Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её правильное оформление, не только требование закона, но и гарантия защиты ваших прав в будущем. В этой статье мы разберем все ключевые аспекты: от первого оформления до внесения записей и получения дубликата, с учетом изменений, вступивших в силу с 2025 года.

Основные формы трудовой книжки: бумажная и электронная

С 1 января 2020 года в России существует две параллельные формы документа:

Оформление трудовой книжки впервые (для новичков)

Порядок действий работодателя

Оформление документа для сотрудника, который ранее не работал (или не имел книжки), производится не позднее недельного срока со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).

1. Приобрести бланк. Бланки трудовых книжек закупаются у официальных поставщиков, имеющих разрешение Минтруда.
2. Заполнить титульный лист.
   • ФИО (полностью, как в паспорте).
   • Дата рождения.
   • Сведения о образовании (по желанию сотрудника).
   • Дата выдачи и подпись сотрудника.
3. Внести первую запись о приеме на работу. Запись делается на основании изданного приказа о приеме.
4. Передать книжку сотруднику. Под роспись на листе ввода (последней странице) или в журнале учета выдачи.

Образец первой записи (прием на работу по срочному договору)

 
 Принят(а) на работу с "__" __________ 20__ г.
 Должность: _______________________________________
 Подразделение: _____________________________________
 По срочному трудовому договору от "__" __________ 20__ г. № __
 Условия труда: _____________________________________
 Подпись работника: _________________ /_________________/
 (расшифровка подписи)
 Печать и подпись ответственного лица
 _________________ /_________________/
 (должность) (подпись)
 
 

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

Все записи производятся на основании кадровых документов: приказов (о приеме, переводе, увольнении) и соглашений.

Ключевые правила заполнения:

• Четкость: Писать разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например «г.»).
• Даты: Указывать день, месяц, год цифрами.
• Должность: Указывать точно, как в штатном расписании и приказе.
• Основание: Обязательно ссылаться на номер и дату приказа или соглашения.
• Подписи: Обязательна подпись сотрудника и ответственного лица от работодателя (обычно кадровик или руководитель).
• Печать: Проставляется печать организации (или штамп «Трудовая книжка» для ИП).

Запись об увольнении (образец)

 
 Уволен(а) с "__" __________ 20__ г.
 Основание: Приказ от "__" __________ 20__ г. № __
 (или: Соглашение об расторжении трудового договора от "__" __________ 20__ г.)
 Подпись работника: _________________ /_________________/
 (расшифровка подписи)
 Печать и подпись ответственного лица
 _________________ /_________________/
 (должность) (подпись)
 
 

Вкладыш в трудовую книжку: когда и как оформляется

Если все страницы одного из разделов (приема/увольнения) заполнены, необходимо оформить вкладыш.

• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки;
• Оформляется по той же инструкции, что и основная книжка.
• На первом листе вкладыша делается запись: «Вкладыш к трудовой книжке № ______, выданной ________________________ (наименование организации)».
• Вкладыш подшивается в книжку и заверяется печатью организации.

Оформление дубликата трудовой книжки при утере

Если бумажная трудовая книжка утеряна, работодатель обязан оформить её дубликат.

Порядок действий:

1. Заявление от сотрудника. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя с просьбой оформить дубликат.
2. Сбор документов. Необходимы: заявление, копия паспорта, справка об утрате (из органов МВД), документы, подтверждающие трудовую деятельность (выписка из ЭТК, копии приказов, трудовых договоров).
3. Издание приказа. На основании заявления и собранных документов издается приказ об оформлении дубликата.
4. Оформление дубликата.
   • Заполняется титульный лист нового бланка (с пометкой «Дубликат»).
   • Переносятся все записи из утраченной книжки на основании имеющихся документов.
   • Если какие-то записи восстановить невозможно, в дубликате делается отметка: «Данные о работе в период с … по … восстановить не удалось».
5. Выдача сотруднику. Дубликат выдается под расписку в журнале учета.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Неправильное оформление или неоформление трудовой книжки влечет административную ответственность для работодателя и должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Предупреждение или штраф от 5 000 до 50 000 руб. для ИП и юрлиц.
• Штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц.
• В случае утраты документов — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Оформление трудовой книжки — процесс, требующий внимания и знания правил. Вот ключевые выводы:

1. Для новых сотрудников (с 2025): Электронная форма — обязательна, если сотрудник не заявил о желании вести бумажную.
2. Для всех: Все записи делаются только на основании документов (приказов, соглашений).
3. При утере: Оформляйте дубликат, собирая все возможные доказательства трудовых отношений.
4. Храните копии: Работодатель должен хранить копии приказов о приеме, переводе, увольнении, на основании которых вносились записи.
5. Контролируйте: Сотрудник должен подписать каждую запись. Отсутствие подписи, грубая ошибка.

Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от проблем при подтверждении стажа, оформлении пенсии или при трудоустройстве в будущем.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда № 588н, Постановление Правления ПФР) и актуальна на 2026 год.