Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан, работающих в государственных органах и учреждениях․ Правильное оформление её записей регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами, касающимися электронного документооборота и перехода на электронные формы ведения кадровой документации․
Общие требования к оформлению трудовой книжки
В 2021 году в Украине начался переход от бумажных форм к электронным записям․ Тем не менее, в некоторых случаях (например, при увольнении, переводе или изменении условий труда) требуется внесение сведений в бумажную форму или их подтверждение в электронном реестре․
- Записи вносятся в хронологическом порядке․
- Каждая запись должна содержать:
- дату начала работы;
- должность/звание;
- наименование организации;
- основание увольнения (если применимо)․
- Форма записи определяется шаблоном, утвержденным Министерством труда и соцзащиты․
Пример записи о приёме на работу
Запись № 1 Дата начала работы: Должность: Специалист по кадрам Наименование организации: Министерство обороны Украины Основание: Приказ № 123 от г․
Пример записи об увольнении по собственному желанию
Запись № 5 Дата увольнения: Причина увольнения: По собственному желанию Запись в книжке после увольнения: «Уволен по собственному желанию» (в соответствии с п․ 3 ст․ 81 ТК РФ)
Специфические случаи внесения сведений
В процессе работы в государственной службе могут возникать ситуации, требующие особого оформления:
- Военная служба по контракту․ Сведения о военной службе вносятся в отдельный раздел «Военная служба», оформляемый в соответствии с Федеральным законом «О воинской службе и военной службе в вооруженных силах Украины»․
- Перевод в другое подразделение․ При внутреннем переводе в трудовую книжку вносят запись о переводе, указывая новое подразделение и дату начала работы в нём․
- Удлинение или сокращение рабочего времени․ Вносятся изменения в режим работы, отражающие новые часы работы или форму занятости․
Пример записи о военной службе по контракту
Запись № 7 Военная служба по контракту: Да, с по Место службы: 15-й отдельный батальон специального назначения Основание: Договор № 456 от г․
Как правильно оформить запись при увольнении по собственному желанию
Вопрос часто возникает из‑за непонимания формулировок, используемых в официальных документах․ По разъяснениям Роструда, в книжке после записи об увольнении с основного места работы необходимо добавить отдельный пункт с указанием причины увольнения․
Правильный шаблон:
Запись № 9 Дата увольнения: Причина увольнения: По собственному желанию
Эта запись должна быть оформлена в том же стиле, что и остальные записи, и подписана уполномоченным представителем организации․
Переход на электронный формат
С 10 июня 2021 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде․ Электронные трудовые книжки хранятся в едином государственном реестре застрахованных лиц (ЕГРЗ); При этом:
- Все сведения, ранее внесенные в бумажную форму, должны быть перенесены в электронный реестр до 10 июня 2026 года․
- Для уже уволенных сотрудников возможна генерация «исторического» отчёта, который можно запросить в любой момент․
Электронный формат позволяет:
- Сократить количество бумажных ошибок․
- Ускорить процесс проверки трудового стажа при расчёте пенсионных выплат․
- Обеспечить более удобный доступ к информации для работников и работодателей․
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
В случае потери, порчи или утраты оригинального документа работник имеет право запросить выписку из электронного реестра, которая будет служить официальным подтверждением трудовой деятельности․ Для этого необходимо:
- Подать запрос в отдел кадровой документации․
- Предоставить копию паспорта и заявление о восстановлении․
- Получить выписку в электронном виде или в бумажном виде (при необходимости)․
Краткое резюме
Оформление записей в трудовой книжке на государственной службе требует строгого соблюдения установленных форм и хронологического порядка․ Особое внимание необходимо уделять:
- правильному оформлению записи об увольнении по собственному желанию;
- внесению сведений о военной службе и переводе;
- переходу на электронный формат до 10 июня 2026 года․
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую корректность документооборота и упрощает дальнейшую работу с кадровыми данными как работодателя, так и сотрудника․