Трудовая книжка – один из основных кадровых документов, подтверждающих стаж и условия работы сотрудника. С 2021 года в России активно внедряется электронный вариант такой же книжки, однако бумажные формы до сих пор остаются актуальными в определённых случаях. В этой статье мы разберём, как правильно оформить, вести и использовать трудовые книжки сотрудников.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, в который вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- выходе со службы;
- изменениях должности, ставки и тарифной категории;
- полученных поощрениях и наградах;
- профессиональном обучении и повышении квалификации.
Эти сведения позволяют установить трудовой стаж работника, что важно для расчёта отпуска, пенсии и иных выплат.
Электронные трудовые книжки: когда и как переходить
С 2021 года наниматели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех новых сотрудников. Однако для работников, принятых до перехода, действует несколько правил:
- Если сотрудник не подал заявление о выборе электронного формата, его данные продолжают фиксироваться в бумажной форме.
- Переход на ЭТК оформляется в момент перехода сотрудника с бумажной на электронную запись – это может быть сделано в любой момент, но требует согласия работника.
- Для перехода необходимо зафиксировать в старой книжке запись о переходе на электронный формат.
После перехода все последующие записи вносятся в электронный документ, который хранится в системе Фонда социального страхования (СФР).
Как оформить переход
- Заявление сотрудника о выборе электронного формата.
- Внесение отметки в бумажную книжку: «Переход на электронную форму – дата».
- После этого все новые записи делаются в ЭТК.
Как вести электронную трудвую книжку
Электронная книжка полностью заменяет бумажный аналог. Все сведения о деятельности сотрудника хранятся в СФР, а работодатель регулярно отправляет отчёт ЕФС‑1 в фонд.
Основные этапы ведения
- Создание записи при приёме на работу (вводные сведения: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место работы/учёбы).
- Обновление данных при изменении должности, ставки, переводе, увольнении.
- Формирование отчёта ЕФС‑1 – обязательный документ, который сдаётся в Фонд каждый квартал.
- Запрос справки СТД‑СФР сотрудником для получения информации о своём стаже.
Оформление приёма и увольнения
В электронной книжке вносятся следующие сведения:
- Дата приёма на работу и подпись руководителя.
- Код профессии/должности.
- Тарифная ставка и условия труда.
- Приказ о переводе, повышении, обучении.
- Запись о выдаче премий, премийных надбавок.
- Дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
Все изменения фиксируются в журнале учёта трудовых книжек, где указываются:
- Серия и номер книжки.
- Дата выдачи и получения.
- Номер вкладыша (если используется).
Записи о награждениях и других событиях
В трудовые книжки вносят сведения о:
- Получении званий, грамота, благодарности.
- Повышении квалификации, прохождении курсов.
- Изменениях в структуре подразделения.
Эти данные позволяют установить полный трудовой путь сотрудника и использовать их при расчёте соцвыплат.
Хранение и отчётность
Согласно рекомендациям Министерства труда и социальной защиты, трудовые книжки (бумажные и электронные) должны быть:
- пронумерованы;
- прошнуты;
- скреплены подписью уполномоченного должностного лица.
Электронные версии хранятся в защищённой базе СФР, а бумажные – в архиве организации в течение всего срока действия קשׁ קשר.
Перечень обязательных кадровых документов
В состав обязательных кадровых документов входит:
- Трудовой договор;
- Трудовая книжка (бумажная или электронная).
- Кадровый лист (личная карточка сотрудника).
- Справка СТД‑СФР (при необходимости).
- Приказ о приёме/увольнении.
- Документы, подтверждающие обучение и повышение квалификации.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать одновременно бумажную и электронную формы? – Да, но только до полного перехода на электронный формат. После этого все новые записи делаются только в электронной версии.
- Кто отвечает за ввод данных в ЭТК? – Наниматель (или уполномоченный им специалист по кадрам) отвечает за своевременное и правильное заполнение.
- Как получить информацию о своём стаже? – Сотрудник может запросить справку СТД‑СФР в любой момент.
- Что делать, если электронная книжка потеряна? – Поскольку электронный документ хранится в СФР, восстановление возможно через запрос в фонд.
Ведение трудовых книжек – важная часть работы любой организации. Правильное оформление и своевременный переход на электронный формат позволяют:
- Сократить нагрузку на кадровый отдел.
- Упростить процесс расчёта заработной платы и соцвыплат.
- Обеспечить прозрачность и законность отношений с сотрудниками.
Соблюдая рекомендации, изложенные в настоящей статье, работодатель сможет эффективно управлять кадровыми документами, минимизировать риск ошибок и соответствовать требованиям законодательства.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек, оставляйте комментарии или обращайтесь к специалистам по кадрам.