Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое место, стаж и условия работы сотрудника. Её правильное оформление и своевременное заполнение – залог юридической чистоты отношений между работодателем и работником.
Что такое «заполненная» трудовая книжка?
Под заполненной трудовой книжкой понимается документ, в котором все необходимые поля (раздел «Общие сведения», «Место работы», «Трудовой стаж», «Сведения о воинской службе» и др.) полностью заполнены данными сотрудника. Такое состояние обычно достигается после:
- Приёма на работу;
- Ведения кадрового учёта;
- Обновления данных при изменении условий занятости.
Почему важно иметь полностью заполненную книжку?
• Юридическая сила: При проверке контролирующие органы проверяют наличие всех записей. Незаполненные поля могут привести к штрафам.
• Удобство расчётов: Точный расчёт стажа нужен для отпусков, пенсионных выплат и компенсаций.
• Прозрачность отношений: Сотрудник всегда может быстро получить подтверждение своего трудового стажа.
Как правильно оформить и заполнить трудовые книжки
Ниже перечислены основные шаги, которые следует выполнить:
- Получение бланка. С 1 января 2023 г. в РФ действует новая форма бумажной трудовой книжки, утверждённая Министерством труда.
- Выдача сотруднику. При первом трудоустройстве работодатель обязан передать книжку новому работнику.
- Заполнение полей. Внести данные о паспортных реквизитах, дате рождения, месте рождения, сведениях о семье (при необходимости) и др.
- Подписи сторон. Обе стороны ставят подписи, что подтверждает факт передачи и получения документа.
- Внесение сведений о работе. После начала работы в книжку вносятся сведения о месте работы, дате начала, должности, ставке и др.
- Регулярное обновление. При изменении условий занятости (перевод, повышение, смена работодателя) в книжку вносятся соответствующие записи.
Нужно ли применять ККТ при оплате сотрудником бланка трудовых книжки?
Нет. Оплату за выдачу бланка (если она платная) следует осуществлять без применения кассового аппарата, если только иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
Надо ли начислять НДС на бланк трудовых книжек?
Нет, НДС на выдачу бумажных форм трудовых книжек не начисляется, так как они относятся к категории «бюджетных услуг», предоставляемых работодателем в рамках трудовых отношений.
Переход на электронные трудовые книжки
С 2020 года в России активно развивается электронная система ведения трудовых книжек. Основные особенности:
- Электронные книжки хранятся в единой государственной базе данных.
- Печать и выдача бумажных копий возможна по запросу сотрудника.
- Переход на электронный формат упрощает ведение кадрового учёта и сокращает риск потери документов.
Несмотря на это, бумажные формы продолжают использоваться до полного перехода, поэтому работодателям необходимо знать, как правильно оформить и заполнить их.
Что делать, если сотрудник просит копию бумажной трудовой книжки?
Работодатель обязан выдать копию. Для подтверждения подлинности копии обычно ставятся:
- Штамп организации;
- Подпись уполномоченного лица;
- Отметка о заверении копии (например, «Копия верна» и подпись).
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок и упростить работу с трудовыми книжками, рекомендуется:
- Вести реестр всех выданных бланков. Включать номер, дату выдачи, ФИО сотрудника.
- Регулярно проверять заполненность. Периодически (не реже одного раза в квартал) сверяйте данные в книжках с актуальными сведениями.
- Обновляйте форму при изменении законодательства. Следите за публикациями Минтруда России.
- Обучайте HR‑персонал. Проведите внутренние тренинги по правильному оформлению.
- Храните копии в архиве. При уходе сотрудника сохраняйте копию его трудовой книжки в кадровом деле.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить трудовые книжки без подписи сотрудника? – Нет, подпись сотрудника обязательна, так как это подтверждает его согласие с введёнными данными.
- Какие сроки хранения трудовых книжек установлены? – По закону они хранятся в течение 50 лет после увольнения сотрудника.
- Можно ли перенести данные из старой формы в новую? – Да, при переходе на новую форму данные переносятся, но в новой книжке должны быть заполнены все поля, включая сведения о прежнем трудовом месте.
Полностью заполненная трудовая книжка – это не просто формальный документ, а гарантия юридической защиты и удобства для обеих сторон. Соблюдение требований по её оформлению, своевременное обновление данных и правильное хранение позволяют избежать проблем при проверках и ускорить кадровые процессы.
С учётом предстоящего полного перехода на электронные формы, сейчас особенно важно правильно подготовить бумажные экземпляры, чтобы в будущем обеспечить плавный переход без потери информации.