Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника․ Согласно трудовному законодательству (Статья 66 ТК РФ), первую трудовую книжку выдает работодатель․ Однако в современных реалиях процесс её оформления претерпел значительные изменения․ Если раньше речь шла исключительно о бумажном бланке, то сегодня на первый план выходит электронный формат (ЭТК)․
В этой статье мы подробно разберем, как происходит оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве в 2026 году, какие обязанности несет работодатель и какие права есть у работника․
Кто оформляет трудовую книжку впервые?
Законодательство однозначно отвечает на этот вопрос: оформление трудовой книжки при первом официальном трудоустройстве — это обязанность первого работодателя․ Это правило действует и для индивидуальных предпринимателей (ИП), выступающих в роли нанимателей․ Сам работник не должен самостоятельно покупать бланк в киоске или оформлять его в госорганах — всё делает кадровая служба или руководитель организации, в которую он устроился․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
Начиная с 2021 года, для лиц, впервые устраивающихся на работу, действует новое правило: первый работодатель оформляет только электронный документ․ Бумажная трудовая книжка для впервые трудоустраивающихся работников больше не оформляется․
Как это работает на практике:
- Отчетность в СФР: По сути, электронная трудовая книжка — это не физический носитель, а сведения в базе Социального фонда России (СФР)․ Работодатель сдает в СФР отчет ЕФС-1 по кадровым мероприятиям работника․
- Получение сведений работником: Сотруднику, которому нужны данные о его трудовой деятельности, нет необходимости ждать бумажную книжку․ Он может получить выписку по формам СТД-Р (у текущего работодателя) или СТД-СФР (в МФЦ, СФР или через портал Госуслуг)․
Когда еще может понадобиться бумажная трудовая книжка?
В 2026 году бумажную трудовую книжку оформляют только в одном случае — при выдаче дубликата (например, в случае утери или порчи оригинала тем работником, который ранее уже выбрал ведение бумажной книжки и успел наработать стаж до перехода на ЭТК)․
Также бумажный документ может фигурировать при переходе на ЭТК: если работник, имевший бумажную книжку, выбрал электронный формат, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки, предварительно внесши в нее запись о подаче заявления о переходе на ЭТК․ С этого момента работодатель перестает вести бумажный вариант․
Порядок оформления: пошаговая инструкция для работодателя
Если работодатель принимает сотрудника, для которого это первое место работы, алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Подача сведений в СФР: Работодатель подает сведения о трудовой деятельности в рамках отчета ЕФС-1․ Именно на этом этапе у работника формируется электронная трудовая книжка․
- Ознакомление работника: Сведения о трудовой деятельности должны быть предоставлены работнику для ознакомления под подпись (например, в виде выписки СТД-Р при увольнении или по запросу)․
Историческая справка: как оформляли бумажную трудовую книжку
Хотя в 2026 году впервые трудоустраивающимся бумажный бланк не выдают, полезно помнить правила, которые применялись ранее (и частично актуальны для дубликатов и ведения старых книжек):
- Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществлялось работодателем в присутствии работника не позднее пяти рабочих дней с момента приема на работу․
- Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывало лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставилась печать организации (печать кадровой службы), если она имелась в наличии․
Особенности стажа для индивидуальных предпринимателей
Важно отметить нюанс, касающийся самих индивидуальных предпринимателей․ Предприниматели не вносят в трудовую книжку свой предпринимательский стаж․ Для расчета будущей пенсии их стаж учитывается не по записям в трудовой, а по данным об уплаченных страховых взносах в СФР․
Как работнику убедиться в наличии ЭТК?
Кандидату на работу или уже трудоустроенному сотруднику не нужно предоставлять работодателю какие-либо справки о том, что у него электронная трудовая книжка․ Работодатель сам подает сведения в СФР, и информация о кадровых перемещениях формируется в единой базе․ Если же работник ранее уже работал и выбирал формат ведения стажа, он может предоставить выписку из ЭТК для подтверждения своего опыта․
Утверждение о том, что первую трудовую книжку выдает работодатель, остается актуальным и в 2026 году․ Однако форма этого документа кардинально изменилась․ Сегодня работодатель не заполняет бумажный бланк, а передает электронные сведения в СФР, формируя цифровой след профессиональной биографии сотрудника․ Это делает процесс учета стажа более прозрачным, защищенным от утери и удобным как для работника, так и для работодателя․