Трудовая книжка — это основной документ, удостоверяющий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное оформление при приеме на работу — не просто формальность, а юридически значимое действие, от которого зависят права и обязанности как сотрудника, так и работодателя.

Ключевые документы при приеме на работу

Помимо самого трудового договора, при приеме на работу необходимо оформить ряд кадровых документов. К ним относятся:

• Трудовая книжка (если она ведется).
• Личная карточка работника (форма Т-2). Важно: с 2021 года её заполнение не является обязательным для работодателя, но многие организации продолжают её использовать для внутреннего учета.
• Уведомление о приеме на работу (в случаях, установленных законом, например, при приеме на работу гражданина, нуждающегося в социальной защите).

Электронная или бумажная трудовая книжка?

С 1 января 2021 года вступили в силу масштабные изменения. Теперь при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК).

Что это значит на практике?

1. Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан принять её и внести в неё запись о приёме на работу в установленном порядке. После этого работник может по своему заявлению переоформить её на электронную.
2. Если у работника нет никакой трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу), работодатель обязан открыть ему электронную трудовую книжку в СЗВ-ТД через личный кабинет на портале Госуслуг или напрямую в ПФР. Бумажный документ в этом случае не выдается.
3. Исключение: работник имеет право по своему заявлению получить на руки бумажный документ (трудовую книжку в обложке) даже при открытии ЭТК. Это его право, а не обязанность работодателя.

Порядок действий при приеме на работу в 2026 году

Алгоритм действий для кадровика или работодателя:

1. Прием документов

   Запросить у кандидата:

   • Паспорт.
   • Трудовую книжку (если есть, бумажную).
   • Документы об образовании и квалификации (если работа требует специальной подготовки).
   • СНИЛС.

2. Проверка трудовой книжки

   При наличии бумажного варианта: проверить правильность заполнения предыдущих записей, наличие всех штампов, подписей, печатей. Убедиться, что нет неисправленных ошибок.

3. Оформление записи о приеме

   Для бумажной книжки: Заполнить запись по форме: дата приема, название организации, подразделение, профессия (должность) в соответствии с штатным расписанием, основание приема (номер и дата приказа). Запись завершается подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью.

   Для электронной книжки: Сформировать и направить в ПФР сведения о приеме на работу (форма СЗВ-ТД). Эти данные автоматически поступят в личный кабинет работника на Госуслугах. Работник вправе распечатить выписку из ЭТК.

4. Выдача документов

   Если работник выбрал бумажный вариант, после внесения записи вернуть ему трудовую книжку. Если выбрана электронная — разъяснить порядок получения доступа к ней.

Важные нюансы и типичные ошибки

Прием без трудовой книжки. Если у человека никогда не было трудовой книжки (первое место работы), это не препятствует приему. Работодатель просто открывает ему ЭТК. Запрещать работать без «бумажки», нарушение.

Запись о увольнении из предыдущей организации. Если в бумажной книжке последняя запись — об увольнении, это нормально. Новое место работы оформляется новой записью. Если запись об увольнении отсутствует, нужно запросить справку у предыдущего работодателя или разбираться в причинах.

Иностранные граждане и лица без гражданства. Для них также оформляется запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) на общих основаниях. Отсутствие бумажного документа у гражданина Узбекистана (как в примере из исходных данных) не является проблемой — для него будет открыта ЭТК.

Декретные права. Если сотрудница принимается на работу незадолго до ухода в декрет, важно правильно отразить в трудовой книжке и приказе именно основание приема (трудовой договор). Это поможет избежать споров с СФР при назначении пособия.

Ответственность за нарушения

Неоформление трудовой книжки или внесение в неё недостоверных сведений влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц и юридических лиц существенные. Кроме того, это создает риски для работника при подтверждении стажа и получении социальных выплат.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу — строго регламентированный процесс. Главное правило на сегодняшний день: приоритет — электронной трудовой книжке. Работодатель должен уметь работать с системой СЗВ-ТД и понимать права работника на получение бумажного документа. Грамотное оформление защищает интересы обеих сторон и является основой для стабильных трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе актуального трудового законодательства РФ (ТК РФ) и разъяснений Пенсионного фонда. Дата актуальности информации: май 2026 года.