ьный лист (или вкладыш) трудовой книжки – это первая страница, на которой фиксируются основные сведения о работнике. Правильное заполнение этого листа регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от № 69. В статье подробно рассматривается, кто и как должен вносить данные в ьный лист.
Кто отвечает за заполнение ьного листа
Согласно действующему законодательству РФ, заполняет ьный лист работодатель в присутствии самого сотрудника. Это следует из п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Приём на работу впервые оформляется в течение недели с даты приёма сотрудника.
- Работодатель вносит данные, опираясь на документы, представленные самим работником (паспорт, диплом, трудовая книжка и т.п.).
- Если трудовой договор заключается с дистанционным работником, в titulную страницу вносятся сведения о дистанционной работе только при наличии соглашения сторон.
- В случае утраты или порчи прежней трудовой книжки работник подаёт письменное заявление, после чего оформляется новая книжка.
Кто может самостоятельно заполнять ьный лист
В редких случаях, когда работник получает дубликат своей старой трудовой книжки (например, после её восстановления), он может самостоятельно внести данные в новый лист, но только после согласования с работодателем и в соответствии с требованиями Инструкции.
Какие данные необходимо внести в ьный лист
Раздел 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек чётко перечисляет обязательные сведения:
- Ф.И.О. работника – полностью, без сокращений и замены имени и отчества инициалами. Данные берутся из паспорта.
- Дата рождения – указывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта.
- Образование – сведения о высшем, среднем профессиональном или ином образовании, соответствующем дипломам.
- Профессия, специальность – указывается в соответствии с дипломом или сведениями из трудовой деятельности.
- Дополнительные сведения (по желанию): место рождения, гражданство, семейное положение и т.д.
Записи вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой‑роллером (шариковая, гелевая) световодостойкими чернилами (чёрного, синего или фиолетового цвета). Сокращения и замены не допускаются.
Кто может быть исключён из процесса заполнения
Согласно ст. 312.2 ТК РФ, если трудовой договор заключается с дистанционным работником и стороны не согласовали необходимость внесения сведений о дистанционной работе в трудовую книжку, то:
- В книжку могут не вноситься сведения о дистанционной работе.
- Если договор заключён впервые, то трудовую книжку дистанционному работнику может не оформлять вовсе.
В таком случае работник обязан самостоятельно предоставить свою трудовую книжку (лично или по почте с уведомлением), а работодатель вносит данные в неё в соответствии с общими правилами.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Кто вносит данные, если у сотрудника нет паспорта, а есть только внутренний документ, подтверждающий личность?
Ответ: В этом случае в ьный лист вносятся сведения, полученные из другого официального документа, удостоверяющего личность (например, водительского удостоверения или военного билета). При отсутствии подходящего документа работодатель может запросить дополнительные сведения у сотрудника.
Вопрос: Можно ли использовать сокращения Ф.И.О.?
Ответ: Нет. Согласно п. 2.1 Инструкции, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью.
Вопрос: Как оформить ьный лист при оформлении новой книжки после потери старой?
Ответ: При утрате или порче прежней книжки работник подаёт письменное заявление о потере. На его основании работодатель оформляет новую книжку, а в titulную страницу вносятся те же сведения, что и при первичном оформлении.
Таким образом, только работодатель имеет право и обязанность заполнять ьный лист трудовой книжки, используя данные, предоставленные самим сотрудником. Заполнение должно быть выполнено в присутствии работника, в строгом соответствии с требованиями Инструкции и законодательства РФ. Ошибки и несоответствия могут привести к нарушению кадровых требований и, как следствие, к штрафам для организации.
Для более детального ознакомления с образцами заполнения и форматами рекомендуем обратиться к официальным источникам:
- Кадровое Дело – Заполнение ьного листа трудовой книжки
- Sekretariat – Образец заполнения ьного листа
- HR‑Director – Как заполнять ьный лист
- Налог2000 – Оформление ьного листа
Соблюдение указанных правил гарантирует правильное оформление трудовых книжек и соответствие требованиям трудового законодательства.