Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий все важные сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2023 года в России действует новая форма трудовых книжек, а в 2025 году многие организации переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом материале мы разберём, как правильно оформить, вести и использовать трудовую книжку в офисных условиях.

Общие требования к трудовой книжке

Что фиксируется в книжке

• ФИО сотрудника, дата рождения, пол;
• Место и дата рождения (по желанию);
• Сведения о гражданстве;
• Сведения о месте жительства;
• Сведения о месте работы, дата приёма на работу;
• Подпись сотрудника о согласии на ввод данных;
• Записи о переводе, увольнении, изменении условий труда, премировании, награждении и т.д.

Формы и вложения

Трудовая книжка может быть оформлена в виде бумажного документа или в электронном виде (ЭТК). При необходимости в неё вкладывается вкладыш, который считается её неотъемлемой частью.

Кому выдаётся книжка

На первого работника в организации выдаётся первая трудовая книжка, а при переходе на ЭТК – электронный документ. При потере, порче или устаревании книжки оформляется дубликат.

Пошаговый процесс оформления при приёме на работу

Подготовка документа

1. Получить форму трудовой книжки (бумажную или электронную) в соответствии с Приказом Минтруда № 320н от .
2. Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, место жительства.
3. Сделать отметку о согласии сотрудника на ввод данных (подпись).

Внесение первой записи

Запись о приёме на работу вносится в течение 5 календарных дней после начала работы. Пример записи:

Запись о приёме на работу
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата приёма: 
Должность: Менеджер по продажам
Договор: Срочный, срок до 
Подпись сотрудника: ______________________

Оформление переходной записи (при переходе на ЭТК)

Если сотрудник уже имеет бумажную книжку, но компания переходит на электронную форму, необходимо оформить переходную запись в соответствии с Правилами заполнения трудовых книжек (Контур, 2021‑09‑10). В этом случае:

• Вносятся сведения о переходе в отдельный раздел;
• Вкладыш оформляется и прикрепляется к книжке;
• Сотруднику выдаётся подтверждение о переходе на ЭТК.

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Где и как получить ЭТК

Электронную трудовую книжку можно получить через:

• Портал Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»);
• Мультифункциональный центр (МФЦ);
• Отделение ПФР;
• Прямо у работодателя (при первом трудоустройстве).

Как получить выписку из ЭТК

Выписка может быть получена:

1. Через личный кабинет на Портале госуслуг;
2. В МФЦ;
3. В ПФР (по телефону или в электронном виде);
4. У работодателя (внутренний сервис кадров).

Преимущества ЭТК

• Быстрый доступ к информации;
• Отсутствие риска потери документа;
• Упрощённое взаимодействие с пенсионным фондом и другими госорганами;
• Возможность интеграции с другими HR‑системами компании.

Правила заполнения и ведения книжки

Примеры типовых записей

Оформление вкладыша

Вкладыш используется, когда заполнены все страницы одного из разделов книжки. Он оформляется так же, как и основной документ, и считается её неотъемлемой частью.

Последствия несоблюдения требований

Неправильное заполнение или отсутствие записей может привести к:

• Отказ в выдаче выписки из ЭТК;
• Проблемы при расчёте стажа для пенсии;
• Штрафы от контролирующих органов (ФСФР, ПФР).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовую книжку впервые через Госуслуги?

Да. С 2025 года через портал «Госуслуги» можно подать заявление на выдачу первой электронной трудовой книжки. После подтверждения заявки система автоматически создаст ЭТК, которую можно будет использовать в компании.

Что делать, если книжка утеряна?

Необходимо сразу же:

1. Подать заявление в отдел кадров о потере документа;
2. Получить справку о потере;
3. Оформить дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Как правильно оформить запись о переходе на ЭТК?

Запись должна содержать:

• Номер и дату выдачи ЭТК;
• Ссылку на приказ о переходе;
• Подпись сотрудника и руководителя;
• Указание, что прежняя бумажная книжка считается аннулированной.

Практический чек‑лист для HR‑специалистов

1. Подготовка формы: бумажная или электронная, в соответствии с Приказом 320н.
2. Заполнение ьного листа: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, место жительства.
3. Внесение первой записи: дата приёма, должность, тип договора, подпись.
4. Контроль сроков: запись должна быть сделана в течение 5 дней.
5. Оформление вкладыша: при заполнении всех страниц раздела.
6. Переход на ЭТК: оформить переходную запись, выдать подтверждение.
7. Регулярное обновление: вносить данные о переводах, премировках, награждениях.
8. Контроль целостности: проверять, нет ли повреждений или потери.
9. Получение выписки: через Госуслуги, МФЦ или ПФР.
10. Оформление дубликата: при потере или порче.

Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж сотрудника и служит основанием для расчётов с пенсионным фондом, налоговыми органами и другими инстанциями. С 2023 года в России действует новая форма трудовых книжек, а в 2025 году многие компании переходят на электронный вариант. Правильное оформление, своевременное внесение записей и соблюдение всех требований законодательства позволяют избежать ошибок и упростить работу как HR‑отдела, так и самого сотрудника.

Если у вас возникнут вопросы по оформлению или использованию трудовой книжки, рекомендуем обратиться к специалистам по кадрам или воспользоваться официальными ресурсами (Госуслуги, ПФР, МФЦ).

Помните: правильно оформленная трудовая книжка – залог юридической чистоты ваших кадровых процессов и уверенности в будущем вашего сотрудника.