Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности граждан. Правильное её оформление, ведение и хранение регулируются рядом нормативных актов. Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальных источниках (по состоянию на 21 мая 2026 г.).
Нормативно-правовая база
- Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
- Постановление Правительства РФ № 373 от 19 мая 2008 г. «О внесении изменений в Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказ Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан № 149‑П от 05 июля 2007 г. «Об утверждении формы и Правил ведения и хранения трудовых книжек».
- Ст. 66.1, ст. 273, ст. 274, ст. 362, ст. 419 Трудового кодекса РФ.
- Пункт 42 «Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (2024‑2025‑2026 годы).
Все перечисленные документы формируют единый правовой фонд, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками.
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Согласно п. 6 ч. 6 ст. 20, п. 3 ч. 66, п. 1 ч. 192, п. 1 ч. 273, ст. 274, 362, 419 ТК РФ, ответственность за правильное ведение трудовых книжек возлагается на:
- Уполномоченных лиц организации (чаще всего – руководителя или специалиста по персоналу).
- Кадровых служб и отделов по работе с персоналом.
- Сам работников, которые могут самостоятельно вести свои книжки, если иное не предусмотрено договором.
Порядок заполнения и ведения трудовых книжек
Основные сведения, которые необходимо внести
- ФИО работника, дата рождения, пол.
- Сведения о месте рождения (регион, страна).
- Сведения о месте и сроке обучения (образование).
- Место и сроки работы (организации, должности, даты начала и окончания).
- Сведения о воинском учёте (при наличии).
- Сведения о смене фамилии, имени, отчества.
- Сведения о детях (рождение, дата, место).
- Сведения о местах работы за пределами РФ (если есть).
Формы и подписи
Заполнение производится в строгом соответствии с формой, утверждённой Приказом Министра труда и социальной защиты населения РК. Подписи ответственных лиц (руководителя, HR‑специалиста) обязательны.
Внесение изменений и исправлений
Изменения в трудовые книжки допускаются только в случаях:
- Опечаток, ошибок в указании данных.
- Внесения сведений, полученных после первоначального заполнения (например, новых мест работы).
- Требований законодательства (изменения в трудовом законодательстве).
Все изменения оформляются подписью уполномоченного лица и датой внесения.
Дублирование и выдача трудовых книжек
- Дубликат выдается в случае потери оригинала, повреждения или кражи.
- Для получения дубликата работник подаёт заявление, после чего в течение 30 календарных дней выдаётся новый экземпляр с отметкой «Дубликат».
- При увольнении (прекращении трудового договора) работнику выдаётся оригинальная книжка (или её дубликат, если оригинал уже потерян).
Вкладыши и дополнительные листы
Вкладыши в трудовые книжки используются для:
- Записи сведений о прохождении медицинских осмотров.
- Сведения о профсоюзных и иных общественных организациях.
- Дополнительных сведений, не входящих в основной перечень (например, данные о стажировке, дополнительном образовании).
Каждый вкладыш нужен пронумеровать и оформить подписью ответственного лица.
Учет и хранение трудовых книжек
Хранение у работодателя
Оригиналы трудовых книжек хранятся в кадровом отделе организации в специальном архиве, доступном только уполномоченным лицам. Срок хранения:
- При увольнении – до 5 лет после окончания трудового договора (если иное не предусмотрено коллективным договором).
- При оставлении на хранении – до 75 лет со дня рождения работника (по закону «О пенсионном страховании»).
Хранение в государственных архивах
После истечения срока хранения в организации книжки передаются в государственный архив (ГАРАНТ, РГА) в соответствии с правилами архивного дела.
Обеспечение работодателей
Работодатели обязаны обеспечить:
- Наличие достаточного количества бланков трудовых книжек.
- Соблюдение требований к оформлению (печать, подписи, штамп).
- Хранение и защиту от потери/повреждения.
Последние изменения в правилах (2024‑2026 годы)
В последние годы в законодательство внесены несколько важных изменений:
- Внесены уточнения в п. 42 «Порядка ведения и хранения трудовых книжек», касающиеся использования электронных форм и цифровой подписи.
- Уточнены требования к хранению дубликатов в электронном виде (при наличии электронного архива).
- Дополнены правила оформления вкладышей, связанных с медицинскими справками.
- Введены новые сроки выдачи дубликата – не более 15 календарных дней вместо прежних 30.
Практические рекомендации для работодателей
- Создайте внутренний регламент, регламентирующий порядок заполнения и ведения трудовых книжек.
- Обучайте персонал правилам оформления, особенно тех, кто отвечает за кадровые вопросы.
- Регулярно проверяйте актуальность данных в книжках (не реже одного раза в год).
- Обеспечьте надёжное хранение (сейф, архивный шкаф, ограниченный доступ).
- При необходимости быстро оформляйте дубликаты и выдавайте их в установленные сроки.
- Ведите журнал учёта всех трудовых книжек, включая даты выдачи, дублирования и передачи в архив.
Соблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек – обязательное условие для любого работодателя, желающего поддерживать порядок в кадровом учёте и соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ. Правильное оформление, своевременное внесение изменений, а также надлежащее хранение позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений с персоналом.
Для более детального ознакомления рекомендуется обратиться к полным текстам нормативных актов, а также к консультациям специалистов по кадровому праву.