Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. С 2021 года в России действует переход на электронную форму, однако бумажные варианты всё ещё используются. В этой статье мы разберём, как правильно оформить трудовую книжку, какие сведения в неё вносятся и какие нормы ТК РФ регулируют этот процесс.
Правовая основа
Основным нормативным актом, определяющим порядок ведения трудовых книжек, является Трудовой кодекс РФ, ст. 66 и ст. 66.1. Также важны:
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 127 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. «Об инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях»;
- Постановление Правительства РФ от 30 мая 2017 г. № 1191 «Об утверждении формы электронной трудовой книжки»;
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2020 г. № 1 «О введении электронной трудовой книжки»;
Эти документы регламентируют:
- Форму и содержание трудовой книжки;
- Порядок её оформления (бумажный и электронный);
- Обязанности работодателя и работника;
- Хранение и передачу данных в Социальный фонд России (СФР).
Электронная vs. бумажная форма
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в ряде случаев (например, при работе с иностранными гражданами или в организациях, где техника доступа к электронным системам ограничена) допускается использование бумажного варианта.
Электронная трудовая книжка
Электронный документ хранится в базе данных СФР и представляет собой цифровой аналог бумажного документа. Его преимущества:
- Отсутствие риска потери или порчи;
- Моментальный доступ к информации для работодателя и сотрудника;
- Автоматическая проверка корректности вводимых данных.
Сведения, которые вносятся в электронную книжку, включают:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место работы (наименование организации, подразделение);
- Дата начала работы по трудовому договору;
- Должность и условие труда;
- Сведения о заработной плате и выплатах;
- Сведения о социальных выплатах и страховом стаже.
Бумажная трудовая книжка
Бумажный вариант оформляется на специальных бланках, утверждённых постановлением Правительства РФ от 1 января 2023 г. Новые бланки отличаются более строгим дизайном и обязательным полем для подписи ответственного лица.
На каждой странице (в т.ч. ьном листе) ставится печать организации и подпись ответственного сотрудника кадровой службы.
Как правильно оформить трудовую книжку
Процесс заполнения и подписания трудовой книжки выглядит так:
- ьный лист. На первой странице указываются ФИО работника, дата рождения, паспортные данные.
- Подпись и печать. Подпись ставится ответственным лицом, которое выдаёт книжку, а также ставится печать организации (кадровая служба).
- Заполнение остальных страниц. В последующие строки вносятся сведения о местах работы, должностях, датах, заработной плате и др.
- Электронная передача. После заполнения данных в бумажном виде (если используется) они заносятся в электронную форму в СФР.
Важно помнить, что работодатель‑физическое лицо не имеет права вносить записи в трудовые книжки. Все записи делаются только через официальные системы (СФР) или в бумажный бланк, подписанный уполномоченным представителем.
Что фиксируется в трудовой книжке
Трудовая книжка содержит информацию, необходимую для расчёта:
- Страхового стажа – для назначения пенсии;
- Стажа работы в организации – для расчёта отпускных и премий;
- Сведения о заработной плате и социальных выплатах – для контроля соблюдения трудового законодательства.
Эти данные также используются при оформлении:
- Свидетельства о праве на пенсионные выплаты;
- Подтверждения опыта работы при устройстве в новую организацию;
- Расчёта компенсаций при увольнении.
Потеря, порча или ошибка в книжке
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или в ней допущена ошибка, действует следующая процедура:
- Работник подаёт заявление в отдел кадров;
- Работодатель оформляет дубликат в электронной форме;
- В СФР вносятся сведения о внесённом дубликате, что подтверждает их юридическую значимость.
Согласно практике, периоды работы, подтверждённые сведениями в книжке, считаются при расчёте страхового стажа.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли вести одновременно две трудовой книжки (бумажную и электронную)?
Ответ: Нет. С 2021 года допускается только одна форма – электронная. Бумажный вариант возможен только в исключительных случаях, когда работник не может пользоваться электронными сервисами.
Вопрос: Кто подписывает первую страницу бумажной трудовой книжки?
Ответ: Подпись ставится ответственным лицом кадровой службы, которое также ставит печать организации.
Вопрос: Как быстро можно получить дубликат электронной трудовой книжки?
Ответ: При подаче заявления в СФР дубликат генерируется в течение 1‑2 рабочих дней.
Трудовая книжка – это ключевой документ, фиксирующий всю трудовую деятельность сотрудника. С 2020 года в России действует обязательный переход на электронную форму, что упрощает её хранение, передачу и контроль. Однако в некоторых случаях всё ещё допускается использование бумажного варианта, но только на новых бланках, утверждённых законодательством.
Правильное оформление и своевременное обновление данных в книжке позволяют:
- Подтвердить опыт работы и стаж;
- Обеспечить корректный расчёт пенсионных и социальных выплат;
- Избежать юридических проблем при приёме на работу или увольнении.
Если у вас возникнут вопросы по заполнению или получению трудовой книжки, рекомендуем обратиться к специалистам‑практикам, которые помогут разобраться в нормативных документах и обеспечат правильное оформление.
Автор: кадровый консультант, 22 мая 2026 г.