Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий профессиональную биографию работника. Помимо сведений о приёме, переводах, увольнении, в ней фиксируются и поощрения, награды, благодарности, полученные за добросовестный труд. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, виды поощрений, порядок их внесения и особенности оформления как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке.

Правовая база

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (абзац 4) – определяет, что сведения о награждении (поощрении) вносятся в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – пункт 25 указывает обязательность внесения записей о поощрениях.
• Приказы Минтруда России и разъяснения Роструда (2024‑2025 гг.) уточняют, какие виды поощрений фиксируются, а какие – нет.
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) действует инструкция по внесению записей, утверждённая в 2021 году.

Какие виды поощрений вносятся в трудовую книжку

Согласно ТК РФ и разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Государственных наградах (орден, медаль, звание).
2. Почётных грамот органов государственной власти, органов местного самоуправления, профессиональных союзов.
3. Благодарностях от руководства предприятия (в т.ч. в виде благодарственного письма).
4. Награждения за выдающиеся трудовые достижения, инновации, повышение квалификации, участие в конкурсах и т.п., если они предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами или уставом организации.
5. Присвоение почётных званий (например, «Работник года», «Лучший специалист»).

Не вносятся в трудовую книжку:

• Разовые денежные премии, включаемые в заработную плату (по мнению Минтруда, такие премии не фиксируются).
• Регулярные выплаты (премии, надбавки), если они не сопровождаются официальным приказом о награждении.
• Сведения о поощрениях, предусмотренных только внутренними правилами, но не оформленных приказом руководителя.

Порядок внесения записи о поощрении

Основание для записи

Запись в трудовую книжку делается на основании приказа (распоряжения) руководителя организации, в котором указаны:

• ФИО работника;
• Дата и номер приказа;
• Наименование (вид) поощрения;
• Основание (за что награжден, какие достижения продемонстрированы);
• Подпись руководителя и печать организации.

Где вносится запись

В бумажной трудовой книжке существует отдельный раздел «Награждения и поощрения». Запись делается в строке 3 (или в соответствующей строке, если раздел уже заполнен). В электронных трудовых книжках запись вносится в тот же раздел через специальный модуль «Награждения и поощрения».

Как выглядит запись (пример)

Дата Наименование награды Орган, выдавший награду Основание
 Благодарность за участие в проекте ООО «ТехноИнвест» За успешную реализацию проекта «Эко‑Энерго»

В электронном виде запись выглядит аналогично, но вводится через форму с полями «Дата», «Наименование», «Орган», «Основание».

Особенности оформления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

• ЭТК храниться в единой государственной базе данных, доступ к которой имеет работодатель и работник через портал Госуслуг.
• Запись вносится в режиме онлайн, после чего автоматически появляется в личном кабинете работника.
• Для подтверждения записи требуется загрузить скан‑копию приказа о награждении.
• Все изменения фиксируются в журнале операций, что исключает возможность «подделки» записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о благодарности, полученной устно?

Только если благодарность оформлена приказом (письменно) и подписана руководителем. Устные благодарности в трудовую книжку не вносятся.

Можно ли в трудовую книжку записать премию, полученную в рамках системы оплаты труда?

Нет. По пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, премии, включённые в состав заработной платы, не фиксируются в трудовой книжке.

Как поступить, если в дубликате трудовой книжки отсутствуют записи о награждениях?

Согласно статье «Оформляем дубликат трудовой книжки» (Зимина С., 2025), при выдаче дубликата необходимо перенести все записи о награждениях, которые были внесены в оригинал, в дубликат. Работодатель обязан предоставить копию приказов о награждении.

Что делать, если работник получил государственную награду за пределами организации?

Запись вносится в трудовую книжку независимо от того, где была присвоена награда. В качестве основания указывается приказ Минобороны (или другого уполномоченного органа) о присвоении награды.

Можно ли удалить запись о поощрении из трудовой книжки?

Запись может быть удалена только в случае признания её ошибочной. Для этого требуется решение суда или постановление компетентного органа и соответствующее исправление в журнале ЭТК.

Практические рекомендации работодателю

• Разработайте образец приказа о награждении, включающий все обязательные реквизиты.
• Ведите реестр поощрений в отделе кадров – это упростит подготовку приказов и контроль за своевременным внесением записей.
• Обучайте линейных руководителей правилам оформления благодарностей и наград.
• При переходе на ЭТК убедитесь, что все бумажные записи о награждениях оцифрованы и загружены в систему.
• Периодически проверяйте корректность записей (особенно при смене организации) – ошибки могут негативно сказаться на трудовой истории сотрудника.

Запись о поощрениях в трудовую книжку – важный элемент официального подтверждения профессиональных достижений работника. Согласно Трудовому кодексу и Постановлению Правительства РФ, в книжку вносятся только официально оформленные награды, благодарности и почётные грамоты, а разовые денежные премии и регулярные выплаты туда не включаются. Правильное оформление записей повышает прозрачность кадровой политики, способствует мотивации персонала и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Помните: без приказа о награждении запись в трудовую книжку невозможна, а в случае электронного формата – без загрузки подтверждающего документа запись не будет принята системой.