Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ При приеме на работу в неё вносятся обязательные сведения, которые фиксируют факт начала трудовых отношений, должность, структурное подразделение и основание приказа․ Ниже подробно рассмотрено, какие именно записи делаются, как они оформляются и какие особенности следует учитывать в 2026 году․
Нормативная база
Заполнение трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 66);
- Приказом Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
- Письмом Роструда от № 937-6-1 (о записи при приеме по срочному трудовому договору);
- Письмом от № 1922-6-1 (о приравнивании штампа к записи)․
Что именно вносится в трудовую книжку при приеме на работу
Согласно пункту 21 Приказа № 320н, в разделе «Сведения о работе» делается запись, содержащая следующие реквизиты:
- Графа 1 – порядковый номер записи (последовательный номер в трудовой книжке);
- Графа 2 – дата записи (число, месяц, год внесения записи);
- Графа 3 – основная запись (текст, описывающий факт приема на работу);
- Графа 4 – основание (номер и дата приказа о приеме на работу)․
Пример формулировки основной записи (графа 3):
Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера в порядке перевода из ООО «Компания»․
Образец заполнения записи
Графа Содержание 1 01 2 3 Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера в порядке перевода из ООО «Компания»․ 4 Приказ № 123 от Особенности записи в зависимости от условий приема
- Прием на постоянную работу – стандартная формулировка, как в примере выше․
- Прием по срочному трудовому договору – запись делается по общим правилам; указание о срочности не вносится в трудовую книжку (письмо Роструда от № 937-6-1)․
- Прием в порядке перевода от другого работодателя – в графе 3 указывается фраза «в порядке перевода из [наименование организации]» (п․ 21 Приказа № 320н)․
- Прием вахтовым методом – допускается использование штампа с наименованием организации-работодателя; штамп приравнивается к записи (письмо от № 1922-6-1)․
- Одновременное оформление электронной трудовой книжки (ЭТК) – сначала в бумажную трудовую вносится запись о приеме на работу, затем – запись о переходе на ЭТК (Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году)․
Сроки внесения записи
Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о приеме на работу․ Это требование закреплено в пункте 21 Приказа № 320н и контролируется трудовой инспекцией․
Исправление ошибок в записи о приеме
Если записана неверная информация, порядок исправления следующий:
- В графе 2 указывается дата исправления;
- В графе 3 пишется фраза: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- Затем в той же графе 3 вносится правильная запись;
- В графе 4 повторяется номер и дата приказа, на основании которого была сделана первоначальная (неверная) запись․
Пример исправления:
Графа Содержание 1 02 2 3 Запись за номером 01 недействительна․ Принят на работу в отдел продаж на должность специалиста по работе с клиентами․ 4 Приказ № 125 от Запись о приеме на работу в трудовой книжке – ключевой элемент кадрового документооборота․ Она должна содержать точные сведения о дате, должности, структурном подразделении и основании приказа․ Соблюдение установленных норм (Приказ № 320н, письма Роструда) гарантирует законность оформления трудовой деятельности и защищает права как работника, так и работодателя․ При наличии особых условий (срочный договор, перевод, вахта, переход на ЭТК) важно помнить о специфических формулировках и порядке внесения записей, а также о сроках их осуществления – не более пяти рабочих дней после издания приказа․