Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж и место работы гражданского работника. Её выдача, учёт и хранение регулируются рядом нормативных актов, а бухгалтерская сторона процесса требует строгого соблюдения правил учёта бланков, расходов и соответствующих бухгалтерских проводок.
Нормативно‑правовая база
Для правильного отражения операций, связанных с выдачей трудовых книжек, необходимо опираться на следующие документы:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – требования к оформлению и ведению трудовых книжек;
- Письмо Минфина России от № 07‑05‑06/18 – классификация расходов на бланки трудовых книжек;
- Положения о ведении книги учёта движения трудовых книжек и приходно‑расходной книги;
- Практические разъяснения КонсультантПлюс и другие нормативные рекомендации.
Порядок выдачи трудовых книжек
По требованию самого работника
Работник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки. После его рассмотрения выдаётся оригинал документа.
По просьбе родственников (в случае смерти работника)
Выдача возможна по аналогии с порядком выдачи книжки наследникам. Требуется подтверждающий документ (свидетельство, справка о смерти и т.п.).
По доверенности
Работодатель может выдать книжку представителю работника, если тот предоставил нотариально удостоверенную доверенность. В книге учёта делается отметка:
- Дата выдачи;
- Реестровый номер книжки;
- ФИО представителя;
- Кто и когда удостоверил доверенность.
Бухгалтерский учет операций
Приходно‑расходная книга
Все операции по получению, выдаче, порче и уничтожению бланков фиксируются в приходно‑расходной книге. В неё вносятся:
- Серия и номер бланка;
- Дата поступления;
- Сумма расходов (при покупке);
- Сведения о выдаче (кому, когда, по какому основанию).
Книга учёта движения трудовых книжек
Это основной документ, в котором фиксируются все перемещения экземпляров:
- Получение бланков от поставщика;
- Выдача работникам (с указанием ФИО, даты, причины);
- Возврат (при утере, порче, замене);
- Списание (уничтожение) по окончании срока годности.
Бухгалтерские проводки
Примеры типовых проводок:
- Приобретение бланков:
Дт 209 «Прочие материалы» – Кт 51 «Денежные средства» (или Кт 60 «Расчеты с поставщиками», если бланки закупаются в кредит).
- Выдача работнику безвозмездно:
Дт 209 – Кт 70 «Доходы от продажи товаров, работ, услуг» (при классификации как «прочие доходы»).
- Уничтожение (списание) бланка:
Дт 70 – Кт 209 (если ранее получено доходное признание) или Дт 209 – Кт 68 «Прочие доходы», в зависимости от политики учёта.
Документы, сопровождающие выдачу
Заявление работника
Образец заявления включает:
- ФИО работника;
- Номер и дату выдачи;
- Причину (первичная, замена, восстановление и т.д.).
Акт выдачи
В акте указываются:
- Реестровый номер книжки;
- Серия и номер;
- ФИО получателя;
- Подпись работника и подпись ответственного лица.
Приказ о назначении ответственного
Для обеспечения контроля за хранением и учётом книжек издаётся приказ, в котором определяется ответственный за их учёт.
Платёж за бланк
Согласно разъяснениям Минфина, стоимость бланка относится к прочим расходам (счет 209). Если работник оплачивает бланк, то полученная сумма отражается как прочие доходы (счет 70). При безвозмездной выдаче расход учитывается в полном размере.
Хранение и уничтожение
Бланки трудовых книжек являются документами с повышенной степенью защиты. Их хранение должно соответствовать требованиям:
- Хранить в специальном сейфовом шкафу или ограниченном помещении;
- Вести журнал выдачи/получения;
- Уничтожать (сжечь или стереть) после окончания срока годности, о чём делается соответствующая запись в книге учёта.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать книжку представителю без доверенности? – Нет, без нотариально удостоверенной доверенности выдача не считается законной.
- Как отразить в бухгалтерском учёте приобретение вкладыша в трудовую книжку? – Приход в бухгалтерию фиксируется на счете 209, а выдача – как прочие расходы.
- Нужно ли платить НДС при выдаче бланков? – Признание реализации и облагодательство НДС относится к операциям, когда бланк передается работнику за вознаграждение. При безвозмездной выдаче НДС не взимается.
Правильный бухгалтерский учет выдачи трудовых книжек обеспечивает прозрачность операций, соблюдение требований законодательства и корректное отражение финансовых результатов организации. Соблюдение описанных выше процедур и ведение соответствующих регистров позволяют избежать ошибок при аудите и сократить риск потери или повреждения документов.
Для более детального ознакомления с образцами заявлений, актов и форм бухгалтерской документации рекомендуется использовать сервисы типа КонсультантПлюс, где доступны готовые шаблоны и разъяснения.