Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и места работы. В случае, если сотрудник не может лично обратиться к работодателю (например, он находится за границей, у него нет возможности приехать в офис), его родственник может подать заявление о выдаче трудовой книжки от его имени. Ниже вы найдете подробный разбор того, как правильно оформить такое заявление, какие документы нужны, а также готовый образец.
Когда родственник может подавать заявление?
- Если сотрудник находится за границей и не может лично обратиться к работодателю.
- Если сотрудник временно недоступен (болезнь, инвалидность, длительное командирование).
- Если сотрудник не имеет возможности лично подписать заявление (например, он в тюрьме).
В любом случае, работодатель обязан предоставить трудовую книжку по требованию сотрудника или его законного представителя (согласно статье 61 Трудового кодекса РФ).
Что должно быть в заявлении?
Заявление должно быть составлено в письменной форме (на обычном листе бумаги или в электронном виде, если работодатель принимает электронные документы). В заявлении обязательно указать:
- Наименование организации (работодателя);
- ФИО сотрудника, дата рождения, номер трудовой книжки.
- ФИО и отношение к сотруднику (например, «мать», «сын»).
- Причина, по которой родственник подает заявление (не возможность лично обратиться).
- Запрос о выдаче трудовой книжки (оригинала или копии).
- Подпись заявителя и дата.
Если заявление подается в электронном виде, подпись можно оформить с помощью электронной подписи (если у заявителя есть квалифицированная электронная подпись).
Какие документы нужно приложить к заявлению?
- Копия паспорта заявителя (с указанием места жительства).
- Свидетельство о родстве (если требуется).
- Копия паспорта сотрудника (если есть).
- Справка о том, что сотрудник не может лично обратиться (например, справка из больницы, справка о командировке).
Наличие всех этих документов ускорит процесс рассмотрения заявления.
Как выглядит образец заявления?
Ниже приведён готовый образец, который можно скопировать и адаптировать под свои нужды. Обратите внимание, что в тексте можно использовать любые слова, главное – соблюсти структуру и указать все обязательные сведения.
Образец заявления
В _____________________ (название организации)
От ___________________________________ (ФИО заявителя), родственник ___________________________________ (ФИО сотрудника), дата рождения: _____________________, номер трудовой книжки: _____________________, адрес: _____________________, телефон: _____________________, электронная почта: _____________________, постоянный адрес: _____________________, настоящим заявляет:
Согласно статье 61 Трудового кодекса РФ, сотрудник имеет право на получение трудовой книжки.
Я, как законный представитель/родственник сотрудника, прошу вас выдать трудовую книжку (оригинал/копию) в мою пользу.
Причина, по которой я не могу лично обратиться к работодателю: _____________________ (указать, например, нахождение за границей, болезнь, командировка).
Прошу выдать трудовую книжку в течение 10 рабочих дней с момента получения данного заявления.
Прилагаю к заявлению следующие документы:
- Копия моего паспорта;
- Копия паспорта сотрудника (если есть);
- Справка о невозможности личного обращения (если есть);
- Свидетельство о родстве (если требуется).
Подпись заявителя: _____________________
Контактный телефон: _____________________
Электронная почта: _____________________
Как подать заявление?
Напечатайте заявление на обычном листе бумаги (размер А4) либо создайте электронный документ в формате PDF.
Подпишите заявление собственноручно. Если вы отправляете заявление в электронном виде, подпишите его с помощью электронной подписи.
Приложите все необходимые документы в копии (сканы или фотокопии).
Отправьте заявление в отдел кадров работодателя:
- Лично, если это возможно;
- Почтой с уведомлением о вручении;
- Электронно через корпоративный портал (если такой имеется).
Сохраните копию заявления и приложений для своих записей.
Что делать, если заявление отклонено?
Если работодатель отказал в выдаче трудовой книжки, вы можете:
- Проверить, правильно ли заполнено заявление и приложены ли все документы;
- Обратиться в отдел кадров с уточнением причин отказа;
- Если отказ не обоснован, подать жалобу в Трудовую инспекцию (по месту работы работодателя) или в суд.
Важные нюансы и советы
- Трудовая книжка – это не только документ, подтверждающий стаж. В ней фиксируются все места работы, даты начала и окончания трудового договора, а также сведения о заработной плате.
- Если вы хотите получить копию трудовой книжки, уточните у работодателя, есть ли ограничения по количеству копий.
- В случае, если сотрудник находится за границей, работодателю может потребоваться подтверждение его пребывания (например, справка о проживании).
- Если работодатель не предоставляет трудовую книжку в течение 30 дней с момента подачи заявления, вы можете обратиться в Трудовую инспекцию.
- При оформлении заявления убедитесь, что все данные указаны корректно: ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки.
Заявление родственника о выдаче трудовой книжки – это простой, но важный документ, который позволяет сотруднику получить подтверждение своего трудового стажа даже в случае отсутствия возможности лично обратиться к работодателю. Следуя приведённой инструкции и использовав образец, вы сможете быстро и без лишних трудностей оформить заявление, приложить необходимые документы и получить трудовую книжку в нужный срок.
Удачи и успехов в решении ваших вопросов!