! Восстановить данные сложно.
- При желании подайте заявление в СФР для перевода сведений в электронную форму.
Если вы потеряли трудовую книжку:
- Немедленно напишите заявление о восстановлении в последний место работы или в СФР (если сведения есть в электронном виде).
- Для восстановления потребуются: паспорт, СНИЛС, документы о последнем месте работы (справка, выписка из приказов).
Главное, что нужно помнить о трудовой книжке в 2026 году:
- Обязательные документы для приёма: паспорт, СНИЛС, военный билет (если есть) и сама трудовая книжка (или сведения о ней).
- Бумажная форма живёт для тех, у кого она была до 2021 года или кто сознательно её выбрал.
- Электронная форма — стандарт для всех новых работников с 2021 года. Её можно получить через Госуслуги или работодатель оформит автоматически.
- Первый раз книжку (любую) оформляет работодатель.
- Старую бумажную книжку всегда храните у себя. Она остаётся вашим личным документом.
- Внимание к деталям при заполнении — залог признания вашего стажа в будущем.
В случае любых сомнений обращайтесь в Социальный фонд России (СФР) или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.