Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Работодатель обязан вносить в неё информацию о всех важных кадровых событиях, включая переход работника с одной должности на другую. Согласно части 1 статьи 72.1 ТК РФ, перевод на другую работу (при продолжении работы у того же работодателя) признается изменением трудовой функции работника.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о переводе в бумажной трудовой книжке, затронем нюансы электронного формата и типичные ошибки, которых следует избегать.
Нормативная база и суть перевода
Перевод на другую должность подразумевает изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором он трудится (если это было оговорено в трудовом договоре). Важно понимать, что любой перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (например, временный перевод на срок до 1 месяца для предотвращения катастроф).
Основанием для внесения записи в трудовую книжку всегда служит приказ (распоряжение) работодателя, изданный на основании подписанного дополнительного соглашения к трудовому договору.
Пошаговая инструкция заполнения бумажной трудовой книжки
Трудовая книжка является документом строгой отчетности, поэтому любые записи в ней должны делаться аккуратно, без помарок и в строгом соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Раздел «Сведения о работе» состоит из нескольких граф, каждую из которых нужно заполнить правильно.
Шаг 1: Заполнение графы 1 (№ записи)
Присвойте записи порядковый номер. Он должен идти строго по возрастающей, продолжая нумерацию раздела «Сведения о работе»; Если предыдущая запись имела номер 15, то запись о переводе будет под номером 16.
Шаг 2: Заполнение графы 2 (Дата события)
В эту графу вносится дата перевода. Она должна совпадать с датой, указанной в приказе о переводе (и, соответственно, в дополнительном соглашении). Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Число и месяц пишутся двузначными цифрами, год, четырехзначными.
Шаг 3: Заполнение графы 3 (Сведения о переводе)
Это самая важная графа, в которой чаще всего допускают ошибки. Запись должна быть максимально четкой и информативной. Структура записи выглядит так:
- В виде заголовка (без номера и даты) вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Если уже был сделан ранее (при приеме на работу), повторять его не нужно.
- Строчкой ниже вносится сама формулировка: «Переведен(а) на должность [название новой должности]».
- Если перевод осуществляется в конкретное структурное подразделение, это обязательно нужно указать: «Переведен(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
Шаг 4: Заполнение графы 4 (Основание)
Здесь указывается документ-основание для перевода. Необходимо написать слово «Приказ» (или «Распоряжение»), поставить тире и указать дату документа и его номер. Например: «Приказ от № 45-к».
Пример заполнения
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при переводе сотрудника на новую должность.
Пример: Сотрудник Иванов И.И. переводится с должности менеджера на должность руководителя отдела продаж.
- В графе 1 ставим: 16
- В графе 2 ставим:
- В графе 3 пишем: Переведен на должность руководителя отдела продаж
- В графе 4 пишем: Приказ от № 45-к
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад. Это нововведение стало удобным и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, ведь в XXI веке цифровизация значительно упрощает документооборот.
При переводе сотрудника на другую должность работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России. Работодатели знают, что подавать ЕФС-1 нужно в случае перевода на другую должность, перехода на дистанционную работу или на неполное рабочее время. Срок подачи сведений о переводе составляет не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.
Частный случай: перевод на время декретного отпуска
Один из самых частых вопросов у кадровиков: нужно ли подавать ЕФС-1 (и делать запись в бумажной книжке, если сотрудник от нее не отказался) при переводе сотрудника на другую должность на время декретного отпуска другого сотрудника?
Ответ: Не нужно. Временный перевод (по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме) на место отсутствующего работника не является постоянным переводом. По окончании декретного отпуска основной сотрудницы, временно переведенный работник возвращается на свою прежнюю должность. Такие временные кадровые изменения в трудовую книжку не заносятся и в ЕФС-1 не отражаются;
Типичные ошибки при заполнении
Трудовая книжка — документ строгой ответственности. Ошибки в нем могут привести к проблемам с расчетом стажа в будущем. Обратите внимание на следующие частые недочеты:
- Пропуск наименования организации. Если между записью о приеме на работу и записью о переводе есть записи об увольнении и приеме в другую организацию, с названием текущей компании обязателен.
- Неверная дата. Дата перевода должна совпадать с датой приказа, а не с датой подписания дополнительного соглашения (если они различаются).
- Использование аббревиатур в графе 3. Нельзя писать «Переведен на должность нач. отдела». Следует писать полностью: «Переведен на должность начальника отдела».
- Зачеркивание неверной записи. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать ничего нельзя! Если допущена ошибка, под следующим порядковым номером вносится запись о признании предыдущей записи недействительной, а затем делается правильная запись.
Правильное заполнение трудовой книжки при переводе на другую должность — залог спокойствия как самого работника, так и работодателя. Главное — соблюдать хронологию, опираться на приказы и дополнительные соглашения, не использовать сокращения и помнить о том, что временные переводы (например, на период декрета) в книжку не вносятся. А своевременная подача формы ЕФС-1 обеспечит корректное отражение данных и в электронной трудовой книжке сотрудника.