Трудовая книжка (или трудовая книжка-учебник) – обязательный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. При её окончании (заполненность страниц) возникают вопросы о дальнейшем оформлении, хранении и переходе на электронную форму. В этой статье подробно разберём все аспекты этой ситуации.
Почему может закончиться трудовая книжка?
Трудовая книжка заполняется по мере накопления рабочего времени. Обычно в ней предусмотрено 12‑15 страниц (в зависимости от формы). Когда количество отработанных дней превышает ёмкость текущей книги, она считается законченной.
Основные причины окончания:
- Достижение установленного лимита отработанных дней;
- Потеря или повреждение текущей книги;
- Переход на электронный формат (по желанию работника или работодателя).
Обязанности работодателя при окончании книги
Согласно пункту 40 Порядка ведения трудовой книжки, работодатель обязан:
- Обеспечить своевременное оформление новой книги;
- Внести сведения о предыдущей работе в новую форму;
- Сохранить копию старой книги в архиве (не менее 75 лет).
Если работник переходит на электронный вариант, работодатель должен:
- Настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе (см. ниже);
- Обеспечить доступ к системе для внесения данных;
- Сформировать электронный документ, подписать его электронной подписью.
Как правильно оформить новую трудовую книжку
Процедура оформления новой книги включает несколько шагов:
- Получение формы. Обычно это форма № Т-2 (или её электронный аналог).
- Заполнение реквизитов. ФИО, дата рождения, место рождения, сведения о предыдущей работе.
- Внесение сведений о предыдущем трудовом месте. Начиная с первой работы, указываются даты, места, должности.
- Подпись сторон. Работник и работодатель ставят подписи, а в электронном виде – ставят электронную подпись.
Что делать, если старая книжка уже не используется?
Старая книга должна быть переведена в архив и храниться в организации не менее 75 лет. При этом её копию (или отсканированную версию) можно передать работнику для личного пользования.
Электронные трудовые книжки: особенности и настройка
С 2024 года многие организации переходят на электронный формат учёта трудовых книжек. Это упрощает процесс и уменьшает риск потери данных.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе?
- Выберите подходящее ПО (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «Трудокнижка.ру», «Электронный кадровый портал»).
- Войдите в систему под учётной записью работодателя.
- Создайте новый профиль сотрудника и укажите тип документа – «Электронная трудовая книжка».
- Внесите сведения из предыдущей (бумажной) книги: даты работы, места, должности.
- Проверьте корректность ввода и подпишите документ электронной подписью.
- Сохраните запись и передайте её в кадровый отдел.
Преимущества электронного формата
- Меньше бумажных ошибок;
- Быстрый доступ к истории работы;
- Автоматическое формирование отчётов для проверок;
- Удобное хранение и архивирование.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу перейти на электронную форму без бумажной? – Да, если работодатель согласен и использует соответствующее ПО.
- Что делать, если в старой книжке пропущены записи? – Необходимо восстановить недостающие сведения, опираясь на договоры, справки и приказы.
- Как хранить электронную книгу? – На защищённом сервере организации или в облаке с резервным копированием.
- Можно ли перенести данные из одной программы в другую? – Да, большинство систем поддерживают экспорт/импорт данных.
Окончание трудовой книжки – это естественный процесс, требующий чёткого соблюдения регламентов. Работодатель обязан обеспечить своевременное оформление новой книги, а работник – предоставить необходимые сведения. При переходе на электронный формат важно правильно настроить заполнение и сохранить всю информацию в надёжном виде.
Соблюдая эти правила, вы избежите проблем при проверках и сможете уверенно вести трудовую деятельность.