Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж работы, должности, периоды занятости и другие сведения о трудовой деятельности сотрудника. В 2020‑м году в России был введён порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК), и с 2026 года переходный период завершён. Чтобы оформить переход, получить оригинал, восстановить утерянный документ или изменить способ учёта, работнику необходимо написать заявление. В этой статье подробно рассмотрим, какие типы заявлений существуют, как их правильно оформить и подать.

Содержание

1. Виды заявлений, связанные с трудовой книжкой
2. Правовые основы (ТК РФ, Приказ Минтруда)
3. Пошаговое заполнение заявления
4. Образцы заявлений
5. Куда и как подавать заявление
6. Часто задаваемые вопросы

Виды заявлений, связанные с трудовой книжкой

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажного варианта).
• Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки (когда сотрудник хочет получить её на руки).
• Заявление о восстановлении утерянной/повреждённой трудовой книжки.
• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (для работодателя, который подаёт сведения в СЗВ‑ТД).
• Заявление о внесении записи в трудовую книжку (например, запись о приёме, переводе, увольнении).

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления и ведения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 67‑71).
• Приказ Минтруда России от № 506н «Об утверждении Порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 78 «О порядке перехода на электронные трудовые книжки».
• Инструкция по работе с 1С:ЗУП и другими кадровыми системами (раздел «Электронные трудовые книжки»).

Согласно п. 2 ст. 67 ТК РФ, работник имеет право выбрать способ учёта сведений о своей трудовой деятельности – в бумажной или электронной форме. Выбор оформляется заявлением, которое работодатель обязан рассмотреть в течение трёх рабочих дней.

Пошаговое заполнение заявления

Ниже – универсальная инструкция, подходящая для большинства видов заявлений о трудовой книжке.

1. Шапка документа
   • Наименование организации (полное официальное название).
   • Адрес организации (по месту регистрации).
   • Контактный телефон и e‑mail (по желанию).
2. Дата и место составления

   Записывается в правом верхнем углу: ««___» __________ 2026 г. г. Москва».

3. Кому адресовано заявление

   Чаще всего – «Директору ООО «Ромашка»» или «Начальнику отдела кадров». Если в организации есть отдельный специалист по работе с ЭТК, указывайте его должность.

4. Текст заявления

   Формулировка должна быть чёткой, без лишних оборотов. Пример базовой конструкции:

   «Прошу (прошу Вас) _______________________ (указать действие: 
    – перевести меня на электронную трудовую книжку,
    – выдать оригинал бумажной трудовой книжки,
    – восстановить утерянную трудовую книжку и т.д.).
   ФИО: ______________________
   Должность: __________________
   Таб. № (при наличии): __________
   Подразделение: ________________
   Причина (если требуется): ______________________.
   Приложения: копия паспорта, справка о потере и т.п.
   «Подпись» ______________________
   

5. Перечень приложений
   • Копия паспорта (страница с фото).
   • Справка о потере (если заявка о восстановлении).
   • Согласие на обработку персональных данных (по желанию работодателя).
6. Подпись работника

   Подпись ставится в нижней части заявления. При заполнении в электронном виде подпись может быть заменена электронной подписью (ЭП).

Важно: заявление должно быть написано разборчиво (если от руки) и без грамматических ошибок. В случае электронного заполнения в 1С:ЗУП или в портале Госуслуг, система автоматически проверит обязательные поля.

Образцы заявлений

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

<h3>Заявление</h3>
<p>«<b>Директору</b> ООО «Пример»<br>
<b>От</b> Иванова Ивана Ивановича<br>
<b>Должность:</b> инженер‑технолог<br>
<b>Таб. №:</b> 12345<br>
<b>Подразделение:</b> отдел разработки<br><br>
Прошу перевести меня на учет в электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 506н от г. и Постановлением Правительства РФ № 78 от г.<br>
Приложения:<br>
Копия паспорта.<br>
Согласие на обработку персональных данных.<br><br>
«Дата» «Подпись»</p>

Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки

<p>«<b>Начальнику отдела кадров</b> ООО «Ромашка»<br>
<b>От</b> Петровой Марии Сергеевны<br>
<b>Должность:</b> бухгалтер<br>
<b>Таб. №:</b> 6789<br>
<b>Подразделение:</b;> финансовый отдел<br><br>
Прошу выдать мне оригинал бумажной трудовой книжки, так как планирую оформить заявление о переводе в другую организацию.<br>
Приложения: копия паспорта.<br><br>
«Дата» «Подпись»</p>

Заявление о восстановлении утерянной трудовой книжки

<p>«<b>Директору</b> ОАО «Сталь»<br>
<b>От</b> Сидорова Алексея Петровича<br>
<b>Должность:</b> слесарь<br>
<b>Таб. №:</b> 1122<br>
<b>Подразделение:</b> цех № 3<br><br>
В связи с утратой трудовой книжки прошу оформить новую трудовую книжку и внести в неё сведения о моём трудовом стаже.<br>
Приложения:<br>
Справка о потере (выдана отделом полиции).<br>
Копия паспорта.<br>
«Дата» «Подпись»</p>

Куда и как подавать заявление

Бумажный вариант

• Подайте заявление в отдел кадров или в бухгалтерию (в зависимости от структуры организации).
• Сохраните копию заявления и приложений у себя.
• Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трёх рабочих дней и оформить соответствующую запись в трудовой книжке.

Электронный вариант через 1С:ЗУП (или аналог)

1. Войдите в модуль «Кадры» → «Журнал документов» → «Электронные трудовые книжки».
2. Нажмите «Создать» → выберите тип документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (или «Заявление о переходе на ЭТК»).
3. Заполните форму: укажите организацию, дату, ФИО сотрудника, тип заявления.
4. По кнопке «Заполнить автоматически» система добавит всех сотрудников, которые ещё не подали заявление.
5. Сохраните документ и отправьте на согласование руководителю.

Портал Госуслуг

• Зайдите в личный кабинет → «Мои документы» → «Трудовая книжка».
• Выберите нужный тип заявления, заполните онлайн‑форму и прикрепите сканы паспорта и справки.
• Отправьте заявление в электронный архив работодателя (если у организации есть интеграция).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли писать заявление, если я хочу оставить бумажную трудовую книжку?

Да. По ст. 67 ТК РФ работник обязан оформить письменное заявление о выборе способа учёта сведений. Если заявление не подано, считается, что работник согласен на ведение ЭТК.

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе формы ведутся параллельно.

Как быстро можно получить новую бумажную трудовую книжку после утери?

Работодатель обязан оформить новую книжку и внести в неё сведения о стаже в течение трёх рабочих дней после получения заявления и подтверждающих документов.

Что делать, если работодатель отказывается оформить переход на ЭТК?

Согласно Приказу Минтруда, отказ без законных оснований недопустим. Работник может обратиться в инспекцию по труду с жалобой.

Нужно ли подписывать заявление электронной подписью?

Если заявление подаётся в электронном виде через 1С, портал Госуслуг или другую систему, достаточно использовать электронную подпись (ЭП) или подтвердить действие через СМС‑код.

Заполнение заявления о трудовой книжке – простая, но важная процедура. Правильный документ гарантирует:

• Сохранение трудового стажа в официальных реестрах;
• Своевременное получение оригинала или переход на удобный электронный формат;
• Защиту прав работника в случае утери или повреждения бумажной книжки.

Следуйте приведённым рекомендациям, используйте образцы, проверяйте наличие всех приложений и подавайте заявление в установленные сроки. При возникновении вопросов обращайтесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Дата публикации: