Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Для заместителей директора (зам. директора) оформление записей в трудовую книжку имеет свои особенности, связанные с особенностями должностных обязанностей, правом подписи и порядком назначения. В статье подробно рассматриваются:

• Законодательная база, регулирующая запись в трудовую книжку зам. директора;
• Кто имеет право вносить запись и какие документы являются основанием;
• Пошаговая инструкция по заполнению всех графов трудовой книжки;
• Примеры формулировок записей;
• Типичные ошибки и способы их исправления.

Правовая основа

Оформление записей в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом Республики Беларусь (ТК РБ), в частности статьями 61, 68 и 16, а также нормативными актами, определяющими порядок назначения руководителей и их заместителей.

Ключевые положения:

1. Статья 61 ТК РБ – определяет порядок внесения записей о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой книжке.
2. Статья 68 ТК РБ – регламентирует порядок назначения и увольнения руководителей и их заместителей, а также требования к документам‑основания.
3. Статья 16 ТК РБ – устанавливает, что запись о назначении на должность должна сопровождаться протоколом общего собрания участников (для ООО) или решением единственного участника.

Кто может вносить запись?

Запись в трудовую книжку может сделать:

• Сам назначенный директор (генеральный директор) организации;
• Лицо, уполномоченное доверенностью от имени нанимателя (чаще всего – специалист по кадрам);
• Заместитель директора, если он имеет доверенность на подписание кадровых документов (в этом случае запись делается от имени директора).

Важно: лицо, вносящее запись, должно иметь документальное подтверждение (приказ, протокол, решение) и подписать запись в соответствии с установленными правилами.

Необходимые документы‑основания

Для внесения записи в трудовую книжку зам. директора требуется один из следующих документов:

• Приказ «О назначении на должность заместителя директора» с указанием даты, номера и подписи директора;
• Протокол общего собрания участников (для ООО) или решение единственного участника, где принято решение о назначении;
• Доверенность (если запись вносит лицо, не являющееся директором).

В документе обязательно должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• Наименование должности (заместитель директора по какому‑то направлению);
• Дата вступления в должность;
• Номер и дата приказа/протокола.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких графов; Ниже – пошаговое руководство, как правильно оформить запись о назначении на должность зам. директора;

Графа 1 – Порядковый номер записи

Вписывается последовательный номер (например, 5, 6 и т.д.). Никаких сокращений.

Графа 2 – Дата записи

Указывается полная дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

Графа 3 – Сведения о работе

Формулировка должна полностью соответствовать формулировке приказа. Примеры:

• Назначен заместителем директора по финансовым вопросам.
• Переведен на должность заместителя генерального директора по управлению персоналом.

Графа 4 – Основание для записи

Указывается номер и дата приказа/протокола, а также название документа. Пример:

• Приказ № 45 от «О назначении Иванова И.И. на должность заместителя директора по финансовым вопросам».
• Протокол общего собрания участников ООО «Альфа» № 12 от .

Графа 5 – Подпись лица, вносящего запись

Подписывается директор (или уполномоченное лицо). Под подписью указывается должность подписанта (например, директор ООО «Бета»).

Примеры заполнения

Пример 1. Назначение нового заместителя директора

Пример 2. Перевод заместителя директора в другую структуру

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто может подписать запись, если директора нет в офисе?

В случае отсутствия директора (отпуск, болезнь, командировка) запись может подписать лицо, уполномоченное доверенностью. Чаще всего – специалист по кадрам или заместитель директора, имеющий право подписи.

Можно ли вносить запись о временном исполнении обязанностей директора?

Да. В графе 3 указывается «Временно исполняет обязанности директора», а в графе 4 – ссылка на приказ о временном исполнении (например, «Приказ № 102 от «О временном исполнении обязанностей директора Ивановым И.И.»).

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибку исправляют в соответствии с пунктом 5 статьи 61 ТК РБ:

1. Ставится отметка «Исправлено» в графе 5;
2. Вносятся правильные данные в новую запись (с новым порядковым номером);
3. Подписывается и ставится печать (если есть) лицо, вносящее исправление.

Нужна ли отдельная запись, если заместитель директора одновременно занимает еще одну должность?

Да. Каждая должность фиксируется отдельной записью, даже если они совмещаются. Это позволяет точно отразить все трудовые функции и избежать конфликтов при расчете стажа.

Типичные ошибки и как их избежать

• Несоответствие формулировки записи приказу. Всегда копируйте формулировку из приказа без изменений.
• Отсутствие номера и даты документа‑основания. В графе 4 обязательно указывайте номер и дату приказа/протокола.
• Неправильный порядок подписей. Запись подписывает только уполномоченное лицо – директор или лицо по доверенности.
• Пропуск графы 5 (подпись). Без подписи запись считается недействительной.
• Запись в неправильном шрифте или без чернил; Записи вносятся черными чернильными ручками, без исправлений.

Оформление записи о назначении или переводе на должность заместителя директора в трудовую книжку – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильное оформление гарантирует:

• Корректный учет трудового стажа;
• Отсутствие юридических рисков при проверках инспекций;
• Прозрачность кадровых процессов внутри организации.

Следуя приведённым рекомендациям и используя образцы формулировок, вы сможете безошибочно вести трудовые книжки своих заместителей директоров.

Дата публикации: