Трудовая книжка – это официальный персональный документ‚ подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. В России она регулируется Постановлением Минтруда РФ от N 69 (ред. от ) и Приказом Минтруда РФ от N 320н. Ниже приведена подробная инструкция по оформлению‚ заполнению и хранению трудовой книжки в 2026 году.
Юридические основы
- Постановление Минтруда РФ от N 69 – основной документ‚ регламентирующий порядок заполнения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда РФ от N 320н – утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) хранит электронные версии трудовых книжек.
Оформление трудовой книжки впервые
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику в присутствии работника не позднее недели со дня приёма на работу.
- Для новых сотрудников‚ принятых в 2025–2026 году‚ обязателен электронный вариант трудовой книжки. Бумажная версия может быть выдана только по письменному запросу работника.
- В книге фиксируются:
- Дата приёма на работу (с точностью до дня).
- Наименование организации‚ её ИНН/ОГРН.
- Должность‚ вид деятельности.
- Условия труда (рабочее время‚ место работы).
- Записи ведутся арабскими цифрами‚ сокращения и аббревиатуры не допускаются.
- После заполнения работодатель подписывает запись и хранит копию в электронном виде.
Внесение последующих записей
Каждая смена трудового договора‚ перевод‚ увольнение‚ изменение должности и т.д. фиксируется в трудовой книжке.
- Для смены должности указывается дата‚ новая должность и место работы.
- Для перевода в другую организацию фиксируются дата и название новой организации.
- При увольнении указывается дата увольнения‚ причина (по желанию работника) и подпись работодателя.
- Все записи делают в присутствии работника и подписываются обеими сторонами.
Электронная трудовая книжка
С 2025 г. электронный формат является обязательным для новых сотрудников. Он хранится в ЕИСОТ и доступен работодателю и работнику в любой момент.
- Для перехода на электронный формат работник должен подписать заявление и получить подтверждение от работодателя.
- После выдачи бумажной копии работник получает доступ к электронному документу через портал ЕИСОТ.
- Работодатель освобождается от ответственности за хранение бумажной версии‚ но обязан хранить электронную копию в течение 30 лет после последней записи.
Хранение трудовой книжки
Правила хранения определены Приказом Минтруда 320н. Ключевые требования:
- Книга должна храниться в безопасном‚ защищённом от огня‚ влаги и кражи месте.
- Работодатель обязан хранить копию трудовой книжки в течение 30 лет после последней записи.
- При уничтожении или повреждении книги работодатель обязан сообщить об этом в органы труда и заново оформить документ.
- Книга не должна быть удалена из организации без согласия работника.
Ответственность сторон
- Работодатель – обязан своевременно оформить‚ вести и хранить трудовую книжку‚ а также не допускать фальсификаций.
- Работник – обязан хранить книгу‚ предоставлять её при смене работодателя и не допускать её повреждения.
- Нарушение правил ведения и хранения может повлечь за собой штрафы‚ в т.ч. в размере до 100 000 ₽.
Практические рекомендации
- Проверьте‚ что в книге указаны полные данные (ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные).
- Регулярно сверяйте электронный и бумажный варианты‚ чтобы избежать несоответствий.
- Сохраняйте копию подписей в электронном виде для подтверждения подлинности.
- При смене работодателя обязательно получите копию трудовой книжки от предыдущего работодателя.
- Если вы переезжаете за границу‚ сохраните копию трудовой книжки в электронном виде‚ чтобы иметь доступ к ней в любой точке мира.
Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работника. В 2026 году правила оформления и ведения сохраняют свои основные принципы‚ но при этом вводятся новые требования к электронному формату и более строгие условия хранения. Соблюдение всех пунктов законодательства поможет избежать конфликтов и обеспечит правовую защиту как для работодателя‚ так и для работника.